Заполнение справки 2-НДФЛ — образец и форма

Cправка 2-НДФЛ — это форма отчетности гражданина по полученным у налогового агента доходам, которая также удостоверяет их сумму при запросах организаций и учреждений. На основании справки 2-НДФЛ налоговые органы проверяют правильность исчисления и удержания налога работодателем.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Как изменилась форма справки 2-НДФЛ в 2015 году

Как и где скачать бланк справки 2-НДФЛ бесплатно

Как заполнять справку 2-НДФЛ

Имеет ли справка 2-НДФЛ срок действия

Порядок представления справки в ИФНС

Ответственность за неправильно заполненный бланк справки 2-НДФЛ по новой форме 2015 года

Итоги

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Функциональное назначение справки 2-НДФЛ заключается в следующем:

• в представлении отчетной информации налоговикам (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ) для проверки правильности начисления налога;

• раскрытии достоверной информации о доходах гражданина перед банковскими и иными учреждениями (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Представление налоговым агентом справки в инспекцию обязательно в следующих случаях:

1. При выплате работнику дохода, с которого был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ.

2. Если физическое лицо получило доход, но произвести удержание с него налога не представляется возможным. На подачу соответствующих сведений компании отводится 2 месяца после окончания отчетного периода.

Как происходит выдача справки 2-НДФЛ у налогового агента? Чаще всего для этого работник составляет письменный запрос в соответствующую службу компании (расчетный отдел, отдел кадров, бухгалтерию). Запрос оформляется в виде заявления в произвольной форме. Большинство предприятий создают для этих целей типовые шаблоны. На основании п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ компания обязана выдать документ в течение 3 дней с момента получения заявления. Порядок оформления бланка справки 2-НДФЛ не зависит от того, какое предприятие или учреждение и для каких целей его запрашивает.

Чаще всего необходимость в получении справки вызвана:

1. ее представлением на новом месте работы для получения стандартных вычетов;

2. составлением декларации по итогам года для возмещения вычетов;

3. необходимостью получения кредита в банке.

В частности, банковские структуры заведомо требуют приложить справку по НДФЛ к заявке на выдачу ссуды в целях подтверждения отсутствия существенных рисков по ее возврату в ближайшем будущем и достоверности сообщенных потенциальным заемщиком данных. Студентам и аспирантам следует взять справку 2-НДФЛ в деканате, а работники компаний получают ее исключительно у работодателя.

При зачислении нового сотрудника в штат отдел кадров часто требует вместе с заявлением о приеме информацию о доходах на предыдущем месте, что также оформляется справкой 2-НДФЛ. Необязательна выдача справки в ситуациях, когда физическое лицо обязано самостоятельно исчислять и уплачивать налог с получаемого в организации дохода.

Как изменилась форма справки 2-НДФЛ в 2015 году

В связи с грядущими изменениями НК РФ о пересмотре формата справки по НДФЛ было известно еще в конце 2014 года. В свете ожидаемых корректировок возникала некоторая неопределенность при выборе правильного образца справки 2-НДФЛ в 2015 году, а также корректировке старой формы. Однако она была разрешена с выходом приказа ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Основные изменения в справке 2-НДФЛ в 2015 году следующие. Были добавлены:

• поле «Номер корректировки»;

• коды для отражения статуса налогоплательщика;

• поля, позволяющие отразить инвестиционные и социальные вычеты;

• поля для отражения авансовых платежей по патенту для иностранных граждан, работающих на территории России.

Как и где скачать бланк справки 2-НДФЛ 2015 года бесплатно

Для представления информации о доходах в корректном формате налоговым агентам обязательно нужно использовать актуальный бланк справки 2-НДФЛ 2015 года. Таким образом, удастся избежать большинства ошибок при оформлении: некорректного размещения подписей, неверного написания основных реквизитов, соответствия места для проставления печатей.

В связи с изменениями законодательства довольно часто обновляется состав реквизитов бланка, появляются новые тонкости заполнения отдельных полей. В форме указываются данные о налогоплательщике и налоговом агенте, приводится помесячная разбивка полученных доходов в хронологическом порядке, отражаются данные о вычетах и удержанном налоге.

Наиболее часто справку 2-НДФЛ заполняют при помощи созданного для этого программного обеспечения с применением специальных инструментов, размещенных в Сети, либо используя бланки непосредственно в редакторе Excel или Word.

