Инвентаризационная комиссия: формирование, состав и протокол заседания

Проведением инвентаризации в организации занимается специальная комиссия, назначает и утверждает состав которой директор этой организации. Делает он это с помощью приказа. В связи с этим, все руководители должны знать, как выглядит образец приказа о создании инвентаризационной комиссии.

Приказ о создании инвентаризационной комиссии: образец

В процессе своей деятельности организации должны проводить инвентаризации. Это нужно для проверки фактического наличия имущества и обязательств компании.

Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия. Она утверждается приказом директора компании. Данный приказ должен быть оформлен следующим образом:

1. Указывается полное наименование учреждения, с указанием организационно-правовой формы.
2. Затем прописывается номер приказа о создании инвентаризационной комиссии.
3. Затем обязательно указывают дату и место составления документа.
4. После этого пишут, что приказ составлен в соответствие с методическими рекомендациями Министерства Финансов для проведения проверок, обязательных в текущем году.
5. Затем следует сам текст приказа:

• Приказываю создать комиссию по инвентаризации в следующем составе: указываются должности, фамилии, имена и отчества председателя и всех членов комиссии.
• Возложить на комиссию следующие обязательства:
  • проводить описи активов и обязательств компании в соответствие с графиком проведения инвентаризаций на текущий год;
  • вовремя и правильно оформлять итоги инвентаризации;
  • обеспечивать достоверность и полноту внесения в описи сведений об остатках запасов, продукции, денег, основных средств, а также иного имущества и обязательств.

6. После этого председатель и все члены комиссии должны подтвердить свое ознакомление с приказом. Для этого они проставляют свои подписи.

Образец приказа о назначении инвентаризационной комиссии приведен ниже:

Состав инвентаризационной комиссии

Состав инвентаризационной комиссии (как постоянно действующей, так и рабочей) утверждает руководитель компании с помощью соответствующего приказа. Данный приказ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

В состав комиссии по инвентаризации могут входить:

• сотрудники бухгалтерии;
• работники администрации компании;
• работники, занимающиеся в организации внутренним аудитом;
• сотрудники независимых аудиторских компаний;
• специалисты иных областей.

К тому же, одни и те же работники могут быть членами сразу нескольких комиссий. Например, комиссии по инвентаризации и комиссии по выбытию и поступлению ценностей.

Стоит отметить, что сотрудники, несущие материальную ответственность, не могут входить в состав инвентаризационной комиссии. Они могут только присутствовать при проведении проверки.

Если проводится опись финансовых обязательств и активов, в составе комиссии обязательно должен присутствовать главный бухгалтер. А если осуществляется инвентаризация нефинансовых активов, бухгалтер не может быть членом комиссии. Он должен будет предоставлять сведения, необходимые для проверки, а также оформлять описи.

Если главбух является председателем комиссии, то остальными членами должны быть или начальники отделов, или рядовые работники.

Также председателем комиссии может быть и сам управляющий компании. В такой ситуации он может возложить контроль за исполнением обязательств на главного бухгалтера. Так будет целесообразнее для самой компании. Это связано с тем, что если главбух является председателем, то он может выполнять только управленческие обязательства.

Директор организации самостоятельно может решить, какое будет количество членов инвентаризационной комиссии, отталкиваясь от вида проводимой инвентаризации и специфики деятельности компании. Законодательство данный вопрос не регламентирует. В основном, организации формируют комиссии из четырех человек.

При неполном составе комиссии по инвентаризации проведение проверки недопустимо.

Если при проведении инвентаризации предстоит большой объем работ, дополнительно формируется рабочая комиссия. Персональный состав рабочей инвентаризационной комиссии утверждает управляющий компании. В состав такой комиссии могут входить работники тех же должностей, что и в состав основной комиссии по инвентаризации.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии: образец

После того, как комиссия закончит проводить инвентаризацию, она должна устроить заседание. Во время этого заседания определяются основные результаты и выявленные расхождения. Также во время заседания комиссия должна установить причину выявленных несоответствий и способы исправления сложившейся ситуации. По результатам должен быть составлен протокол заседания инвентаризационной комиссии.

Данный документ имеет следующую структуру:

• полное наименование компании, в которой проводилась проверка, с указанием организационно-правовой формы;
• дата и место составления документа;
• название подразделения, которое подверглось инвентаризации;
• наименование составляемого документа – протокол инвентаризационной комиссии;
• список членов комиссии, с указанием их должностей, а также фамилий и инициалов;
• описание результатов произведенной проверки;
• перечень сотрудников, выступавших по данному вопросу;
• решение, которое было принято по обсуждаемому вопросу;
• заключение, вынесенное комиссией;
• выявленные нарушения (если есть);
• виновные в нарушениях работники, с указанием должностей, фамилий и инициалов;
• сведения о мероприятиях, проведенных для устранения обнаруженных недостатков;
• подписи председателя и всех членов комиссии.

