Контрольные соотношения 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Компании и индивидуальные предприниматели, нанимающие физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, выполняют агентские обязательства, связанные с расчетом и перечислением в бюджет подоходного налога. Сотрудники ИФНС впоследствии проверяют правильность вычислений, сделанных хозяйствующим субъектом, используя контрольные соотношения 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Что такое контрольные соотношения?

Перед сдачей отчетности бухгалтеру следует самостоятельно проверить заполненную форму на соответствие требованиям к структуре и содержанию. Для этого используются контрольные соотношения, изложенные в официальном письме ФНС БС-4-11/3852@, датированном мартом 2016 года.

Приведенные в документе критерии проверки 6-НДФЛ, 2-НДФЛ за 2018 год систематизированы в виде таблицы. Она включает следующие столбцы:

• нормативное значение соотношения;
• возможные обстоятельства, приведшие к его невыполнению;
• формулировка допущенного нарушения;
• порядок действия инспектора в случае его выявления (как правило, его реакция ограничивается запросом письменных пояснений и документов).

В зависимости от особенностей проверки, совершаемой бухгалтером, соотношения могут быть двух типов:

• Внутридокументные – предполагают анализ строк отчета 6-НДФЛ, направленный на поиск недочетов: несоблюдения законодательных требований к форме или содержанию.
• Междокументные – это проверка 6-НДФЛ и 2-НДФЛ как двух взаимосвязанных форм, представляющих одинаковые данные в разном разрезе. По определению итоговые значения в этих отчетах должны совпадать.

Внутридокументный контроль, как правило, осуществляется в автоматизированном режиме. Его проводят учетные программы (например, 1С) или специализированные приложения для формирования отчетности (например, «Контур», «Мое дело» и т.д.). Эта форма проверки предусмотрена исключительно для 6-НДФЛ, в справках 2-НДФЛ контрольных соотношений нет.

Междокументная проверка 2-НДФЛ и 6-НДФЛ проводится бухгалтером и налоговыми службами строго в ручном режиме. Современные учетные программы не предоставляют возможностей автоматизированного контроля.

Внутридокументные соотношения в 6-НДФЛ

При контроле составленного отчета бухгалтеру следует обратить внимание на соблюдение следующих соотношений:

• Вычеты (стр. 30), отраженные в 6-НДФЛ за 2 квартал 2018, не могут превышать размер выплаченных физлицам доходов (стр. 20). Если отчет демонстрирует обратное соотношение, бухгалтер не учел отдельные виды поступлений работников или задвоил вычеты.
• Размер начисленного НДФЛ (стр. 40) должен равняться разнице между поступлениями и вычетами, умноженными на ставку налога, применимую в конкретном случае.
• Фиксированные платежи (т.е. суммы, ранее внесенные в бюджет иностранцами, купившими патенты) не должны быть больше суммарного НДФЛ. Если соотношение нарушено, неверно рассчитан размер налога или завышены размеры отчислений иностранцев.
• Дельта между стр. 90 и 70 в 6-НДЛФ за 2 квартал 2018 года или любой другой период должна быть меньше или равна размеру подоходного налога, направленного в государственную казну с начала года. Если получается обратное соотношение, у компании имеются незакрытые долги перед бюджетом.
• Дата, указанная в стр. 120, должна соответствовать законодательному «дедлайну» перечисления налога. Если это не так, нужно проверить, нет ли описки в форме, действительно ли сроки были нарушены.

Внутридокументные соотношения не предполагают сверки 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Они означают анализ структуры и содержания одного отчета, который проводится автоматически при помощи учетных программ. Если в заполненной форме имеется любая из обозначенных выше ошибок, 1С укажет на нее и не даст сохранить отчет, а «Контур» не позволит его отправить.

Как заполнять форму 6-НДФЛ

Междокументная аналитика: соотношения 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Этот тип анализа предполагает, что бухгалтер сравнивает итоги по двум формам, а при наличии расхождений выявляет их причины. В своем официальном письме ФНС обратила внимание на следующее:

• Значение, указанное в стр. 20 6-НДФЛ за год, должно соответствовать сумме доходов по той же ставке, выплаченных всем сотрудникам юридического лица за 12 месяцев согласно данным справки. Если равенство не выполнено, бухгалтер упустил отдельные виды перечислений или указал лишние.
• Сравнение 2-НДФЛ и 6-НДФЛ 2018 должно демонстрировать, что размер перечисленных дивидендов, показанный в отчете, соответствует значению, обозначенному в справке (с кодом дохода 1010). Если равенство нарушено, в одной из форм доходы акционеров разнесены неправильно: задвоены или упущены.
• Величина начисленного подоходного налога, отраженная в отчете, должна равняться аналогичному показателю, суммированному по всем справкам, поданным за персонал. Выявленное расхождение 2-НДФЛ и 6-НДФЛ демонстрирует, что за одного из специалистов были выплачены лишние средства в бюджет, имела место недоплата или арифметическая ошибка.
• Количество сотрудников, указанное в первом разделе 6-НДФЛ, должно соответствовать числу поданных в инспекцию справок. Если соотношение не выполнено, нужно проверить, возможно, о ком-то забыли или посчитали в отчете два раза специалистов, которые увольнялись и вновь трудоустраивались в ходе одного календарного года.
• Стр. 80 отчета должна быть равна сумме неудержанного подоходного налога, показанного в справках по всем сотрудникам. Если равенство нарушено, возможны арифметические ошибки и дублирование.

Междокументный контроль предполагает, что вычисления делаются вручную. За базу для сравнения берется 2-НДФЛ или декларация по налогу на прибыль.

Соотношения показателей 2-НДФЛ и 6-НДФЛ: проверка и возможные ошибки

Все типы ошибок, которые бухгалтер может допустить в «зарплатной» отчетности, условно делятся на четыре группы:

• Ошибки, связанные с неверным заполнением первого раздела

К их числу относится указание данных не нарастающим итогом за год, а только за один квартал, включение в стр. 20 доходов, полностью освобожденных из-под налогообложения, указание в стр. 70 суммы НДФЛ, которую бухгалтер удержит в следующем отчетном периоде, и т.д.

• Ошибки, связанные с неверным заполнением второго раздела

Наиболее распространенная – включение в него данных, выходящих за пределы отчетного квартала, указание по стр. 110-130 дат и сумм, которые удерживались в прошлые периоды, дублирование операций, начатых в предыдущем квартале, а законченных в текущем, ошибки в обозначении сроков перечисления НДФЛ и т.д.

• Ошибки, связанные с неверным заполнением титульника

Даже если срок сдачи 2-НДФЛ и 6-НДФЛ соблюден, налог перечислен в казну своевременно, у хозяйствующего субъекта возникнет переплата или недоимка в случае неверного указания ОКТМО и КПП в отчете. Согласно нормам закона, формы по обособленным подразделениям сдаются в ИФНС по месту их регистрации. Вопросы у фискальных органов возникнут в ситуации, если неверно указано число страниц отчета, период, за который он составлен, наименование компании не соответствует данным уставной документации.

• Нарушение сроков 2-НДФЛ и 6-НДФЛ и способов их представления

Согласно нормам законодательства, 6-НДФЛ направляется налоговикам не позднее последнего дня месяца, идущего за кварталом. Фирма, у которой штат составляет более 25-ти человек, обязана представить его электронно. Если впоследствии бухгалтер самостоятельно обнаружит ошибку, он обязан представить «уточненку».