Правила заполнения регистров налогового учета

Регистры налогового учета — это документы, куда вносятся все исходные (первичные) данные, необходимые для исчисления налога. Какие требования надо соблюдать при создании регистров налогового учета и как с их помощью правильно сформировать налоговую базу, расскажем в нашей статье.

Как создаются регистры налогового учета

Правила заполнения налоговых регистров

Налог на прибыль: требуемые регистры налогового учета

Заполняем регистр по доходам

Заполняем расходный регистр налогового учета по налогу на прибыль

Как создаются регистры налогового учета

Значимое место в деятельности организаций и индивидуальных предпринимателей занимает налоговый учет. С целью организации этой работы и для группировки данных по платежам в бюджет создаются регистры налогового учета, куда сводится информация из первичных документов, необходимая для исчисления различных налогов.

Для создания регистров налогового учета налогоплательщик может воспользоваться собственными идеями, а может применять уже имеющиеся формы. Весь перечень форм следует обязательно отразить в учетной политике и утвердить путем издания соответствующего приказа. На это нацеливает норма, содержащаяся в абз. 7 ст. 314 НК РФ.

Субъектам предпринимательства предоставляется право выбора формы того или иного регистра налогового учета. Главное, чтобы из нее было видно, как и из каких первичных документов создается данный регистр. Более того, разрешено группировать сведения в таблице или излагать в текстовой форме.

Но есть и строгое предписание обязательно указывать в регистрах налогового учета ряд реквизитов. Их перечень определен в НК РФ.

Посмотрим, как выглядит список обязательных реквизитов в реестрах для налога на прибыль. Согласно абз. 10 ст. 313 НК РФ это должны быть:

• название регистра;
• дата его формирования;
• единицы измерения операций (как денежных, так и натуральных);
• название учетного объекта или операции;
• подпись лица, отвечающего за внесение данных в регистр.

Правила заполнения налоговых регистров

В ст. 314 НК РФ определено, что внесение данных в регистры налогового учета производится последовательно по датам. Каждый первичный документ должен находиться на своем месте в соответствии с этим правилом. Изъятие или лишние вставки не допускаются.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы подтвердить достоверность данных, внесенных в регистры налогового учета, можно использовать в том числе бухгалтерскую первичку, если она удовлетворяет требованиям законодательства. На этот счет есть письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156, в котором это положение обосновано отдельно.

В налоговых регистрах иногда допускаются ошибки. Исправлять их можно, но только при соблюдении 2 условий:

• для исправления должны быть серьезные причины;
• коррективы должны заверяться подписью ответственного лица с указанием даты внесения изменений.

Разглашать данные, содержащиеся в регистрах, запрещено, поскольку эта информация относится к налоговой тайне. Согласно письму Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41 нарушителю грозит не только административная, но и налоговая ответственность.

Налог на прибыль: требуемые регистры налогового учета

Рассмотрим, какие регистры налогового учета по налогу на прибыль нужны для заполнения соответствующего отчета. Это позволит понять общий принцип сведения данных.

Для данной декларации нужны как минимум 2 регистра:

• по доходам;
• по расходам.

Разница между данными из этих регистров позволит вычислить прибыль.

Однако на практике все не так просто, поскольку и доходы, и расходы могут как относится к производству и реализации по основной деятельности, так и быть внереализационными — в зависимости от деятельности и разновидностей операций. В таком случае вводятся дополнительные регистры налогового учета.

Если у налогоплательщика нет желания формировать свои регистры налогового учета, он может применить уже имеющиеся образцы. Их можно найти еще в документах Министерства по налогам и сборам РФ от 19.12.2001, которые посвящены системе налогового учета и рекомендованы для расчета налога на прибыль. Данные рекомендации актуальны и поныне, поэтому использование регистров из предлагаемого списка будет оправданным.

Пример

Бухгалтерия ООО «Спектр» вносит сведения, требуемые для определения размера налога на прибыль за 1-е полугодие 2016 года, в регистры налогового учета, а именно:

• «Доходы от реализации».
• «Расходы, уменьшающие доходы от реализации».
• «Внереализационные доходы».
• «Внереализационные расходы».

Получилось так, что в указанный период у компании не было доходов вне реализационного процесса, не было и соответствующих расходов, поэтому в следующей главе рассмотрим только налоговые регистры, оформляемые в рамках основной деятельности.

Заполняем регистр по доходам

Продолжение примера

Структура доходов ООО «Спектр» в 1-м полугодии 2016 года такова (указывается выручка):

• Реализация товаров, изготовленных на своем производстве, — 14 569 000 руб.
• Реализация товаров, ранее приобретенных у партнеров, — 10 450 000 руб.
• Реализация иного имущества — 430 000 руб.

Включать в данный регистр надо всю реализацию, кроме той, которая указана в ст. 251 НК РФ. НДС и акцизы в сумму реализации не включаются.

Данные для внесения в этот регистр налогового учета берутся из бухучета, а именно со счета 90, на котором записываются продажи, и счета 91, где отражаются прочие доходы и расходы.

Чтобы налогоплательщику было легче ориентироваться, на нашем сайте размещены регистры налогового учета. Образец доходного реестра можно увидеть, пройдя по следующей ссылке.

Скачать регистр доходов.

Заполняем расходный регистр налогового учета по налогу на прибыль

Регистр, в который вносятся расходные операции для определения размера налога на прибыль, вести сложнее, чем тот, куда вносятся доходы. Дело в том, что отдельные расходы по-разному учитываются в налоговом и бухгалтерском учете. В результате приходится делать корректировки.

Так, например, рекламные расходы полностью учитываются в бухучете, а в налоговом учете — согласно нормативам. Более того, учитывать отдельные расходы при формировании налоговой базы вообще запрещено.

Продолжение примера

Бухгалтерия ООО «Спектр» создала налоговый регистр под названием «Расходы, снижающие величину реализационных доходов». В нем были отражены затраты:

• на приобретение сырья и материалов;
• заработную плату вкупе с начисленными страховыми взносами;
• амортизацию;
• оплату электроэнергии и пр.

Данные брались со счетов 20, 26, 44, 91 и других. Все произведенные расходы признаются по одинаковым правилам в налоговом и бухгалтерском учете. По этой причине корректировки данных не производились.

На нашем сайте есть эти налоговые регистры. Образец представлен ниже.

Скачать регистр расходов.

***

Регистры налогового учета могут быть разработаны самим налогоплательщиком при соблюдении непременного условия: в этих документах должны найти место обязательные реквизиты. Но формы можно взять и из доступных источников на сайте ФНС или нашем сайте, где также есть примеры их заполнения.

Жесткие условия налоговики предъявляют и к информации, вносимой в регистры налогового учета. Все сведения должны быть достоверны, и проверяющим должно быть ясно, каким путем формировались данные.