Реестр справок 2-НДФЛ 2018

При сдаче налоговым агентом справок 2-НДФЛ по каждому своему сотруднику, он обязан составлять реестр справок 2-НДФЛ 2018 года. Это указание было описано Приказом ФНС № ММВ-7-3-576. По какой форме заполняется этот документ и, как правильно его составлять рассмотрим далее.

Что собой представляет документ?

Реестр – это документ, отражающий свод всех поступлений физических лиц за определенный период. Составляется один раз в год и подается, как приложение вместе с 2-НДФЛ в контролирующий орган по месту регистрации работодателя.

Прописка в справке 2-НДФЛ

При сдаче справки 2-НДФЛ реестр сведений является обязательным. В некоторых ситуациях его формирование производится самими инспекторами налоговой службы, но иногда это считается обязанностью налоговых агентов.

Документ включает в себя содержание такой информации:

• данные о работодателе (ОКТМО, ИНН);
• список сотрудников, на которых была составлена справка по форме 2-НДФЛ (ФИО, дата рождения, идентификационный номер);
• количество заполненных форм 2-НДФЛ.

Если работодатель по каким-либо причинам не составил отчет и не сдал его в контролирующий орган, это будет считаться нарушением налогового законодательства, что влечет за собой штраф. Размер его равен 200 рублей.

Кто ответственен за составление реестра?

Ответственных в этом вопросе две стороны:

• инспекторы фискальной службы;
• налогоплательщики, формирующие справку 2-НДФЛ.

Вопросов с заполнением реестра не возникает у тех работодателей, которые формируют и отправляют справку 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи. Реестр при этом создается автоматически у инспекторов, принимающих отчеты. При этом после получения отчетов 2-НДФЛ в течение 5 рабочих дней налоговая обязана направить документ в бухгалтерию предприятия по электронной почте, одновременно направляется протокол приема информации.

Когда 2-НДФЛ подается в фискальный орган на бумажном носителе либо на флеш накопителях при личном посещении, реестр справок составляется самим налоговым агентом. Заполняется документ в двух экземплярах, один из которых с пометкой о принятии остается на руках работодателя, а второй остается у налоговиков. Те справки, которые пришли в фискальный орган с ошибками вычеркиваются из общего реестра. Обратим внимание, что экземпляр, который должен остаться у работодателя, может быть выдан сразу инспекторами или по почте в течение 10 рабочих дней.

Как правильно заполнить документ?

Сводный документ состоит из обобщающей таблицы с тремя столбцами:

1. Номер справок 2-НДФЛ.
2. ФИО наемных работников (полностью).
3. Дата рождения работников.

Вверху сводной таблице есть шапка, где отображаются идентификационные сведения:

• номер и дата реестра;
• наименование электронного файла;
• код налогового органа, где зарегистрирован налоговый агент;
• полное наименование работодателя;
• ИНН и ОКТМО налогового агента.

В реестре имеется строка «признак сведений», где указывается «1» или «2». Знак «1» ставится тогда, когда налоговый агент полностью удержал и уплатил в бюджет НДФЛ, а знак «2» указывает на неуплату НДФЛ, когда его перечисление по каким-либо причинам было невозможным.

Код формы 6 НДФЛ

Внизу документа проставляется общее количество представленных налоговикам справок 2-НДФЛ, подпись директора и печать.

За несвоевременность сдачи реестра и за недостоверность информации к ответственному лицу будет применен штраф в размере 200 рублей, о чем свидетельствует статье 126 НК РФ.