Порядок документального оформления кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций должен производить практически каждый хозяйствующий субъект. Некоторые послабления введены лишь для индивидуальных предпринимателей. В материале пойдет речь о том, какие документы составляются по кассовым операциям и как правильно вносить в них имеющиеся сведения.

Какой нормативный акт определяет документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Категории кассовых операций

Какими документами оформляются кассовые операции

Правила формирования документов по кассовым операциям

Как документируются приходные операции

Расходные кассовые документы

Кассовая книга — общие правила заполнения и ведения

Какой нормативный акт определяет документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Кассовые операции ведутся в строгом соответствии с нормативными актами. В настоящее время операции по кассе регулируются указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, в котором определяется порядок документального оформления кассовых операций для организаций и упрощенный порядок — для ИП и малого бизнеса. В этом нормативном акте произведена коррекция ранее действующих положений. А именно — изменениям подверглись две сферы:

1. Процедура определения и утверждения лимита кассы. Здесь:

• Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса с момента вступления в силу указания 3210-У могут не утверждать этот лимит.
• Организации, для которых утверждение этого лимита обязательно, получили послабление: им предоставлено право выбора расчетной формулы. Ориентироваться они могут либо на величину выручки, либо на объем действительных расходов наличных средств.

1. Порядок ведения кассовой книги. В частности, ИП и предприятия малого бизнеса вправе не вести этот регистр в те периоды, когда наличные обороты отсутствовали. Более того, предпринимателям на отдельных системах налогообложения вообще разрешено не оформлять кассовые документы.

Сам же процесс оформления документов по кассовым операциям практически не изменился. Подробней о сути таких действий и правилах внесения сведений речь пойдет ниже.

Категории кассовых операций

Кассовые операции делятся на две категории:

• Приходные, когда хозсубъект принимает наличные средства. Это может быть торговая выручка, получение денег в банке на зарплату, возврат средств подотчетниками и проч.
• Расходные, когда наличные средства выдаются из кассы. Здесь имеется в виду зарплата, сдача выручки в банковское учреждение, выдача денег подотчетникам и проч.

Какими документами оформляются кассовые операции

Все движения наличных денег должны найти отражение в следующих документах:

• два вида ордеров — приходный (форма КО-1) и расходный (КО-2).

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3).
• кассовая книга (КО-4);
• Книга, в которой ведется учет поступивших и ушедших из кассы денежных средств (КО-5).

Из приведенного перечня видно, что документальное оформление кассовых операций в 2017 году практически не изменилось по сравнению с предыдущими периодами.

Правила формирования документов по кассовым операциям

Ответственного за оформление кассовых операций назначает руководитель предприятия, это может быть специальный кассир, если позволяет штатное расписание; эти функции могут быть поручены бухгалтеру при минимуме штата; наконец, обязанности кассира вправе выполнять сам руководитель, если это микропредприятие, или индивидуальный предприниматель, если у него соответствующий статус.

Может так случиться, что кассиров на предприятии несколько, в таком случае следует назначить старшего. Курирует этот цех обычно главный бухгалтер, поскольку именно в его подчинении находятся кассиры. Однако при отсутствии главбуха кураторство может передаваться иному уполномоченному сотруднику или директору предприятия.

Под оформленными кассовыми документами должна стоять подпись главбуха, при его отсутствии — бухгалтера. Если и тот и другой не входят в штат, документы должен подписывать руководитель предприятия. В самом низу документы подписывает кассир, принявший или выдавший деньги.

Для заверения подписи кассиру выдается печать или штамп с соответствующими реквизитами. Если на предприятии несколько лиц, имеющих право подписи финансовых документов, то у кассира должны иметься образцы таких подписей.

При наличии в штате предприятия нескольких кассиров все движения налички вносятся старшим кассиром в книгу, предназначенную для учета приходящих на предприятие и уходящих средств.

