Кассовая дисциплина в 2016-2017 году

Все операции с денежной наличностью в организациях должны проходить через кассу. Также организации должны соблюдать все требования и правила, установленные законодательством, касающихся операций по кассе, то есть они должны соблюдать кассовую дисциплину.

Кассовая дисциплина

Кассовой дисциплиной называется набор правил и требований, имеющих обязательный характер при совершении любых кассовых операций.

Обычно с кассой работают кассиры, но это могут делать и сами руководители (предприниматели). Формированием кассовых документов обычно занимается главный бухгалтер. В некоторых случаях этим может заниматься иное уполномоченное лицо. Все зависит от организационной формы и масштабов компании.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдение и ведение кассовой дисциплины не зависит от вида деятельности, выбранной системы обложения налогами и наличия ККМ. Правило только одно: можно не иметь кассовой машины и использовать бланки строгой отчетности, но оформлять деньги через кассу все равно нужно. Иными словами, все компании и предприниматели должны соблюдать требования кассовой дисциплины.

Стоит отметить, что в июне 2015 года вступили в силу изменения, значительно упростившие ведение кассовой дисциплины для предпринимателей и субъектов малого бизнеса. С этого времени им больше не нужно оформлять кассовые документы.

Им нужно оформлять только документы, касающиеся выплата зарплаты сотрудникам. Такими документами являются:

• Расчетно-платежные ведомости;
• Платежные ведомости.

Не все формы бизнеса могут вести кассовую дисциплину по упрощенной системе. Поэтому, все остальные организации должны знать и соблюдать особенности ведения кассовых операций.

Правила, которые должны соблюдать предприниматели и субъекты малого бизнеса

Соблюдая все правила ведения кассовых операций, можно избежать ошибок и административных взысканий. Основными правилами являются:

• Составление и оформление всех необходимых документов по кассе;
• Четкое соблюдение требований по выполнению кассового лимита;
• Выдача денег подотчетным лицам в соответствии с установленными требованиями;
• Соблюдение установленных ограничений при расчете наличностью.

Обязательные документы для оформления операций по кассе

Все операции с наличностью, проводимые через кассу, должны быть оформлены документально. Этим должен заниматься либо кассир, либо другое уполномоченное на это лицо. Кассовая дисциплина в 2016-2017 году предполагает обязательное заполнение следующих документов:

1. Ордер по приходу – его оформляют в случае поступления наличности в кассу;
2. Ордер по расходу – его оформление требуется тогда, когда осуществляется выдача денег из кассы.
3. Кассовая книга – в ней учитываются все операции по приходу и расходу в соответствии с ордерами.
4. Книга, в которой ведется учет наличности – в ней учитываются выдача и возврат наличности между главным кассиром и остальными кассирами компании.
5. Журнал, в котором регистрируются документы по кассе – до того, как кассовые бумаги передаются в кассу, они учитываются в данном журнале.
6. Платежные ведомости – нужны для выплаты зарплаты и иных выплат сотрудникам.

Более подробно о том, что такое кассовые документы, читайте в статье.

Ведение документов по кассе

Документы по кассе можно заполнять как в электронном, так и в бумажном виде.

1. Если документ представлен на бумажном носителе, его можно заполнить либо вручную, либо на компьютере. При втором случае его распечатывают, после чего подписывают.
2. Если бумага представлена в электронном виде, ее оформляют с использованием специальных технических средств. При этом должна быть обеспечена их защита от порчи, потери данных и несанкционированного доступа. Подписи проставляются электронные. Однако данный метод оформления подходит только для кассовой книги. Остальные бумаги все равно требуется распечатывать и сдавать на бумаге.

Лимит остатка в кассе

Лимит (остаток) – это предельная сумма наличности, которая может оставаться в кассе на конец трудового дня. Сумма, на которую превышен лимит, сдается в банк. Данное правило должны строго соблюдать все организации, не являющиеся субъектами малого бизнеса.

Однако, как и во всех правилах, здесь тоже существует исключение. Лимит можно превысить в дни, когда происходит выплата зарплаты и иных выплат сотрудникам, а также в праздничные и выходные дни, когда организация работает.

Управляющие компаний должны учитывать следующее: если они не установят лимит путем издания соответствующего приказа, лимит будет считаться равным нулю. Это означает, что любая наличность, находящаяся в кассе будет являться превышением остатка, что может повлечь административную ответственность.

Подробнее о лимите остатка в кассе читайте в статье.

