Порядок проведения инвентаризации

Под инвентаризацией понимается совокупность операций, направленных на получение информации о фактических количественных показателях ценностей, имеющихся у организации, и сравнение их с данными, отраженными в бухгалтерском учете предприятия. Существует особый порядок проведения инвентаризации, которому должны следовать ответственные лица.

Инвентаризации подлежат не только те ценности, которые находятся в собственности организации. Эта процедура применима и к ценностям, переданным предприятию на хранение, переработку или в аренду.

Несмотря на наличие законодательных актов, регламентирующих порядок проведения инвентаризации на предприятии, процедура ее во многом зависит и от руководителя. Именно он дает указания относительно проведения инвентаризации, не считая исключений, обязательных для исполнения.

Когда инвентаризация обязательна?

Принято различать добровольную и обязательную инвентаризации. Если речь идет о добровольной процедуре, то проведение инвентаризации инициируется руководителем или ответственным лицом. Обязательна инвентаризация для всех без исключения в следующих ситуациях:

• до начала формирования годового бухгалтерского отчета;
• в случае увольнения материально-ответственного лица (МОЛ) или приеме на его место другого человека, правила проведения инвентаризации предполагают снятие полномочий с одного и их возложение на другого работника (более подробно читайте в статье);
• планируется реорганизовать или закрыть (ликвидировать) компанию;
• если в ходе проверок было установлено, что часть числящихся на балансе ценностей была украдена или испорчена (сюда же можно отнести злоупотребление своими полномочиями МОЛ, порядок инвентаризации в этом случае такой же);
• возникновение чрезвычайных ситуаций, повлекших за собой порчу имущества (пожар, потоп или стихийное бедствие);
• сдача имущества в аренду, его выкуп или продажа;
• произошло преобразование предприятия, имевшего статус государственного или муниципального учреждения.

Причины проведения инвентаризации понятны. Но не все ответственные лица знают, как проводится инвентаризация. Это трудоемкий процесс, требующий определенных знаний и использования различных форм документов.

Правила проведения проверки на предприятии

Чтобы точно понимать, когда и каким образом проводить инвентаризацию, необходимо изучить особенности этого вопроса. Заступая на должность, ответственное лицо обязано досконально изучить общие правила проведения инвентаризации. Это поможет ему избежать возможных ошибок и неточностей.

Российское законодательство четко регламентирует, когда предприятие обязано проводить инвентаризационную проверку, а когда оно может делать это по своему желанию. В обоих случаях инвентаризационная комиссия должна придерживаться определенных требований. Правила инвентаризации таковы:

• руководитель организации определяет сроки и масштабы проведения инвентаризационных проверок;
• при проведении проверок МОЛ, имеющие отношение к имуществу, должны присутствовать в обязательном порядке;
• необходимо контролировать все ситуации, делающие проведение инвентаризации обязательной процедурой, постоянно;
• для определения количества имеющегося у организации имущества общий порядок проведения инвентаризации позволяет использовать подсчет, обмеры или взвешивания, в зависимости от типа ценности;
• еще до момента окончания инвентаризационных мероприятий можно проводить контрольные проверки, позволяющие определить точность полученных данных;
• если организация имеет множество наименований ценностей, то в перерывах между обязательными инвентаризациями рекомендуется проводить выборочные проверки некоторых категорий.

Правила проверок понятны, остается разобраться с тем, как провести инвентаризацию на предприятии.

Порядок проведения проверки

Перед тем как начать инвентаризационную проверку, руководство составляет соответствующий приказ, в котором отображаются этапы будущих работ и их сжатая характеристика. С этим документом знакомят всех работников, что позволяет быстро провести все подготовительные мероприятия и обеспечить точность и высокое качество конечных данных, полученных в ходе проверки. Инструкция по проведению инвентаризации определяет наличие следующих характерных особенностей проверки:

• в самом начале проведения проверки на предприятии создается специальная комиссия, действующая на протяжении всей инвентаризации (такая комиссия утверждается руководителем организации);
• инвентаризация начинается после подтверждения инвентаризационной комиссией факта получения отчетных ценностей и соответствующей им документации;
• комиссия отвечает за правильность, своевременность и понятность составляемой документации (зная, как проводить инвентаризацию, участники комиссии должны следить за ходом и правильностью фиксации получаемых результатов);
• по мере проведения проверки ее результаты вносятся в первичную учетную документацию.

Более подробно о формировании инвентаризационной комиссии, читайте в статье.

Правильность выполнения всех мероприятий обеспечивает верность и точность полученных данных.

Сроки проведения инвентаризации

Российское законодательство четко не устанавливает сроки проведения инвентаризации. Но это не значит, что проверка может осуществляться в любое время. Отсутствие жестких рамок не дает возможности отказаться от проведения инвентаризации совсем.

Сроки ее устанавливает руководитель предприятия. Но он должен обращать внимание на существующие законодательные акты. Именно они устанавливают периодичность проведения инвентаризации. Этот показатель зависит от того, инвентаризацию какой разновидности имущества проводит организация. Имеет значение и то, какие обязательства существуют у фирмы. Эти факторы руководитель предприятия должен учесть еще до момента составления графика инвентаризации.

