Бухгалтерский учет кассовых операций

Кассовые операции занимают в операциях компаний очень важное место. В связи с этим важно знать, как осуществляется бухгалтерский учет кассовых операций.

Учет кассовых операций

Каждая организация для работы с наличными деньгами должна иметь кассу. Помещение для нее должно быть сделано так, чтобы обеспечивалась полная сохранность наличности. Выполнением операций по кассе занимается кассир. С ним обязательно должен быть заключено соглашение о материальной ответственности.

Все компании обязаны хранить свои денежные средства в кредитных организациях. Наличность, поступившую в кассу, можно тратить только на те цели, на которые она получена. Компания может хранить деньги в кассе только в пределах определенного ограничения, установленного директором этой компании. Как только наличность превысила это ограничение, ее необходимо сдать в кредитную организацию.

Для учета кассовых операций применяется счет «касса» (50). Он является активным. Это означает, что:

• его сальдо указывает, какая свободная сумма наличности находится в кассе на начало месяца:
• оборот по кредиту показывает суммы, которые были выданы из кассы;
• оборот по дебету – суммы, которые были внесены в кассу.

В последних двух случаях указываются и денежные документы, как принятые, так и выданные.

В счете «касса» существуют следующие субсчета:

• касса организации (50-1) – нужен, чтобы учитывать наличность в кассе, когда компания совершает операции по кассе с использованием не национальной валюты. Чтобы иметь возможность обособленно учитывать каждую иностранную валюту, необходимо открытие соответствующего количества субсчетов.
• операционная касса (50-2) – используется, чтобы учитывать наличие и движение денег в кассах портов, вокзалов, отделений связи и так далее.
• денежные бумаги (50-3) – необходим, чтобы учитывать денежные документы, хранящиеся в кассе. Такими документами являются: билеты на различный транспорт, путевки, бланки, марки и другие.

По счету «касса» могут учитываться следующие поступления:

• со счета в кредитной организации;
• возвращение остатков сумм, выданных под отчет;
• взносы учредителей;
• погашение долга дебиторами;
• возвращение займов и кредитов;
• доходы от продажи продукции;
• возмещение недостачи и порчи имущества;
• выявленные в ходе инвентаризации излишки;
• средства от покупателей за отгрузку продукции;
• доходы от реализации нематериальных и материальных активов.

По данному счету также учитываются следующие расходы:

• деньги, выданные подотчетным работникам;
• оплата продавцам;
• оплата пошлин и уплата налогов;
• сдача денег на счет в кредитной организации;
• выявленные в ходе инвентаризации недостачи;
• выдача различных пособий, а также стипендий;
• выдача зарплаты работникам;
• передачи наличности в банк через инкассацию;
• выдача депонированных зарплат.

Задачи учета операций по кассе

Задачами бух. учета операций по кассе является четкий и полный контроль за наличностью (движением и ее сохранность), ее использованием по назначению и за соблюдением кассовой дисциплины.

Так как некоторые операции могут выполняться только с использованием наличных денег, в организации создают кассы и организовывают их учет.

Порядок совершения операций по кассе

Каждая кассовая операция должна быть выполнена с соблюдением следующего порядка:

1. Оформление первичной документации (по приходу или расходу).
2. Прохождение регистрации кассовых документов в специальном регистрационном журнале.
3. Внесение записей в кассовую книгу (делается с помощью копирки и в двух экземплярах).
4. Подсчет остатка наличности в кассе в конце каждого трудового дня.
5. Передача в бухгалтерию отчета кассира (второго экземпляра листа из кассовой книги) вместе с документами по приходу и расходу. Делается это под роспись.

Подробнее о порядке ведения кассовых операций читайте в статье.

Необходимые для бух. учета документы

Для бухгалтерского учета кассовых операций используется следующая первичная документация:

• ордера по приходу;
• ордера по расходу;
• журнал, в котором проходят регистрацию все ордера по приходу и расходу;
• кассовая книга;
• книга, в которой ведется учет всех выданных и принятых кассиром денег.

Отчетность кассира является основанием для записей по счету «касса».

Для учета кассовых операций используются ведомость №1, а также журнал-ордер №1. Заполняются они в соответствии со сведениями из отчетов кассира. На каждый отчет в регистрах отведена одна строчка. Причем, период, на который составлен отчет, никакого значения не имеет. Количество сданных отчетов и количество исписанных в журнале строк должны полностью совпадать. Если каждый день в кассу поступает небольшое число документов, записи в регистре можно делать не каждый день, а каждые три-пять дней, сразу по нескольким отчетам кассира. При таком способе заполнения в поле «дата» прописывают начальные и конечные даты, за которые делаются записи.

Итоги за один трудовой день (или сразу за несколько дней) подсчитываются путем подсчета сумм одинаковых операций, прописанных в отчетности или иных, приложенных к ней бумаг.

Остаток наличности в кассе прописывается в ведомости на конец и на начало месяца. Для контроля за наличностью в течение месяца применяются сведения об остатках денег, указанные в отчете кассира.