Основные разделы бланка справки по НДФЛ содержат следующие сведения:

1. наименование, адрес, регистрационные данные работодателя;

2. информацию о налогоплательщике, включая адрес, данные документа, удостоверяющего личность, ИНН;

3. сумму и код полученных в течение отчетного периода доходов;

4. размер и код произведенных налоговых вычетов.

Скачать бланк справки 2-НДФЛ 2015 года можно на нашем сайте, перейдя по ссылке.

Скачать чистый бланк 2-НДФЛ

Как заполнять справку 2-НДФЛ

Для понимания порядка заполнения справки следует обратиться к приказу № ММВ-7-11/485@. В нем подробно изложена последовательность оформления каждой части справки 2-НДФЛ с учетом всех изменений законодательства, то есть содержится подробная инструкция. В качестве источника информации для составления справки используются данные налогового учета, который организация налаживает самостоятельно. Названия разделов формы уже дают общее представление о том, что нужно указывать в полях бланка.

Справку по НДФЛ можно не заполнять в следующих случаях:

1. если выплаты производились физическому лицу на основе договора купли-продажи;

2. при гражданско-правовых взаимоотношениях с гражданами, являющимися индивидуальными предпринимателями;

3. по доходам в форме дивидендов участников акционерных обществ.

В разделе 1 приводятся данные налогового агента: ИНН, КПП, ОКТМО, сокращенное наименование предприятия (так, как оно значится в учредительных документах).

Раздел 2 содержит схожую информацию, но уже о работнике:

• фамилию, имя, отчество;

• код статуса налогоплательщика в соответствии с утвержденным классификатором;

• код гражданства;

• шифр документа, удостоверяющего личность, и фактический адрес проживания.

Раздел 3 справки 2-НДФЛ заполняется помесячно в хронологическом порядке. В нем показывается сумма доходов в разрезе ставок налогообложения нарастающим итогом. Доходы считаются полученными в том месяце, в котором они были начислены (письмо ФНС России от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@, п. 2 ст. 223 НК РФ). Напротив тех показателей доходов, по которым предусмотрены вычеты, указываются коды и суммы соответствующих вычетов.

Раздел 4 предполагает отражение предусмотренных НК РФ вычетов (социального, стандартного, имущественного, инвестиционного) в разрезе их кодов. Если они были предоставлены по уведомлению, то указывается его дата, номер и шифр выдавшего органа ФНС.

В разделе 5 суммируются итоги по доходам и вычетам, а также авансам по патентам, которые платят предприниматели с иностранным гражданством. Кроме того, в нем фиксируется сумма удержанного и перечисленного налога. В случае если сотрудник в налоговом периоде получал доходы, облагаемые по различным ставкам, налоговому агенту нужно будет заполнить разделы 3–5 по каждой ставке отдельно.

ВНИМАНИЕ! Как правило, справку подписывает руководитель компании, но ввиду их большого количества и во избежание задержек в выдаче эта обязанность может быть возложена на любое другое ответственное лицо. Чаще всего это главные бухгалтеры, бухгалтеры, начальники отдела кадров или даже рядовые специалисты.

Для проставления кодов используются утвержденные классификаторы.

Возможны ситуации, когда налог пересчитывается по итогам периода уже после представления справки. В этом случае создается и передается в инспекцию корректирующий или аннулирующий документ.

В случае невозможности удержать какую-то часть налога об этом делается запись в соответствующем поле бланка.

Актуальный образец справки 2-НДФЛ доступен для скачивания на нашем сайте. Вам достаточно перейти по ссылке ниже.

образец 2-НДФЛ

Имеет ли справка 2-НДФЛ срок действия

Период, в течение которого действительна справка 2-НДФЛ, можно определить только в отношении физических лиц. В большинстве случаев он зависит исключительно от целей, для которых используется документ, а также того, какая организация или учреждение его запрашивает.

В частности, банки могут считать справку актуальной только в течение нескольких суток и требовать от гражданина брать ее повторно по истечении некоторого времени. Однако если опираться на требования законодательства, каких-либо ограничений в отношении времени действия данного документа не установлено, то есть фактически он бессрочен.

