Книга учета доходов и расходов

Налоговый кодекс РФ предусматривает три случая учета хозяйственных операций путем внесения записей в книгу доходов и расходов:
1) Для предпринимателей (ИП), уплачивающих единый сельскохозяйственный налог (статья 346.5 НК РФ). Форма книги и инструкция по заполнению предусмотрены Приказом Минфина РФ от 11.12.2006 N 169н;

2) Для организаций и ИП, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН) (статья 346.24 НК РФ). Форма книги и инструкция по заполнению для плательщиков УСН предусмотрены Приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н.
3) Для ИП, не применяющих УСН, нотариусов, адвокатов, частных охранников и детективов (пункт 2 статьи 54 НК РФ). Форма книги и инструкция по заполнению утверждены Приказом Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002
В дополнение к трем указанным: ИП, перешедшие на патентную систему ведут книгу учета доходов с целью соблюдения ограничения суммы доходов (60 млн. руб.), дающей возможность платить налог по этой системе (статья 346.53 НК РФ). Форма книги и инструкция по заполнению закреплены Приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н.
Дополнительная информация – в Письме Минфина России от 19.12.2013 N 07-01-06/55941.

Остановимся подробнее на двух из них.

Учет при УСН

Юридические лица и ИП, применяющие УСН, для расчета налоговой базы должны учитывать свои выручку и затраты в книге учета доходов и расходов (статья 346.24 НК РФ).
Учет выручки и затрат в этом документе нужен, в т.ч., с целью соблюдения ограничений доходов (не более 60 млн. руб.) и остаточной стоимости ОС (не более 100 млн. руб.) дающих возможность платить налог по этой системе (см. также Письмо Минфина России от 13.11.2015 N 03-11-11/65814).
Книга доходов и расходов при УСН может вестись в бумажной или в электронной форме. Во втором случае необходимо после завершения налогового периода (года) распечатать указанный документ на принтере. На каждый год должна быть своя книга.
Организации и индивидуальные предприниматели осуществляют запись хозяйственных операций в книгу учета доходов и расходов на основе первичных документов.
Для отражения выручки плательщик, получив деньги от покупателя или заказчика работ (услуг), должен осуществить запись в графу 4 раздела I книги. В графе 2 плательщику надлежит отразить реквизиты первичного документа (чека ККТ или выписки кредитной организации) (Письмо ФНС России от 06.02.2015 N ГД-3-3/364@).
В целях учета расходов доказательством осуществления затрат по оплате товаров (работ, услуг) являются документы об оплате, акты, накладные, контракты и т.п. Затраты, произведенные наличными деньгами или платежными картами, подтверждаются чеками ККТ или товарными чеками, квитанциями или другими документами, подтверждающими получение денег продавцом (Письмо Минфина России от 06.05.2015 N 03-11-06/2/26028).
Ведение книги учета доходов и расходов для ИП, применяющих УСН, позволяет освободиться от обязанности ведения бухучета (Письмо Минфина России от 29.01.2015 N 03-11-11/3236), а также позволяет не вести кассовую книгу и не оформлять кассовые документы (пп. 4.1, 4.6 пункта 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Важно: книгу учета для организаций ИП, применяющих УСН, в Инспекции ФНС России заверять не требуется (Письмо Минфина России от 29.12.2012 N 03-11-09/100).
С момента завершения деятельности в качестве предпринимателя (даты внесения соответствующей записи в ЕГРИП), плательщик перестает применять УСН и вести книгу доходов и расходов в рассматриваемом порядке. Прибыль в виде задолженности покупателей, полученная указанным лицом после прекращения деятельности, облагается НДФЛ (Письмо ФНС России от 05.07.2013 N ЕД-4-3/12193@).

Учет для ИП, не применяющих УСН

Для правильного расчета базы и НДФЛ указанные ИП ведут книгу доходов и расходов и хозяйственных операций в соответствии с порядком, утвержденным Приказом Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (далее – Порядок).
Данный документ предназначен для накопления сведений, которые отражены в первичных документах.
В целом данный порядок ведения учета слабо отличается от вышеуказанного порядка для лиц, применяющих УСН, но он имеет ряд особенностей, среди которых, например:

• необходимость заверять книгу в Инспекции ФНС России;
• тот факт, что Решением ВАС России от 08.10.2010 N ВАС-9939/10 признаны недействующими п. 13 и пп. 1 — 3 п. 15 Порядка в отношении кассового метода учета, в связи с чем порядок учета в книге учета доходов и расходов для ИП определяется на основании положений главы 23 НК РФ (Письмо Минфина России от 16.07.2013 N 03-04-05/27723).