Выдача денег под отчет

Бывают ситуации, когда сотрудникам необходимо выдать наличность под отчет. Такими ситуациями являются: командировки, обеспечение представительскими и хозяйственными расходами.

Такие операции необходимо сопровождать соответствующими документами, с помощью которых работник может отчитаться в использовании средств по назначению. Такими документами являются квитанции, чеки, накладные к продукции и прочие. Если выданных денег под отчет сотруднику не хватило, и он потратил свои собственные средства, составляется заявление на компенсацию расходов. Отчитаться о потраченных денежных средствах сотрудник должен в течение трех дней с момента выдачи. Если средства выдавались на командировку – в течение трех дней с момента возвращения из нее.

Ограничение расчетов с использованием наличности

Организации и предприниматели при осуществлении коммерческой деятельности должны соблюдать установленный предел расчета наличностью – не более ста тысяч рублей по одному договору. Данное правило не касается расчетов с гражданами, действующими от организации по доверенности.

Использование наличности из кассы для личных потребностей

Кассовая дисциплина для ООО подразумевает, что никто из учредителей организации не имеет права брать деньги из кассы для использования в личных целях, так как эти деньги являются собственностью компании.

А вот с индивидуальными предпринимателями ситуации другая. Законодательство не запрещает им пользоваться кассовой наличностью в личных целях. С банковских счетов они также могут снимать любые суммы. Главное, чтобы они во время уплатили все налоги и необходимые взносы по страховке.

Сравнение старых и новых правил ведения кассовой дисциплины

1. Кассовый остаток устанавливали и соблюдали абсолютно все – предприниматели и субъекты малого бизнеса могут больше не устанавливать кассовый лимит.
2. Предпринимателям нужно было оформлять документы по приходу и расходу, а также заполнять кассовую книгу – теперь это можно не делать.
3. Кассовая книга должна быть пронумерованной и прошитой, заверенной нужными подписями и штампами – данное требование исключено.
4. Все кассовые документы нужно было хранить не менее пяти лет (в соответствии с законом об архивном деле) – срок хранения документов устанавливает управляющий организации.
5. При использовании кассовой техники выручка вносилась в кассу одни приходником на всю сумму – этот порядок распространяется на использование бланков строгой отчетности вместо кассовых аппаратов.
6. Рассчитывать кассовый лимит, по формуле исходя из расходов, можно было только при отсутствии доходов – теперь лимит можно рассчитать по обеим формулам и выбрать наиболее выгодный результат.

Дополнительные изменения за 2016-2017 год

В 2016-2017 году в ведении кассовой дисциплины произошли следующие изменения:

• Необходим переход на онлайн-кассы
• При ведении документации в электронном формате не нужно наличие их аналогов на бумажном носителе;
• Если при заполнении бланка в электронном виде допущена ошибка, исправлять ее нельзя, можно удалить неправильно заполненный документ и оформить новый;
• Больше не нужно заполнять вторую страницу кассовой книги (отчет кассира);
• Если хозяйственные операции не проводились, заполнять кассовую книгу не нужно;
• Теперь в расходных ордерах не нужно вручную прописывать суммы;
• В ведомости о зарплате сохранилась графа о депонированных суммах, но вести специальный реестр теперь не нужно;
• Сменные кассиры могут не заполнять расходные ордера.

Также собираются принять Федеральный закон об изменениях в использовании кассовой техники. Он действует пока только в проекте, но проводилось уже достаточно много экспериментов, в соответствии с которыми правительство склоняется в пользу его принятия. Основными инновациями, предусмотренными в данном Законе, являются:

• Печать чеков для последующей передачи покупателям;
• Создание электронного чека;
• Отправление электронных чеков в налоговые инспекции.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины

Ранее проверкой соблюдения кассовой дисциплины организациями занимались банки. Теперь этим занимаются налоговые органы. Основной формой контроля является выездная проверка. Они могут проверять:

• Ведение учета наличности в кассе;
• Содержания и наличия чеков из кассовой техники;
• Наличие и правильность заполнения обязательных документов по кассе;
• Выдают ли кассиры сотрудникам полагающиеся им кассовые чеки.

Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины

Если организация не соблюдает кассовую дисциплину, она может получить штраф. Штраф назначается после проведения проверки и выявления нарушения. В 2016-2017 году можно получить следующие штрафы:

• Для предпринимателей и управляющих компаний – от четырех до пяти тысяч рублей;
• Для юридических лиц – от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Подробнее о штрафах за нарушение кассовой дисциплины читайте в статье.