Как отменить командировку работника в связи с коронавирусом

Пандемия коронавируса заставляет работодателей отменять уже запланированные командировки работников. Как правильно оформить такие действия? Расскажем, какие документы нужно составить, как заполнить образец приказа об отмене командировки в связи с пандемией, как учесть несостоявшиеся расходы бухгалтеру.

Читайте: Командировочные за границу: суточные

Причина для отмены командировки

В сложившейся ситуации с новой коронавирусной инфекцией ведомства рекомендуют работодателям отменить командировки. Так советуют поступить и Роструд, и Минздрав. Все потому, что данное заболевание еще плохо изучено, а вакцина до сих пор не разработана. Кроме того, остановлено авиасообщение между странами. И, хотя общего запрета на перемещение внутри страны нет, в некоторые регионы, где наблюдается негативная статистика по количеству заболевших, лучше не въезжать.

Руководитель организации вправе самостоятельно решить, что поездка не состоится. Если командировку решили отменить, нужно обязательно составить приказ. Но и это еще не все. Подробная инструкция – далее.

Пошаговый алгоритм отмены командировки из-за коронавируса:

1. Составляется приказ об отмене командировки – образец документа вы найдете ниже. Бланк можно разработать самостоятельно. Укажите в приказе следующие данные:
   • Причина для отмены поездки – дополнительно можно привести ссылку на рекомендации Минздрава и ВОЗ.
   • ФИО и должность командированного работника.
   • Сведения о командировке – куда и на какой срок направлялся ранее работник.
   • Порядок решения организационных вопросов, которые связаны с поездкой, – это сдача билетов, аннулирование брони на проживание, возврат полученных на командировку денежных средств и т.д.
2. Учет расходов – в процессе подготовки к командировке компания уже несет расходы. Это траты на билеты, на проживание и т.д. Если отменяется бронь, как правило, покупателю приходится платить штрафы, неустойки и другие санкции. По разъяснениям Минфина такие издержки относятся ко внереализационным расходам (Письмо Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).
3. Отражение проводок по несостоявшимся расходам на командировку – как уже сказано выше, санкции за возврат, отмену брони компания относит на внереализационные расходы. К примеру, при отмене бронирования номера в гостинице проводки выглядят так:
   • Д 60 К 51 – оплачено проживание сотрудника.
   • Д 51 К 60 – гостиница вернула деньги за вычетом комиссии.
   • Д 91.02 К 60 – комиссия отнесена на внереализационные расходы компании.
4. Учет суточных – если сотруднику уже успели выдать деньги на поездку, их нужно сдать в кассу предприятия или на расчетный счет. Доходом такие суммы у физлица не признаются, НДФЛ не удерживается и не уплачивается (Письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Суточные не подлежат обложению страховыми взносами. Пример проводок:

• Д 71 К 50 (51) – компания выдала из кассы (оплатила с расчетного счета) средства работнику на командировку.
• Д 50 (51) К 71 – работник вернул деньги за несостоявшуюся поездку в кассу (на расчетный счет).

Читайте: Командировочное удостоверение – бланк

Образец приказа об отмене командировки из-за коронавируса

Далее приводим фрагмент приказа об отмене командировки в связи с пандемией коронавируса. Документ можно взять «за основу».

ООО «Альфа»

ИНН 7708123450, КПП 770801001, ОКПО 64646341

ПРИКАЗ № 35
об отмене командировки

г. Москва

20.04.2020

В связи со вспышкой в Китае болезни COVID-19, вызываемой коронавирусом 2019-nCoV, риском ее распространения и введением рядом стран ограничений на въезд иностранных граждан, а также с учетом обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, закрепленной в статьях 22 и 212 ТК РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить командировку Комарова Вячеслава Ивановича, начальника отдела продаж, в компанию NRC Corporation (г. Нью-Йорк, США), запланированную на период с 27 апреля по 4 мая 2020 года включительно (восемь календарных дней).
2. Сдать купленный авиабилет по маршруту Нью-Йорк-Вашингтон и обратно.

Ответственный — Комаров В.И. Срок — 21 апреля 2020 года.

3. Аннулировать бронь на проживание в отеле г. Нью-Йорк, США.

Ответственный — Комаров В.И. Срок — 21 апреля 2020 года.

4. Сдать в бухгалтерию авансовый отчет о фактически израсходованных денежных средствах, остаток неиспользованного аванса вернуть в кассу.

(Скачать образец) Приказ об отмене командировки из-за кророновируса

---

Читайте: Командировка по ТК РФ