Порядок представления справки в ИФНС

Для всех организаций законодательством установлены единые правила подачи справок 2-НДФЛ в инспекции ФНС. В целях их соблюдения необходимо обратить внимание на следующие ключевые моменты:

1. установить орган ФНС, в который должна быть передана отчетность;

2. определиться, на каком носителе будет отправлен бланк справки проверяющим;

3. четко соблюсти сроки, в которые она должна представляться.

Сложности с определением налогового органа, в ведении которого находится компания, могут возникнуть только при наличии у нее разветвленной филиальной структуры с представительствами в нескольких регионах. В последнем случае, как не раз указывали налоговики, отчетность сдается по месту расположения филиала. При изменении юридического адреса компания обязана отчитаться в то подразделение ФНС, к которому она приписана (зарегистрирована) по новому месту расположения офиса.

Если предприятие ограничилось ведением бизнеса на одной определенной территории, то отчетность сдается по месту постановки на учет.

Не всегда понятно, куда сдавать документы компаниям, отнесенным к категории крупнейших налогоплательщиков: по территориальному признаку или в инспекцию по крупным налогоплательщикам. В этом случае организации предоставлено право самостоятельно выбирать, сдавать справку в местную ИФНС или отчитываться только как крупный налогоплательщик.

Наиболее распространенные способы передачи данных:

• В электронном виде через телекоммуникационные каналы с электронной цифровой подписью.

• На бумажном носителе (если количество справок не превышает 24 шт.). При этом инспектор составляет протокол в 2 экземплярах и ставит печать для подтверждения получения.

Срок представления справок 2-НДФЛ — до 1 апреля года, следующего за отчетным. При определенных условиях применяются сроки, отличные от общепринятых:

1. в случае отражения доходов от операций физического лица с ценными бумагами;

2. когда необходимо проинформировать налоговый орган об отсутствии возможности удержать налог.

В первом случае при отражении доходов от ценных бумаг, инструментов срочных сделок нужно отчитываться в те же сроки, в которые сдается информация по налогу на прибыль. Такая позиция озвучена в письме Минфина России от 03.10.2014 № 03-04-06/49854.

В отношении справок по доходам, с которых невозможно удержать налог, установлен срок до 1 марта.

С 2016 года предприятия перешли на новую квартальную отчетность по форме 6-НДФЛ, которая будет сдаваться наряду с годовой справкой 2-НДФЛ и содержит только обобщенные, итоговые данные за отчетный налоговый период.

Ответственность за неправильно заполненный бланк справки 2-НДФЛ по новой форме 2015 года

Проверяя данные, содержащиеся в справке 2-НДФЛ, инспекторы осуществляют контроль за правильностью исчисления налоговой базы, начислением налога, его соответствием переведенным в бюджет суммам. Чтобы избежать штрафных санкций, очень важно своевременно и правильно заполнять справку по НДФЛ.

ВАЖНО! Помимо административной ответственности за непредставление или некорректное заполнение декларации, в 2016 году предусмотрена налоговая ответственность. До этого была возможность наложить только административный штраф.

В настоящий момент инспекции имеют право штрафовать на 200 руб. за каждый непредставленный документ. Кроме того, можно будет налагать взыскание на налогового агента в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки с момента истечения соответствующего срока подачи документа. За ошибки в расчетах штраф составит 500 руб. за каждую справку 2-НДФЛ с недочетами. В то же время агент может быть освобожден от ответственности, если самостоятельно раньше инспектора обнаружит недостоверные данные, внесет исправления и подаст корректирующий документ.

Кроме того, инспекциям предоставляется право блокировки счета по окончании 10 дней после крайнего срока представления расчета при его отсутствии.

***

Справка 2-НДФЛ, не являясь декларацией по налогу, тем не менее имеет большое значение для выполнения налоговыми инспекциями контрольных функций. Кроме того, она выступает в роли документа, который может подтвердить доходы, полученные физическим лицом.

Порядок заполнения бланка определен приказом № ММВ-7-11/485@, в котором содержится подробная инструкция, как налогоплательщику все сделать правильно.

Срок сдачи справки 2-НДФЛ — до 1 апреля года, следующего за отчетным.

За ошибки или некорректные сведения в справке, а также просрочку ее представления налоговым инспекциям дано право взимать штрафы с работодателей. Избежать этого можно, самостоятельно обнаружив ошибки, внеся исправления и сдав корректирующий документ. Если этого не сделать, то санкции будут применены в максимальном объеме, который предусматривается кодексом.