Как отразить в форме 6 НДФЛ отпускные (пример)

Чтобы соблюдать требования законодательства при заполнении 6 НДФЛ, отпускные следует отражать правильно. Эта новая форма отчетности введена в действие недавно, поэтому быстрее понять работу с ней помогут специальные примеры.

Как в 6 НДФЛ отразить отпускные: требования ФНС и основные положения

При заполнении этой отчетности надо понимать главное отличие от формы 2 НДФЛ, которая использовалась ранее. Новый документ содержит сведения непосредственно о налоговом агенте и его обязательствах перед государством. Поэтому в нем не нужно указывать данные о доходах, не подлежащих налогообложению.

Но в 6 НДФЛ отпускные и больничные записывают обязательно. Они облагаются налогом по стандартной ставке, 13%. Для точного контроля необходимо наличие в отчетном документе не только соответствующих сумм, но и важных дат:

• получения дохода (фактического);
• удержания НДФЛ;
• перечисления НДФЛ в бюджет.

Общим требованием является строгое соблюдение сроков подачи данных в органы ФНС:

• 05.2016;
• 08.2016;
• 10.2016;
• 04.2017.

Обратите внимание, что последний документ с данными за последний квартал допустимо передать вместе с другой отчетностью весной следующего года.

Чтобы случайно не нарушить правила, следует помнить, что только при личном посещении налоговой инспекции соответствующие даты будут совпадать. На почте надо при отправке письма получить официальное подтверждение. В системе электронного документооборота необходимые данные фиксируются автоматически.

Ошибки и неточности наказывают денежным штрафом. На исправление дают 5 дней. При нарушениях сроков более 10 дней законодательством разрешена блокировка счета налогового агента. По этой причине не рекомендуется совершать нарушения, способные нарушить нормальную деятельность ИП, организации.

Пример заполнения формы

Скачать образец.

 Как отразить отпускные в 6 НДФЛ: заполнение титульного листа

Общие правила оформления подобной отчетной документации действуют и в этом случае:

• Заполнение полей начинают с левого края.
• При наличии пустых позиций в них записывают прочерки: «–».
• Если возникли помарки, то придется заполнять лист заново. Исправления и применение корректирующих карандашей не разрешается.
• При скреплении сохраняют целостность бумажных носителей.

Проще заполнять формы с применением специализированного программного обеспечения. Передавать отчетность также удобнее в цифровом виде. Бумажные формы допустимы только при небольшой численности персонала. Если в штате есть 25 и более человек, получавших доход, то используют исключительно электронный документооборот.

Начнем рассмотрение примера с титульного листа:

• На первой странице вверху указываются идентификационные параметры налогоплательщика. Если это – филиал предприятия, то заносят данные КПП. В нашем примере отчет подает индивидуальный предприниматель Петров, поэтому он заполняет эту графу прочерками.
• При правильном заполнении отчета у проверяющих органов не возникнут замечания. В противном случае придется делать исправления. Новый документ будет корректировкой, что обозначают порядковым номером в соответствующей графе. В нашем примере составляется первый вариант отчета, поэтому вписывают нули.
• Отчет заполняют и передают в НИ ежеквартально, с записью кода: 21, 31, 33, или 34 соответственно. Этот документ полугодовой, поэтому записывается «31».
• Далее заполняют графы с типовыми данными: код налогового органа, место предоставления отчета, наименование, телефон.
• В отдельном блоке указывают Ф.И.О. физического лица. Это может быть ответственный сотрудник предприятия, представитель. В последнем варианте делают запись с данными о документе, подтверждающем соответствующие полномочия.

Обратите внимание, что дата составления документа не подтверждает факт своевременного предоставления его в органы ФМС.

 Отпускные в 6 НДФЛ: заполнение отчетной части

Теперь изучим подробнее, как отразить в форме 6 НДФЛ отпускные. Эти суммы считаются доходом и облагаются по ставке 13%. Важными являются перечисленные выше сроки расчета и перевода отпускных, налогов. Приведем особенности заполнения отдельных позиций.

В первом разделе содержатся сводные данные, которые считают нарастающим итогом:

• Строка 020. Сюда вписывают сумму всех доходов физических лиц, которые облагаются налогом. В нашем примере помимо заработной платы добавлены отпускные. В этой графе учитываются начисления за отчетный период, поэтому вполне допустимо, что величина будет больше, чем реальные выплаты. Пенсии и другие государственные пособия сюда не входят.
• В строках 040 и 070 указаны сумы исчисленного и удержанного НДФЛ. Они не обязательно совпадают. При заполнении используются реальные данные, подтвержденные первичными документами.
• Доходов в виде дивидендов, авансовых платежей и других действий по списку первого раздела не было, поэтому следующие строки заполняют прочерками: 025; 030; 045; 050; 080 и 090.
• В стр. 060 записано количество работников (2), которые получали доход в этом периоде.

Данные по второму разделу представлены в таблице:

В следующих позициях отражены данные по выплаченным в отчетный период зарплатам. Надо правильно распределять суммы НДФЛ по строкам в разных частях отчета. Если с июньской зарплаты налог будет переведен в бюджет в июле, то соответствующие данные о выплатах сотруднику не будут записываться в строке 100 первого раздела. Нарастающим итогом их заносят в отчетную документацию следующего периода, то есть за 9 месяцев текущего года.

 Отражение отпускных в 6 НДФЛ: проверка

Чтобы исключить ошибки и повторные отчеты используют методики, разработанные ФНС:

• Если значение в строке 020 получилось меньше, чем в 030, то сумма налоговых вычетов выше, чем полагается по правилам НК РФ.
• Эта формула пригодится для проверки начисленных НДФЛ (Стр. 020 – стр. 030)/ 100 * стр.010 = стр. 040.
• Если цифра в стр.040 меньше, чем в 050, значит авансовый платеж рассчитан неправильно.

С полным списком контрольных действий можно ознакомиться в письме ФНС № БС-4-11/3852@ от 10.03. 2016 г. Проверяйте не только цифры, но и соответствие документа правилам, изложенным выше в этой статье.