Оформление данного протокола должно сопровождаться следующими приложениями:

• оформленными актами и описями проведенной инвентаризации по формам типа ИНВ по каждому лицу, несущему материальную ответственность, объекту, складу или подразделению компании. Всего их существует девятнадцать, в зависимости от вида проводимой проверки;
• список устаревшей и неподходящей для дальнейшего использования продукции;
• список недостающей или излишествующей продукции, с указанием ее цены;
• объяснения работников, на которых возложена мат. ответственность, и иных должностных лиц по поводу излишка или недостачи ценностей (акты, справки, копии первичных документов).

В ходе проведения заседания, комиссия должна вынести следующие предложения:

• по срокам и способам устранения недостач, а также по проведению служебных расследований (в случае обнаружения недостачи);
• по дальнейшему пользованию устаревшей и непригодной для последующего использования продукции;
• иные предложения, касательно работы с подвергшимися инвентаризации ценностями.

Стоит отметить, что если в ходе проведения инвентаризации не было обнаружено каких-либо нарушений, а также виновных за это работников, протокол инвентаризации составлять нет необходимости.

Образец протокола заседания инвентаризационной комиссии приведен ниже:

Случаи признания результатов инвентаризации недействительными

Существует несколько случаев, когда итоги инвентаризации могут быть признаны недействительными:

• в приказе директора отсутствует утверждение касательно состава комиссии;
• при проведении инвентаризации присутствуют не все члены комиссии;
• посторонние граждане получили доступ к инвентаризационным документам;
• члены комиссии не проставили на инвентаризационных описях свои подписи;
• при заполнении документов были допущены ошибки и помарки;
• материально-ответственное лицо не присутствовало при проведении проверки;
• приказ о проведении инвентаризации был оформлен неправильно;
• порядок оформления документов был нарушен.

Задачи и обязанности инвентаризационной комиссии

Комиссии по инвентаризации бывают двух видов. В зависимости от вида комиссии отличаются и ее основные задачи.

• постоянно действующие комиссии;
• рабочие комиссии.

Задачами инвентаризационной комиссии, действующей на постоянной основе, являются:

• проведение плановых и выборочных инвентаризаций, а также контрольных проверок;
• проведение профилактических работ по обеспечению сохранности и целостности активов компании, заслушивание на заседаниях директоров отделов касательно этого вопроса;
• организация проведения инвентаризаций и проведение инструктажа для рабочих комиссий.

Рабочие комиссии по инвентаризации выполняют следующие задачи:

• проверка верности определения различий по инвентаризации;
• контроль за сохранностью активов;
• проверка соблюдения работниками, несущими материальную ответственность, правил ведения первичного учета и хранения активов;
• проведение повторных сплошных проверок при установлении грубых нарушений;
• рассмотрение письменных объяснений работников, допустивших порчу или недостачу ценностей, а также иные нарушения.

В обязанности инвентаризационной комиссии входит:

• получение необходимых документов перед началом инвентаризации;
• перед началом проверки на фактическое наличие ценностей — получение последних документов по приходу и расходу или отчетностей о движении денег и ценностей;
• на момент проведения проверки – обеспечение полноты и точности внесения в описи сведений об остатках денег, продукции, запасов, основных средств, иного имущества, а также финансовых обязательств; обеспечение верности и своевременности оформления результатов проведенной проверки;
• при обнаружении ошибок и неточностей в описях уже после окончания инвентаризации – проведение проверки указанных фактов; в случае, если они будут подтверждены – исправление обнаруженных ошибок в установленном порядке.

В обязанности инвентаризационной комиссии до начала проверки входит:

• узнать, находится ли территория организации под охраной, и имеется ли в помещениях пожарная сигнализация;
• проверить, имеются ли соглашения о материальной ответственности с соответствующими работниками;
• проверить, имеются ли в организации сейфы, слады и шкафы для хранения ценностей;
• проверить, оснащены ли места хранения ценностей приборами для измерения;
• установить, соблюдаются ли в компании условия хранения ценностей, которые принадлежат третьим лицам;
• уточнить, есть ли контроль над вывозом ценностей из организации и порядком выдачи доверенностей на их получение;
• проверить, есть ли приказ директора компании о назначении комиссии, которая проверяет сохранность ценностей.

Функциями инвентаризационной комиссии являются:

• проведение проверки имущества, денег, ценных бумаг, незаконченного производства и иных ценностей в местах производства и хранения;
• вместе с бухгалтерскими работниками участвуют в определении результата проверки и разрабатывают предложения касательно учета излишков и недостач;
• вносят свои предложения по вопросам упорядочивания отпуска, хранения и приема ценностей, улучшения контроля за ними и их учета, и реализации имущества и ценностей, которые не нужны компании;
• оформление итоговый протокол, в котором указывается, в каком состоянии находится склад; результаты проведенной проверки, а также выводы относительно них; предложений о зачете излишков и недостач, списании недостач в пределах норм естественной убыли и сверхурочных недостач;
• несение ответственности за и соблюдения порядка проведения инвентаризации и ее своевременность, в соответствие с приказом директора компании, за точность и достоверность сведений, вносимых в инвентаризационные описи.