Как заполнять форму 6-НДФЛ

Корректное заполнение формы 6-НДФЛ поможет компаниям избежать штрафов и претензий со стороны налоговых органов. Действующий бланк отчета утвержден в Приказе ФНС № ММВ-7-11/450@ от 14.10.15 г. (в ред. от 17.01.18 г.). Здесь же приведены нормативные правила внесения данных и электронный формат подачи сведений. Разберемся, как заполнять форму 6-НДФЛ, чтобы не допустить ошибок.

Правила заполнения формы 6-НДФЛ

Детальные разъяснения по заполнению формы 6-НДФЛ содержатся в Приказе № ММВ-7-11/450@ (далее – Приказ). Хотя этот вид отчетности уже не считается новым, но составление его все так же вызывает множество вопросов у бухгалтеров. Порядок заполнения формы 6-НДФЛ утвержден на федеральном уровне. В приложениях к Приказу приведен регламент отражения данных, кодировка некоторых показателей.

Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ, где брать информацию? В соответствии с порядком сведения берутся из учетных данных налогового агента. При составлении документа понадобится знать, сколько доходов выплачено и начислено физлицам в периоде (налоговом или отчетном); в каком размере был удержан, начислен и оплачен в бюджет подоходный налог; на какую сумму удержать НДФЛ не представляется возможным.

Поскольку раздел 1 формы составляется нарастающим способом, а раздел 2 – только за последние 3 месяца периода, потребуется также помесячная информация о том, сколько по факту выдано физлицам средств. Далее рассмотрим, как правильно заполнить форму 6-НДФЛ – образец примера вы найдете в конце статьи.

Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ

Основанием для внесения данных являются налоговые регистры по подоходному налогу, которые обязаны вести все налоговые агенты. Эта норма распространяется как на компании-юрлиц, так и на ИП. При формировании документа необходимо придерживаться требований по Приказу ФНС № ММВ-7-11/450@.

Памятка – как заполнить форму 6-НДФЛ:

• Число листов не ограничено – по каждому ОКТМО субъекта формируется разный отчет. Нумерация страниц начинается с титула «001» и далее сквозным способом.
• Все показатели вносятся в отдельные поля.
• Если какие-то цифровые значения отсутствуют, в таких полях проставляются «0».
• Информация в ячейки записывается слева направо.
• Запрещены разноцветные чернила для бумажного бланка; корректоры для исправления неточностей; степлеры для скрепления листов; печать с обеих сторон.
• Разрешены знакоместа без обрамлений при формировании отчета на компьютере – при этом данные вносятся шрифтом в 16-18 п. типа Courier New.

Методические рекомендации по заполнению формы 6-НДФЛ

В стандартных ситуациях работодатель выплачивает персоналу суммы по зарплате. В отдельных случаях также выдаются и другие виды вознаграждений – отпускные, пособия, дивиденды, переходящие выплаты. Чтобы составить 6-НФДЛ, нужно знать следующие показатели за период:

• Сумма и вид доходов физлиц.
• Величина и вид использованных вычетов.
• Размер применяемой ставки по НДФЛ.
• Календарные сроки расчетов с физлицами.
• Нормативные сроки для удержания и уплаты в бюджет подоходного налога.

Мы не зря упомянули чуть ранее среди видов вознаграждений переходящие выплаты. Это такие суммы, которые начислены в одном периоде, а выплачены раньше или позже. К примеру, зарплата за август будет начислена 31.08.18 г., а выдана в сентябре. Или отпуск за июль может быть начислен полностью в июле, а выдан в июне. Или работнику должен быть выдан аванс, которые отдельно указывать в форме не нужно. Подробнее о том, как отражать различные виды выплат в 6-НДФЛ, далее.

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ

В первом разделе сведения вносятся по начисленному в адрес физлиц вознаграждению, начисленному, удержанному, а также не удержанному налогу. Отдельно приводятся данные по дивидендам и суммам ФАП (фиксированный авансовый платеж) иностранцев. Отличительной чертой этого раздела является то, что сведения приводятся по работодателю-налоговому агенту в целом с начала периода.

Если организация выполняет начисления подоходного налога по разным ставкам, на каждую из них требуется формировать отдельный разд. 1. Соответственно, стр. 020-050 заполняются отдельно по тарифным ставкам, а стр. 060-090 только один раз по предприятию. Начинается внесение данных с указания ставки в % по НДФЛ. Затем сведения приводятся так:

• По стр. 020 указывается общая величина начисленных организацией выплат (по ставке из стр. 010) в пользу физлиц.
• По стр. 025 детализируется информация по начисленным дивидендам, которые уже вошли в стр. 020.
• По стр. 030 приводятся использованные вычеты – в общей сумме по организации за период.
• По стр. 040 отражается общий исчисленный НДФЛ по предприятию всего за период.
• По стр. 045 детализируется исчисленный НДФЛ в части дивидендов, приведенных по стр. 025.
• По стр. 050 приводится величина ФАП.

