Служебная записка на командировку: образец 2016-2017 года

Так как режим оформления командировок упрощен Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., изменились требования к сопутствующей документации. В этой статье рассмотрена служебная записка направление в командировку и важные детали, которые пригодятся на практике.

 Служебная записка на командировку: основные правила

Упомянутым выше Постановлением отменены требования по обязательному созданию в письменной форме служебного задания и отчета по его выполнению, упразднено командировочное удостоверение. Оставлен только приказ, содержащий соответствующее распоряжение.

Но в пункте 7 постановления есть упоминание о служебной записке. Она составляется в том случае, когда для проезда используется не общественный, но индивидуальный транспорт. Это может быть автомобиль предприятия, собственность самого сотрудника, или взятый в аренду. Именно по такому документу определяются точные сроки начала и завершения командировки. В нем, по требованиям законодательства, должны быть ссылки на путевой лист, иные документы, подтверждающие расходы и целевое использование транспортного средства.

Служебная записка на командировку образец 2016-2017, или другого года составляется в произвольной форме. Главное, чтобы в ней был приведены сведения, которые необходимы в соответствии с нормами действующего законодательства.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Служебная записка на командировку: заполнение и дополнительные сведения

 Далее отмечены детали, которые надо учесть при оформлении служебной записки:

• Документ составляется на имя руководителя организации, или подразделения, если такой порядок определен нормами положения самого предприятия о командировках.
• В записке обязательно указываются даты и время убытия/возвращения. Такая точность необходима, ведь командировка будет считаться начатой даже при отправлении в 23:00 определенного числа. В соответствии с этим, в частности, рассчитывается начисление суточных.
• Документ должен содержать данные о транспортном средстве, его принадлежности. В нашем примере есть ссылка на путевой лист, кассовый чек и квитанцию из гостиницы.
• Указывать целевое назначение и название принимающей стороны не обязательно. Тем не менее, такие сведения пригодятся для упрощения и систематизации документооборота.

На практике возникают ситуации, когда никаких «проездных» документов с датами нет. Чтобы подтвердить факт пребывания в определенном городе допустимо предъявление письменного подтверждения из отеля. Проще всего, если гостиница использует кассовые аппараты и чеки стандартного вида, содержащие ИНН, наименование предприятия, иные идентификационные данные. В противном случае надо убедиться, что в предоставленном документе учтены требования законодательства к бланкам строгой отчетности.

Также допустимо подтвердить срок поездки другой служебной запиской. Не путайте ее с идентичным по названию документом, рассмотренным в данной статье. Она составляется в произвольной форме и содержит сведения о дате прибытия и убытия командированного работника. Ее заверяет официально ответственный сотрудник принимающего предприятия.

Несмотря на отсутствие законодательных требований, многие компании сохраняют старые виды отчетности, что закрепляется внутренними правилами. В частности, наличие формы Т-10а позволяет конкретизировать служебное задание и упростить контроль его выполнения. Образец формы можно найти в статье.