Форма 1 НДФЛ

Специальная карточка с кодом формы 1 НДФЛ призвана аккумулировать данные для упрощения расчета величины подоходного налога сотрудников. В данной статье мы рассмотрим требования, которые формулирует налоговое право к данному документу и правилам и срокам его заполнения.

Форма 1 НДФЛ: когда и как заполнять?

Формировать форму нужно каждый месяц, как только начисляется сумма заработной платы к выдаче. Ранее бланк представлял собой карточку, но начиная с отчетности за 2011 год, он преобразован в налоговый регистр, вести который обязаны все работодатели. Обязательными для заполнения являются следующие поля формы:

• доходы за квартал с помесячной разбивкой
• полагающиеся по НК РФ вычеты
• фактически уплаченные в казну суммы НДФЛ

ВАЖНО: заполнять форму нужно с учетом принятой кодификации доходов, отчислений, вычетов.

Информация 1 НДФЛ – база для идентификации работника в качестве налогоплательщика и основание для присвоения ему соответствующего статуса. В обязательном порядке здесь указываются:

• даты выплаты доходов работникам
• даты произведенных удержаний
• суммы каждого вознаграждения и удержания
• реквизиты платежей

Сейчас, когда документ формируется на базе автоматизированного решения 1С, сложностей с составление формы по всем правилам не возникает.

Обратите внимание: если фирма-агент в срок не представит 1 НДФЛ по запросу ФНС в период проверки, ее ждет штраф 10 000 руб. на основании нормы статьи 120 Кодекса.

Новые коды 2 НДФЛ 2017

1 НДФЛ бланк 2017: термины и понятия

Давайте для начала определимся с терминологией и основными понятиями. Это особенно актуально для тех, кто впервые формирует данную форму. Им будет полезен следующий глоссарий:

• Подоходный налог или НДФЛ – федеральный налог на все поступлений в качестве доходов физических лиц в размере 9/13/30/35 % в зависимости от характера поступлений. Регламент расчетов по НДФЛ определен гл. 23 НК РФ.
• 1 НДФЛ 2017 бланк скачать можно в Сети. Форма утверждена приказом ФНС еще в 2003 году, номер документа БГ-3-04/583. Титульная страница выглядит так:

Именно эту форму чаще всего считают «первичкой» по учету доходов физического лица в рамках сотрудничества с конкретным работодателем.

• Регистр налогового учета доходов по НДФЛ – своего рода аналог карточки 1-НДФЛ от 2003 года, который может быть сформирован в свободной форме, если его содержание дает исчерпывающую информацию о начислениях и удержаниях по сотрудникам за налоговый период.

Кто заполняет 1 НДФЛ на сотрудника?

Хотя данные в документе напрямую относятся к начислениям и удержаниям по каждому конкретному сотруднику предприятия или ИП, заполнять форму должны не работники, а их налоговые агенты, то есть – текущие работодатели. Сотрудники бухгалтерии формируют 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета. При этом они следуют следующим правилам:

• карточка-регистр составляется по данным каждого месяца на основании текущих итоговых ведомостей по заработной плате и прочих вознаграждений и доходов сотрудников предприятия
• именно бухгалтер-расчетчик, который по роду своей службы рассчитывает заработную плату, готовит базовые данные для заполнения формы и формирует документ на основании ежемесячных начислений

ВАЖНО: не отражаются в указанном регистре следующие виды начислений в пользу сотрудника:

• пособия из средств фонда на обеспечение сотрудниц выплатами на основании больничного листа по беременности и родам
• выплаты в пользу сотрудника, обусловленные рождением ребенка или его усыновлением
• все обусловленные трудовым законодательством страны денежные выплаты, связанные со статусом безработного

Нормы права: что диктует закон?

Глава 23 Кодекса – база для расчета НДФЛ, причем в нормах статьи 230 прямо указано:

• учет поступлений и вычетов ведет налоговый агент
• использовать для отражения сумм следует налоговый регистр
• регистром учета можно считать форму 1 НДФЛ

В каком порядке следует подавать карточки?

Ежемесячно бухгалтерия работодателя или фирма-аутсорсер формируют карточку 1-НДФЛ. Это одновременно и бухгалтерский, и налоговый учет доходов. Вся процедура сводится к нескольким простым действиям:

• составить ведомость учета доходов в разрезе сотрудников
• учесть в таблице зарплату, отпускные, премии, компенсации
• сформировать документ по форме 1 НДФЛ
• направить данные по регламентированной форме в ФНС

Обратите внимание, в актуальной форме 1 НДФЛ 9 разделов:

Раздел 1

Раздел 2

Раздел 3

Раздел 4

Раздел 5

Раздел 6

Раздел 7

Раздел 8

Раздел 9

Обобщающий раздел формы фактически содержит данные, используемые при составлении формы 2-НДФЛ. Обязательными полями признаны:

• общая величина налоговой базы по каждому работнику предприятия
• виды предоставленных вычетом
• расчетные суммы налога к уплате

Идентификация работника специалистом налоговой службы проходит по параметрам: доходы, вычеты, платежи, долги, реквизиты, и конечно – личные данные налогоплательщика.