Учет денежных документов

Кассы организаций могут работать не только с наличными деньгами, но и с денежными документами. Денежными документами называются бумаги, покупаемые за безналичные или наличные деньги. Их держат в сейфе кассового помещения.

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:

• Марки для почтовых отправлений;
• Купоны на топливо (к примеру, бензин);
• Билеты на проезд на различном транспорте;
• Различные путевки, которые приобрела организация;
• Талоны на питание;
• Карты на оплату услуг связи;
• Другие документы.

Стоит учитывать, что есть категория документов, которые имеют оценку в стоимостном выражении, но для целей бух. учета денежными документами не считаются;

• Бланки строгой отчетности;
• Акции, приобретенные у акционеров;
• Различные ценные бумаги;
• Документы на нематериальные ценности.

Как хранятся денежные документы

Компании должны держать денежные документы в кассе вместе с наличными деньгами. В бух. учете операции с денежными документами должны быть отражены на субсчетах к счету «денежные документы» (50-3).

Учет денежных документов в бух. учете

В законодательстве не прописано четких рекомендаций по поводу учета денежных документов. Однако порядок их учета должен быть прописан в учетной политике каждой организации в зависимости от ее специализации.

Рассмотрим, как учитываются некоторые денежные документы.

Купоны на питание учащихся

Некоторым учащимся (школьникам, студентам) учебные учреждения обязаны предоставлять бесплатные обеды и завтраки. Данное питание выдается по специальным купонам. В них должно содержаться:

• Номер;
• Период действия;
• Вид питания (обед или завтрак);
• Цена;
• Печать компании, которая выдала данный талон;
• Роспись отвечающего за выдачу сотрудника.

Если учреждения образовательного назначения снабжают купонами, управляющий этого учреждения должен обеспечить сохранность данных купонов. Он выдает их сотруднику, который несет ответственность за организацию бесплатного питания. Купоны передаются по специальному акту. Купоны, которые не были использованы, должны быть возвращены управляющему учреждения. Все совершенные с купонами действия вносят в специальную книгу учета купонов.

Если учреждение само предоставляет бесплатное питание, в конце каждого дня использованные бланки купонов считаются и прикладываются к кассовой отчетности. Они должны храниться в течение пяти лет после их использования.

Почтовые марки

Не смотря на то, что технический процесс активно развивается, услуги почтовой связи остаются все такими же востребованными. Осуществить почтовое отправление можно только с помощью специальных марок. Организации должны учитывать эти марки в качестве денежных документов.

Почтовые марки выдаются ответственным сотрудникам по мере того, как они становятся нужны. Ответственные работники должны составлять авансовую отчетность, прикладывая к ней подтверждающие документы. Подтверждающими документами являются:

• В случае удачной отправки – реестр отправки;
• В случае неудачной отправки (порчи) – испорченный конверт.

Карты оплаты услуг связи

Работники компаний зачастую пользуются корпоративной связью, за использование собственных средств связи в рабочих целях они получают компенсации. В организациях часто оплачивают связь специальными картами. Их покупает организация и учитывает их в качестве денежных документов.

Чтобы у налоговиков не возникало лишних вопросов по поводу оплаты расходов на услуги связи, в организации должно быть разработано специальное положение. В нем должен содержаться список работников, имеющих право на получение специальных карт оплаты.