Как посчитать среднесписочную численность работников за месяц?

Разные виды отчетов сдают ИП и ООО. Оба обязаны передавать сведения о среднесписочной численности в ФНС по месту прописки и регистрации компании соответственно. В бланк КНД 1110018 вносят этот параметр. Из-за этого возникают вопросы о том, а как посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Зачем нужна месячная ССЧ?

Отчет о среднесписочной ООО и ИП сдают в ФСС и ФНС. В первом случае нужен поквартальный отчет с нарастающим итогом. В налоговую же службу сведения передаются:

• при создании организации (на 1 число следующего месяца, идущего после регистрации);
• ежегодно до 20 января следующего отчетного периода.

Но зачем тогда нужно знать, как считать среднесписочную численность работников за месяц, если сведения передаются за квартал или год? Причина проста – для вычисления значения за конкретный период следует сначала узнать параметр месячной среднесписочной. Без него произвести дальнейшие вычисления не получится.

Формула среднесписочной за месяц

Чтобы все юр и физлица проводили вычисления по единому правилу, была разработана формула расчета среднесписочной численности работников за месяц. Она прописана в Указаниях, утвержденных Росстатом (приказ №428, выпущенный 28 октября 2013 года).

В документе говорится, что ССЧ за месяц высчитывается как сумма списочной численности каждого календарного дня, деленная на число дней в рассматриваемом месяце.

Важно считать календарные, а не отработанные дни. То есть, будет не важно, 22, 28 или другое количество дней трудились служащие. К учету будут приняты все 28,29, 30 или 31 день в зависимости от длительности месяца.

Отсюда может возникнуть следующий вопрос, а как рассчитать среднесписочную численность за месяц, если учитывать нужно и выходные, праздничные дни? Никаких сложностей тут нет. Для таких дней ССЧ будет, как и у предыдущих дней. Например, если в пятницу уволили сотрудника, а в понедельник приняли нового, то уволенного при ССЧ на субботу и воскресенье учтут, а принятого прибавят только в понедельник.

Пример расчета ССЧ

Для удобства и правильности расчета должностному лицу лучше использовать табель рабочего времени, так как там отображаются все служащие, с которыми оформлен трудовой договор. Правильно произвести вычисления поможет и пример расчета среднесписочной численности работников за месяц.

В сентябре было 30 дней. На первое сентября в компании работало 40 человек. В течение месяца было уволено 5 человек 12 числа, принято на работу – 10 человек 29 числа. ССЧ по дням будет следующей:

• с 1 по 11 сентября – 40 человек;
• с 12 по 28 сентября – 35 человек;
• с 29 по 30 сентября – 45 человек.

Это означает, что среднесписочная численность работников за месяц составит: (11*40+17*35+2*45)/30 = 37,5 человек.

Если для отчета нужен показатель за месяц, то ее округляют по математическим правилам. Если после запятой стоит:

• цифра от 0 до 5, то в меньшую сторону;
• цифра 5 или больше, то в большую сторону.

В рассматриваемом случае округлить нужно до 38. На этом расчет ССЧ за месяц будет закончен.

Как учитывать тех, кто работает неполный день?

В Указаниях есть правила учета и тех сотрудников, которые трудятся не весь рабочий день. Их нужно считать в соответствии с количеством отработанных часов. То есть, если человек трудится лишь 4 часа из 8, то в ССЧ за месяц его нужно учитывать как 0,5 человека.

При наличии таких служащих расчет среднесписочной численности работников за месяц нужно производить, исходя из количества нормы часов, не беря во внимание число дней по календарю. То есть прибавлять их нужно к месячному значению ССЧ.