ГСМ при расчете налога на прибыль

Если предприятие владеет автомобилями (на правах собственности или аренды), необходимо относить на материальные расходы ГСМ при расчете налога на прибыль. Как правильно признать такие затраты и установить нормы списания? Существуют ли законодательные ограничения фактического расхода? Рассмотрим основные нюансы учета топлива.

Нормативы списания ГСМ на 2017 год

Списание топлива может осуществляться на основе официальных норм или расхода по факту. В налоговом учете жестких регламентов по нормам расходования ГСМ (дизельное топливо, бензин, сжиженный газ, природный газ и пр.) не содержится. Методические рекомендации с нормативами утверждены Минтрансом РФ в Распоряжении № АМ-23-р от 14.03.2008 г., но в обязательном порядке применять этот документ необходимо только автотранспортным предприятиям, остальные вправе устанавливать свои параметры расхода ГСМ.

Транспортный налог при УСН

Согласно НК РФ и в зависимости от назначения использования автомобилей учесть использование топлива предприятие может в составе материальных расходов ГСМ (стат. 254 п. 1 подп. 5) или как прочие издержки на содержание транспортных средств (стат. 264 п. 1 подп. 11). При этом имевшие место расходы разрешается списывать в полном объеме, если они подтверждены оправдательной документацией. При списании ГСМ по налогу на прибыль основным первичным документом является путевой лист.

Важно! Чтобы экономически обосновать издержки по ГСМ, требуется самостоятельно утвердить индивидуальные нормативы в приказе предприятия или воспользоваться готовыми нормами Минтранса. Эту позицию подтверждают чиновники Минфина в Письмах № 03-03-06/1/20097 от 03.06.13 г. и № 03-03-06/2/12 от 30.01.13 г.

Разработка норм выполняется в форме внутреннего приказа с формулами расчета: документ утверждается руководителем. При определении нормативов нужно иметь в виду, что значения будут отличаться по маркам транспорта, объему двигателя, другим условиям.

Алгоритм разработки нормативов ГСМ:

1. Вычисляются базовые показатели (за основу можно взять положения Распоряжения АМ-23-р).
2. Проводится корректировка на зимнее/летнее время; сложные климатические условия; использование в городских/сельских условиях, другие факторы.
3. На новые автомобили, по которым не существует официальных норм, рекомендуется выполнить испытательные работы путем произведения контрольных замеров. Полученные результаты оформляются Актом.

Обратите внимание! В случае, если организация превысила утвержденные нормативы расхода ГСМ и списала перерасход в части расчета налога на прибыль, сотрудники налоговых органов могут не признать подобные затраты. Это означает перерасчет налога на прибыль, то есть доначисление недоимки и пеней.

Как документально подтвердить расходы на ГСМ

Определение расхода топлива осуществляется на основании пробега автомобиля, который отмечается в путевых листах за определенный промежуток времени. Бланк документа разработан Госкомстатом в Постановлении № 78 от 28.11.1997 г. Форма имеет свои особенности оформления.

Правила составления путевых листов:

• Документ выписывает уполномоченный сотрудник на 1 рабочий день.
• При выполнении специальных заданий или на командировочную поездку путевой лист может оформляться на больший срок.
• Обязательно указание следующих реквизитов – номер, дата составления, показания спидометра на выезде/после возвращения, расход и марка горючего, цель перевозки, назначение груза и его масса.

На основании данных путевых листов бухгалтерия компании списывает на расходы топливо и формирует проводку:

• Д 44 (23, 20, 26 и другие счета затрат) К 10 на стоимость затраченного ГСМ.