Таким образом заполняется столько блоков по стр. 020-050, сколько используется ставок при расчете НДФЛ. Затем данные вносятся в оставшиеся строки:

• По стр. 060 приводится общее число физлиц, которым компания начисляла в минувшем периоде доходы.
• По стр. 070 отражается, в каком размере был удержан подоходный налог.
• По стр. 080 отражается, в каком размере подоходный налог не был удержан.
• По стр. 090 приводятся данные по возвращенной работодателем величине НДФЛ.

Обратите внимание! Поскольку раздел 1 формируется по данным начислений, здесь нужно отражать сведения по всем начисленным в периоде видам выплат. Это касается как зарплаты, так и авансов, отпускных, пособий и переходящих выплат.

Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ

В отличие от первого раздела второй раздел формируется только в части сумм последнего квартала общего периода. К примеру, при заполнении документа за 9 мес. здесь вносятся сведения за 3 кв. При указании информации в строках второго раздела имейте в виду, что по нормам стат. 223, 226 НК:

• Аванс указывать отдельно не требуется. Такие суммы входят в состав зарплаты.
• При выдаче зарплаты днем фактического получения персоналом дохода (стр. 100) будет последний день того месяца, за который начислены средства. Днем удержания НДФЛ (стр. 110) считается день расчетов, а сроком для уплаты (стр. 120) – следующая за расчетной дата.
• При выдаче пособий или отпускных сумм днем фактического получения персоналом дохода (стр. 100) будет день расчетов по отпускным. Днем удержания НДФЛ (стр. 110) считается день выдачи суммы, а крайним сроком для уплаты (стр. 120) – последний календарный день месяца расчетов.
• При расчетах по договорам ГПХ выдача аванса исполнителю приравнивается к доходам, которые требуют внесения в 6-НДФЛ (Письмо Минфина РФ № 03-04-06/24982 от 26.05.14 г.). При этом в отчете отражаются все суммы по авансам и окончательной выплате как отдельные.

Обратите внимание! Если срок для указания по стр. 120 выпадает по производственному календарю на нерабочую дату или праздничную, необходимо сдвинуть день уплаты на ближайший рабочий день (п. 7 стат. 6.1 НК).

Пример заполнения формы 6-НДФЛ в 2018 году

Предположим, в компании по ЛНА ежемесячно выдается аванс 20-го числа и зарплата 5-го числа. Число сотрудников равно 8 чел. Вычеты персоналом не используются. Для упрощения допустим, что каждый месяц работникам выплачивается аванс в сумме 125000 руб. и зарплата в сумме 150000 руб. За 9 мес. всего начислено 2475000 руб. (125000 х 9 + 150000 х 9).

В сентябре 06.09.18 г. выдана зарплата за август, а 20.09.18 г. выплачен аванс за сентябрь. Разберемся, как заполняется форма 6-НДФЛ. Внесение данных по строкам в разд. 1 отражается следующим образом:

• 010 – 13.
• 020 – 2475000.
• 025 – 0.
• 030 – 0.
• 040 – 321750.
• 045 – 0.
• 050 – 0.
• 060 – 8.
• 070 – 321750.
• 080 – 0.
• 090 – 0.

Как видно из данных, раздел 1 заполнен по начисленным за 9 мес. суммам. Иначе вносятся сведения в разд. 2. Здесь указываются только показатели за 3 кв. Внесение данных по строкам в разд. 2 отражается следующим образом:

• 100 – 30.06.2018.
• 110 – 05.07.2018.
• 120 – 06.07.2018.
• 130 – 275000.
• 140 – 35750.
• 100 – 31.07.2018.
• 110 – 06.08.2018.
• 120 – 07.08.2018.
• 130 – 275000.
• 140 – 35750.
• 100 – 31.08.2018.
• 110 – 05.09.2018.
• 120 – 06.09.2018.
• 130 – 275000.
• 140 – 35750.

Несмотря на то, что фактически выплат в 3 кв. было не 3, а 6, в разд. 2 вносятся данные только по зарплате. Аванс отражается в составе заработка, поскольку в момент выдачи еще не признается окончательным доходом физлиц.

Заполнение раздела 2 формы 6-НДФЛ