В разных организациях количество инвентаризаций и сроки проведения инвентаризаций определяются по-разному, но они должны соответствовать имеющимся требованиям. Рассмотрим ситуации, когда на предприятии должна проводиться ежегодная инвентаризация:

Существуют и такие объекты, которые требуют более частого проведения проверок. Если речь идет о дебиторской или кредиторской задолженности, то их инвентаризация должна проводиться 2 раза в год – по состоянию на 01.06 и 01.12 текущего года.

Есть объекты исследования, требующие еще более частых проверок. Порядок и сроки проведения инвентаризации для них определяются руководителем. Не реже одного раза в квартал необходимо проводить проверку следующих объектов:

• расчеты относительно отчислений в бюджет;
• бланков товарно-транспортных накладных.

Каждый месяц ответственное лицо должно проводить инвентаризацию:

• материалов;
• сырьевой продукции;
• денег, принадлежащих предприятию;
• ценных бумаг (речь идет о различных денежных документах);
• бланков строгой отчетности.

Руководитель должен отобразить в учетной политике периодичность проведения инвентаризации имущества, сроки по каждому виду объекта. Главное – не нарушать имеющиеся правила.

Предприятие должно проводить инвентаризацию расчетов со своими структурными подразделениями, имеющими свой баланс. Делать это нужно каждый месяц по состоянию на 1 число.

Инвентаризация по расчетам с банками должна проводиться по мере поступления соответствующих выписок. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются в этом случае ситуативно. Во внимание берут не только расчетные, но и другие формы счетов предприятия.

Инвентаризация может потребоваться и в случае банкротства предприятия. В этом случае проверка обязательна в соответствии с российским законодательством. Она необходима для описи имеющегося имущества. Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве точно не определен. Начать ее нужно в момент передачи имущества в ведение конкурсного управляющего. Длительность зависит от количества объектов, подлежащих инвентаризации. Обычно процедура занимает от 3 до 14 дней.

Документальное оформление инвентаризации

Руководители и ответственные лица могут задаться вопросом, как провести инвентаризацию и документально ее оформить. От правильности действий будет зависеть ценность проверки и ее юридическая сила.

Для проведения проверки разработаны типовые документы, использовать которые нужно на определенном этапе инвентаризации. Еще вначале руководитель должен составить и ввести в действие приказ о проведении соответствующей проверки (документальное оформление инвентаризации начинается именно с этого).

Эта бумага является первичным учетным документом. Для удобства ведения проверки была разработана единая форма ИНВ-22. В ней отображают сроки проведения, объект инвентаризации, перечень ответственных лиц. Приказ содержит информацию обо всех сотрудниках, включенных в инвентаризационную комиссию. Указывается и причина инвентаризации в приказе.

Приказ обязательно содержит информацию о событии, ставшем причиной проведения инвентаризации. Вариантов здесь может быть несколько. Например, увольняется материально-ответственное лицо, на его место берут нового работника. В этом случае необходимо провести инвентаризацию и только после этого передать имущество в ведение нового сотрудника. Есть и другие примеры причин инвентаризации в приказе: переоценка имущества, внеплановая проверка и прочие.

Приказ является сигналом для материально-ответственных лиц к подготовке объектов инвентаризации. Те материалы, ценности и прочие объекты проверки, которые находятся в ведении сотрудника, должны быть им подготовлены. Под подготовкой понимается сортировка, удобное положение ценностей, чтобы оформление инвентаризации происходило легче.

При подготовке МОЛ должен следовать приказу. Все подотчетные объекты проверяются не группами, а по отдельности.

Акты инвентаризации

В ходе проверки ответственные лица получают конкретные данные, вносить которые необходимо в специализированные акты. В них отображается информация не только об уже имеющихся ценностях. Документы по инвентаризации содержат информацию и о тех объектах, которые должны в ближайшее время поступить на предприятие.

Например, организация заключила контракт с другим предприятием на поставку оборудования. Оплата по ним уже произведена, а само оборудование не поступило. Информация о нем все равно должна быть включена в инвентаризационные документы.

Если в ходе проверки были обнаружены несоответствия между фактическими и учетными показателями, то необходимо составить акт по каждому из случаев.

Существует несколько унифицированных форм актов, позволяющих отобразить все полученные в ходе проверки данные. На их основании делаются выводы относительно имеющихся излишков и недостач. Используются следующие документы для проведения инвентаризации:

• ИНВ-3 (показывает значение фактических показателей, не включает в себя данные об объектах, не находящихся на складе предприятия);
• ИНВ-4 (это дополнение к предыдущей форме, оно отображает общую стоимость ценностей, имеющихся в наличии);
• ИНВ-5 (несет в себе информацию об объектах, взятых организацией на временное хранение);
• ИНВ-6 (эти документы, оформляемые при инвентаризации, отображают информацию о тех ценностях, которые в период проведения проверки еще не находились на складе, но были в пути).