Современное бухгалтерское законодательство допускает два способа ведения кассы:

• на бумажных носителях (документы заполняются от руки или набираются на компьютере с последующей распечаткой на бумаге);
• на компьютерах с помощью специальных программ (для такого оформления непременно используются специальные средства защиты данных, заверяются такие документы специальными электронными подписями).

Как документируются приходные операции

Приходные кассовые операции — документальное оформление таковых осуществляется с помощью приходного кассового ордера, которому присвоен индекс ОКУД 0310001. Скачать бланк ПКО можно на нашем сайте.

Скачать бланк ПКО

Кассир при получении ПКО должен совершить следующие действия:

• Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
• Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
• Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
• Осуществить прием наличных средств, проверяя, совпадает ли поступившая сумма с той, которая указана в ордере.
• Поставить подпись в ордере (внизу), на отрывной части (квитанции) кроме подписи ставится еще и печать или штамп. Довольно часто печать находится в бухгалтерии, поэтому ее ставит не кассир.

При обнаружении в документе расхождений в суммах или ошибок кассир передает неправильный бланк в бухгалтерию для переоформления.

Если хозсубъект получает деньги и пробивает соответствующие чеки на кассовом аппарате, то в ордер разрешается внести общую выручку. Сумма внесенных средств должна совпадать с суммой с контрольной ленты после гашения.

Расходные кассовые документы

При выдаче наличных средств из кассы должен оформляться расходный кассовый ордер с индексом ОКУД 0310002. Бланк РКО можно скачать на нашем сайте.

Скачать бланк РКО

Получив этот документ, кассир предпринимает действия, во многом схожие с теми, которые мы описывали в предыдущем разделе. Так, он должен:

• Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
• Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
• Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
• Убедиться по удостоверению личности, что получатель именно то лицо, которому должны быть выданы деньги.
• Произвести подготовку и подсчет наличных средств, выдать их получателю, потребовать поставить подпись на РКО.
• Поставить свою подпись под документом.

Следует отметить, что если заработная плата на предприятиях выдается по ведомостям, то РКО оформляется только на те суммы, которые действительно были выданы работникам. Оставшаяся невыплаченной сумма должна быть депонирована.

Иногда для получения заработной платы используются доверенности. Действия кассира тогда немного усложняются.

• Во-первых, ему надо будет проверить, совпадают ли Ф. И. О., приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в РКО.
• Во-вторых, понадобится проверять, совпадают ли сведения, приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в удостоверении личности.

Когда оформляется ведомость (платежная или расчетно-платежная), то перед подписью лица, облеченного доверием, ставится запись «По доверенности».

Если такой документ оформляется на получение средств по разным основаниям или от нескольких организаций, то доверенность должна иметь несколько заверенных копий. Оригинал кассир прилагает к РКО или ведомости по окончании всех процедур.

Кассовая книга — общие правила заполнения и ведения

Кассовые операции должны быть внесены в кассовую книгу, имеющую ОКУД 0310004. Мы предоставляем возможность скачать кассовую книгу на нашем сайте.

Скачать бланк кассовой книги

Каждая операция по ПКО и РКО должна быть записана в этот регистр. Каждый рабочий день кассира должен заканчиваться тем, что он проверяет соответствие данных ордеров и данных кассовой книги, подбивает остаток и подписывает страницу. После этого такую же проверку осуществляет главбух и тоже ставит подпись.

Если бухгалтерский аппарат на предприятии не предусмотрен, контроль за заполнением данного регистра возлагается на руководителя.

При отсутствии движения денежной наличности в кассовую книгу записи не вносятся.

Кассовую книгу разрешается не вести отдельным категориям индивидуальных предпринимателей, применяющих некоторые специальные режимы налогообложения.

***

Для ведения кассовых операций предусмотрены строгие правила. В частности, все движения с наличными деньгами должны оформляться документально с помощью форм, утвержденных нормативными актами.