Основные проводки в бухгалтерии

Стоит рассмотреть основные типовые проводки по учету кассовых операций, используемые в бухгалтерии:

1. Д50 – К51 – в кассу поступила наличность со счета компании в кредитной организации.
2. Д50 – К91 – партнер компании внес оплату за аренду.
3. Д50 – К62 – в кассу поступила наличность от клиентов за купленные ими товары.
4. Д50 – К71 – подотчетный работник возвратил неиспользованную им наличность.
5. Д50 – К73-2 – сотрудник компании внес в кассу деньги в качестве погашения долга по полученному займу или в качестве погашения нанесенного ущерба.
6. Д50 – К75-1 – учредитель внес в кассу наличность в качестве взноса в УК организации.
7. Д50 – К91-1 – лицо оплатило временное использование имущества компании.
8. Д50 – К91-1 – в ходе инвентаризация кассы обнаружен излишек наличности.
9. Д50 – К66 – компания получила заем на короткий срок.
10. Д51 – К50 – организация сдала наличность в кредитную организацию, на свой счет.
11. Д60 – К50 – компания произвела погашение своего долга перед поставщиком; организация внесла своему поставщику предоплату под будущую поставку какой-либо продукции.
12. Д69 – К50 – компания произвела выплату своим сотрудникам каких-либо пособий из средств Фонда страхования.
13. Д70 – К50 – организация произвела выплату зарплаты или аванса за первую половину месяца.
14. Д 71 – К50 – организация выдала подотчетному сотруднику денежную наличность на какие-либо цели.
15. Д75-2 – К50 – компания выплатила своим учредителям полагающиеся им дивиденды.
16. Д76 – К50 – организация выплатила депонированные зарплаты и иные депонированные суммы.

Операции с иностранной валютой

Организации могут совершать кассовые операции, как в национальной валюте, так и в иностранной. В основном, учет операций с иностранными деньгами, связан с оплатой командировок за рубеж.

Чтобы получить валюту на данную цель, необходимо иметь следующие документы:

• Поручение на приобретение валюты;
• Приказ, в котором прописана норма расходов на сутки;
• Приказ о том, что работник был направлен в командировку;
• Заявка на получение валюты.

Кредитная организация выдает валюту вместе со справкой, подтверждающей покупку, оформленную по специальной форме. Она должна быть выписана на имя работника, отправляемого в командировку.

Если организация совершает операции по кассе в иностранной валюте, бухгалтер должен учитывать эти операции в рублях в суммах, полученных при пересчете валюты по официальному курсу Банка России. Пересчет должен производиться в день совершения данной операции.

Проводки по операциям с иностранной валютой

Бухгалтерский учет кассовых операций с валютой предполагает следующие типовые проводки:

1. Д50-1 – К52-22 – организация получила из банка валютную наличность на расходы сотрудников в командировке. Первичным документом будет служить ордер по приходу.
2. Д71 – К50-1 – подотчетному сотруднику компания выдала валютную наличность на его расходы в командировке. Операция сопровождается оформлением ордера по расходу.
3. Д50-1 – К71 – подотчетный работник вернул в кассу не использованные в командировке деньги в валюте. Первичной документаций будет являться авансовая отчетность, а также ордер по приходу.
4. Д91-2 – К50-1 – получена отрицательная курсовая разница. Документация – справка-расчет бухгалтера.
5. Д50-1 – К91-1 – получена положительная разница курсов. Документация такая же, как и в предыдущем случае.
6. Д52-22 – К50-1 – компания внесла валютную наличность на свой счет в кредитной организации. При данной операции должен быть оформлен ордер по расходу и выписка по валютному счету.

Учет денежных бумаг

Компании могут хранить в своих кассах не только наличные деньги, но и денежные бумаги. Такими бумагами будут являться различные марки, билеты на проезд в транспорте, путевки, талоны и другие. Их необходимо учитывать по их фактической цене. Организация должна хранить такие документы в несгораемом кассовом сейфе.

Сотрудником, который несет ответственность за сохранность данных документов, является кассир.

Подробнее об учете кассовых документов читайте в статье.

Типовые проводки по денежным бумагам

Основными проводками, составляемыми при учете денежных документов, являются:

1. Д50-3 – К71 – денежные документы, купленные за наличность, оприходованы в кассу компании. Для проведения операции оформляется авансовая отчетность и накладная.
2. Д50-3 – К60 (76) – денежные бумаги, приобретенные по безналу, были оприходованы в кассу. Первичной документацией является накладная.
3. Д73-1 – К50-3 – сотрудник компании получил туристическую путевку в части денег, которые он внес. В данном случае должны быть оформлены такие документы, как приказ управляющего компании, ведомость о выдаче путевок, справка-расчет бухгалтера.
4. Д91-2 – К50-3 – работнику получил путевку, которую ему полностью оплатил его работодатель. Первичная документация такая же, как в прошлом случае.
5. Д71 – К50-3 – сотрудник, направляющийся в командировку, получил билеты на проезд. Данная операция проходит регистрацию в журнале учета денежных бумаг.
6. Д71 – К50-3 – сотрудник получил из кассы компании различные марки для использования их по назначению. Операция регистрируется в специальном журнале.
7. Д94 – К50-3 – проводилась инвентаризация, в ходе которой обнаружена недостача. Должна быть оформлена справка бухгалтера и опись инвентаризации.
8. Д99 – К50-3 – в ходе чрезвычайных происшествий была утеряна некоторая часть денежных документов. Оформляются те же документы, что и в предыдущем случае.

Бланки строгой отчетности

К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, различные бланки, талоны, купоны и другие.

Они учитываются в том же порядке, что и денежные бумаги.

Подробнее о том, что относится к БСО, читайте в статье.

Проводки по бланкам отчетности

1. Д006 – К – организация получила из типографии бланки отчетности. Должна быть оформлена накладная из типографии и ордер по приходу.
2. Д – К006 – бланки, использованные при продаже билетов, были списаны. Оформляется справка-расчет бухгалтера и отчет кассира о проданных билетах.