Используются и другие формы актов. На основе сличительных ведомостей заполняются акты ИНВ-18 и ИНВ-19. В них содержится информация об имеющихся излишках и недостачах (включая стоимостные и количественные показатели). Прочитать подробнее о формах ИНВ-18 и ИНВ-19, а также посмотреть образцы можно в статье.

При инвентаризации формы документов используются различные. Но цель их одна – выдать обобщенные показатели.

Любой из актов составляется сразу в 2 экземплярах – один направляется в бухгалтерию, а другой отдается работнику, являющемуся МОЛ.

В конце проверки все полученные результаты отдают руководителю организации. В зависимости от результатов, он может наказать или наградить материально-ответственных лиц. Но теперь у руководителя не возникнет вопрос, какие документы нужны для проведения инвентаризации.

По результатам проверки может быть изменена стратегия работы отдельных подразделений или предприятия в целом. Например, если в организации слишком большие запасы, может быть изменена технология их закупа или увеличены объемы производства.

В ходе внесения информации в акты и сличительные ведомости, у ответственного лица может возникнуть вопрос, как правильно оформить инвентаризацию документально. Нужно помнить о следующих правилах:

• первичные документы могут быть заполнены не только на компьютере, но и вручную;
• при внесении исправлений обязательно нужно делать сноску, подписать которую должны все члены комиссии и МОЛ;
• в документах не должно быть пустых ячеек, если какая-то информация отсутствует, то на ее месте ставится прочерк (это позволяет не допустить последующего внесения изменений);
• все обозначения должны быть идентичны тем, что используются в бухучете;
• если акт состоит из нескольких страниц, то они обязательно должны скрепляться, что исключит вероятность потери или смешения данных.

Все работники, задействованные в проведении инвентаризации, должны подписывать первичные документы. В противном случае они будут недействительными.

Нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации

При планировании и проведении инвентаризации необходимо использовать нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации имущества организации.

Одним из главных НПА является ФЗ «О бухгалтерском учете». В этом документе прописаны правила учета и оценки имущества предприятия. Здесь же дается определение инвентаризации, перечисляются причины, вследствие которых она становится обязательной процедурой. Этот Федеральный закон – основной нормативный документ, регулирующий порядок проведения инвентаризации. В нем прописывается то, как должны отображаться выявленные данные и полученные в ходе проверки расхождения.

При изучении порядка проведения инвентаризации следует обратить внимание на ПБУ №34-Н. Оно было утверждено еще в 1998 году, но с течением времени претерпевало некоторые изменения. Именно этот документ проводит нормативное регулирование инвентаризации. В нем содержится информация о том, как правильно оценивать результаты и проводить проверку относительно имущества и имеющихся у компании обязательств.

Обратить внимание нужно и на Постановление Госкомстата РФ №88. Оно вступило в силу в 1998 году. В документе отображены формы первичной отчетности по инвентаризации. Но нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, не обязуют использовать унифицированные формы актов. Предприятие может разработать и свои формы.

При проведении инвентаризации нужно руководствоваться методическими указаниями, вступившими в силу после выхода приказа Минфина РФ №49 в 1995 году. Именно здесь отображен порядок проверки финансовых и имущественных обязательств предприятия и способы отображения и оформления полученных сведений. На основании этого нормативного документа инвентаризация отдельных разновидностей обязательств и проводится.

В случае выездной проверки ответственные лица руководствуются приказом Минфина РФ и МНС РФ №20н ГБ-3-04/39. Именно после его принятия вступило в силу положение о порядке проведения такой проверки. Она проводится налоговыми органами в отношении налогоплательщиков.

Но используемая организацией нормативно-правовая база инвентаризации может быть расширена. При этом во внимание берут имеющиеся формы собственности, специфику работы и ее масштабы. Все вместе это позволяет руководителю организации проводить инвентаризацию на основании законов и положений, ясно регламентирующих процедуру работы.

График (план) проведения инвентаризации: образец

Важным документом является график проведения инвентаризации, образец которого позволит не допустить ошибок при заполнении. Информация о сроках проверок отображается в этом плане. Его перед началом инвентаризации составляет главный бухгалтер.

При составлении графика необходимо руководствоваться имеющимися нормативными актами. Включать в этот документ нужно информацию об обязательных и добровольных инвентаризациях. Образец план-графика проведения инвентаризации дает понять, что он подлежит утверждению у руководителя организации. Соответствующий реквизит проставляется в шапке документа. Там же руководитель проставляет свою подпись и делает ее расшифровку.

В названии указывается организация и дата проведения проверки (прописываются сроки или год). Например, образец графика инвентаризации содержит информацию обо всех проверках компании за отчетный год.

Информация о проверках вносится в специальную таблицу, где необходимо указать порядковый номер, статьи баланса, дату проведения и список ответственных лиц.

Когда данные обо всех проверках будут внесены в таблицу, документ подписывается главным бухгалтером, а потом передается на утверждение руководителю. Образец плана проведения инвентаризации поможет заполнить документ правильно, внеся все необходимые реквизиты.

Образец план-графика

Образец графика проведения инвентаризации представлен ниже: