Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году

Деятельность любого сотрудника может сопровождаться необходимостью периодически покидать свое основное место работы и уезжать для выполнения своих прямых функциональных обязанностей в другой город или государство. Такая поездка осуществляется исключительно в целях компании, а поэтому и оплачиваться должна ею. Выплаты такого характера именуются как командировочные, и именно об особенностях их выплаты пойдет речь далее.

Что такое суточные выплаты

Рассматривая вопрос того, а как происходит оплата суточных командировочных расходов в 2018 году, необходимо разобраться с понятием суточных выплат. Процесс их начисления и выплаты регламентирует в России Трудовой Кодекс. В соответствии с данным документом, если сотрудник компании направляется в командировку, то затраты на проживание вне постоянного места жительства должны быть компенсированы работодателем в полном объеме. Но не выше установленного уровня. Выплаты такого характера и называются суточными.

За последние годы в процедуре начисления суточных никаких кардинальных изменений не произошло.

Важно знать, что каждая организация имеет право самостоятельно устанавливать тот размер суточных выплат, который она считает целесообразным для своего работника. Такой размер выплат обязательно закрепляется в Положении о командировках.

Относительно суточных выплат, то следует сказать о неких особенностях их начисления:

• На уровне государства установлен максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ. О том, каков сейчас размер суточных в государстве в случае, если человек отправляется в командировку в пределах страны, и за ее пределы, рассказано здесь.
• Предприятие в случае установления суточных выплат в размере, который превышает максимальное значение по стране, обязано удерживать с него НДФЛ;
• Суточные выплаты не включают в себя компенсацию на проживание и проезд.

Особенности начисления суточных

Самый главный вопрос, который интересует многих: как рассчитываются целые дни командировки, если очень часто день отъезда и приезда по времени не позволяют засчитывать этот день, как целый. Но есть установленный регламент, который позволяет такие дни вне зависимости от того, когда прибыл транспорт, оплачивать в полном объеме. Конечно, возникает спорный вопрос относительно того, если транспорт пребывает в 1 час ночи, что делать в этом случае? Все равно эти сутки сотруднику оплачивают, и платят командировочные. И, самое главное, работник имеет полное право не выходить в этот день на работу.

Таким образом, получается, что в суточные выплаты включаются:

• Все дни, которые были использованы сотрудником предприятия не проезд к месту пребывания командировки и обратно, к постоянному месту жительства. При этом, если по каким-то причинам транспорт задержался или были другие уважительные причины, которые задержали сотрудника, компания обязана учесть этот факт и заплатить деньги и за период задержки;
• Все выходные и праздничные дни, которые сотрудник отсутствовал на своем постоянном месте жительства по причине командировки;
• Время, когда сотрудник по болезни был не в состоянии выполнять свои прямые обязанности, но при этом продолжал пребывать за пределами своего места жительства.

Однодневная командировка: платить или нет

Может возникнуть ситуация, когда сотрудник будет направлен в командировку на один день. Оплачивать ли ему в этом случае суточные? Скажем честно, мнения разных представителей контролирующих органов разняться. Например, представители налоговой службы считают, что выплачивать такие суточные не нужно, а вот представители Министерства думают совсем по-другому. Нигде не запрещено начислять работнику суточные выплаты даже при условии однодневной командировки. И это вполне логично.

По действующему законодательству нет ограничений относительно того, сколько может проходить командировка. Следовательно, командировка может быть однодневной. Компенсация проезда и проживания при таком выполнении задания будет осуществлена без проблем, а вот выплата суточных может привести к проблемам. Поэтому принято решение, что суточные  необходимо заменить другими выплатами.

Размер суточных выплат в случае однодневной командировки рассчитывается следующим образом:

1. В случае поездки за границу — 50% от установленного максимума по заграничным командировкам, то есть в 2018 году 1250 рублей (2500/2 = 1250);
2. В случае поездки в пределах России – размер устанавливается самостоятельно, нет никаких ограничений и рекомендаций.

Другая спорная ситуация – налогообложение суточных при однодневных командировках. Почему-то ранее предполагалось, что однодневная выплата такого характера в любом случае подлежит удержанию НДФЛ. Сейчас ситуация изменилась и однодневная командировка может не налогооблагаться, хотя и здесь мнения представителей власти отличается.

Мнения относительно того, удерживать НДФЛ при однодневной командировке или нет:

• Пояснение Министерства финансов: все зависит от того, подтверждены ли все расходы или нет. Например, если все расходы подтверждены документально, то тогда выплату можно освободить от подоходного налога в полном объеме вне зависимости от того, каков ее размер. Но если расходы не имеют под собой документального подтверждения, то тогда налогообложение не проводят только в пределах установленных лимита – 700 рублей и 2500 соответственно;
• Пояснение ВАС: однодневные суточные выплаты по определению не могут быть названы так, поскольку они не имеют такого характера. Но при этом такие расходы могут быть компенсированы, только по другому определению: например, компенсация на питание и т.д. И в этом случае вне зависимости от размера выплаты она не будет облагаться налогом.

Таким образом, выплата суточных при командировках в 2018 году в соответствии с законом должна соответствовать как законодательной базе государства, так и внутренним документам предприятия. Оно имеет полномочия самостоятельно определять размер таких компенсаций. Главное – это попросить сотрудника подтвердить такие выплаты документально. Тогда претензий со стороны контролирующих органов может не возникнуть.