10 октября 2016
Сроки хранения документов по номенклатуре дел
Cроки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации. При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые — всего в течение нескольких лет.
Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения
Рабочая классификация номенклатуры дел
Период нахождения в архиве канцелярских бумаг
Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?
Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?
Как долго нужно сохранять документы налогового учета?
Специализированные требования к сохранности документов по налогам
Какие требования существуют для архива бухгалтерии?
Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности
Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения
Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?
Содержание
Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения
Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.
Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек. Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.
Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.
Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Рабочая классификация номенклатуры дел
Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:
- бюро делопроизводства и архивного дела;
- служба персонала;
- отдел регулирования оплаты труда;
- отдел бюджетного управления и анализа;
- бухгалтерия;
- отдел налоговой отчетности;
- отдел промышленной и пожарной безопасности;
- технологический отдел;
- прочие отделы.
До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.
Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.
Период нахождения в архиве канцелярских бумаг
Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.
Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта. А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.
Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:
Учетный номер | Наименование папки | Количество дел | Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 | Комментарий | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
1. Архив | |||||
1.1 | Устав АО «Интеграл» |
| Срок не органичен (ст. 50) |
| |
1.2 | КД АО «Интеграл» |
| Срок не органичен (ст. 576) |
| |
1.3 | ПВТР АО «Интеграл» |
| 12 месяцев (ст. 773) | После принятия изменений и создания на их основе новых правил | |
1.4 | Распорядительные документы дирекции по главным направлениям бизнеса |
| Бессрочно (ст. 19) |
| |
1.5 | Распорядительные документы дирекции по административным вопросам |
| 60 месяцев (ст. 19) |
| |
1.6 | Стенограммы совещаний руководителей компании |
| Бессрочно (ст. 18 е) | Для планерок и коротких совещаний — 60 месяцев | |
1.7 | Итоговый финансовый отчет, составляемый ежегодно по основным видам бизнеса |
| Бессрочно | Неограниченный срок | |
1.8 | Контактные данные всех работников АО «Интеграл» |
| 12 месяцев (ст. 785) | Срок установлен со дня создания нового списка | |
1.9 | Перечень дел |
| Срок не органичен (ст. 200 а) |
| |
— | — | — | — | — |
При оформлении регистра Елене сначала было непонятно наличие пустых строк в конце. Как оказалось, это «запасные» поля для возможного появления новых наименований дел, не применявшихся ранее. Сроки по ним также оставались пустыми до момента внесения новых записей в отношении названия папки документов.
После того как с перечнем дел своего подразделения было покончено, стажер решила перейти к изучению и расстановке сроков документов службы персонала. Разнообразие видов документов и сроков их хранения также потребовало определенных затрат времени на обработку.
Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?
Главной особенностью документации, связанной с приемом, учетом, увольнением персонала, является достаточно длительный срок хранения для значительной ее части, начинающийся с 75 лет. Причиной установления подобных правил служит наличие большого объема персонифицированных данных в каждом документе.
Форма отражения информации о номенклатуре дел оказалась схожей с оформляемым ранее разделом:
Учетный номер | Наименование папки | Количество дел | Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
2. Персонал | ||||
2.2 | Штатное расписание |
| Срок неограничен (ст. 71) |
|
2.5 | Карточки работников |
| 75 лет (ст. 693) |
|
2.6 | Заполненные графики предоставления отпусков |
| 1 год (ст. 693) |
|
2.7 | Списки работников организации |
| 75 лет (ст. 685) |
|
2.8 | Документы воинского учета |
| 3 года (ст. 685) |
|
2.9 | Перечень бывших работников (пенсионеров) |
| 5 лет (ст. 685) |
|
2.10 | Основания для привлечения сотрудника к мерам дисциплинарного воздействия (служебные, докладные записки, акты отсутствия на рабочем месте, рапорты) |
| 3 года (ст. 694) |
|
2.11 | Журнал регистрации трудовых договоров |
| 75 лет (695 б) |
|
2.12 | Результаты аудита кадровой документации, оценки качества работы службы | Срок неограничен (ст. 648) |
| |
| — | — | — | — |
| Зарезервированные строки |
|
|
|
| Зарезервированные строки |
|
|
|
Некоторые записи Елене пришлось изучать особенно досконально ввиду специфики их оформления и последующего хранения. Для этого пришлось прочитать большое количество принятых нормативно-правовых актов.
Нужно отметить, что в марте 2016 года были внесены изменения в ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, разрешающие хранить документы по личному составу, изданные после января 2003 года, 50 лет, однако в перечень, утвержденный приказом № 558, эти изменения не попали. В связи с этим для тех наименований документов, которые отражены в перечне, менять сроки не следует.
Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?
В данной категории дел большинство документов должно находиться в архиве не более 5 лет, однако некоторые требуют более продолжительного периода хранения, равного 75 годам. Внутренние инструкции, регламенты, положения, служащие основой проведения расчетных операций по оплате труда, должны быть в наличии в компании на протяжении неограниченного периода времени.
В наиболее общем виде структуру описания дел, относящихся к отделу регулирования оплаты труда, можно представить в виде таблицы, приведенной ниже:
Учетный номер | Наименование папки | Количество дел | Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
3. Отдел регулирования оплаты труда | ||||
3.1 | Локальные акты с алгоритмами начисления оплаты за труд |
| Срок не органичен (ст. 411 а) |
|
3.2 | Лицевые счета по заработной плате работников |
| 75 лет (ст. 413) |
|
3.3 | Заявления на получение мат. помощи | 5 лет (ст. 415) |
| |
3.4 | Оформленные ведомости на выдачу заработной платы сотрудникам |
| 5 лет |
|
3.5 | Больничные листы, принятые к учету от работников |
| 5 лет (ст. 896) |
|
3.6 | Принятые исполнительные листы по сотрудникам АО «Интеграл» |
| От 5 лет, однако срок может быть увеличен при наличии обстоятельств, требующих этого | ст. 416 |
— | — | — | — | — |
| Резерв |
|
|
|
| Резерв |
|
|
|
Хотя большая часть документов была Елене знакома еще с момента прохождения практики в расчетном отделе крупного завода, о необходимом периоде их хранения она узнала впервые. Объем полученной информации произвел на нее должное впечатление.
После завершения инвентаризации «зарплатных» бумаг пришел черед налоговых документов, которые были ближе всего к профилю полученного Еленой образования.
Как долго нужно сохранять документы налогового учета?
Анализируя имеющиеся таблицы документов, Елена не могла не заметить, что практически все они должны оставаться в наличии в компании на протяжении не более 5 лет с момента их составления. Иными словами, бланки относились к категории с незначительным периодом обязательного обеспечения сохранности.
Учетный номер | Наименование папки | Количество дел | Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
4. Отдел налоговой отчетности | ||||
4.1 | Учетная политика для целей налогового учета АО «Интеграл» |
| 5 лет (ст. 360) |
|
4.2 | Документы, подтверждающие постановку на учет в ФНС, во внебюджетных фондах |
| Срок неограничен (ст. 381) |
|
4.3 | Документация по спорам с налоговыми органами | 5 лет (ст. 398) |
| |
4.4 | Счета-фактуры |
| 4 года (ст. 368) |
|
4.5 | Регистры учета доходов и уплаченных налогов на каждое частное лицо — сотрудника компании |
| 5 лет (ст. 394) | Необходимо периодически проводить аудит имеющихся в наличии документов |
4.6 | Периодическая налоговая отчетность компании (декларации) |
| 5 лет (ст. 392) |
|
4.7 | Документы по начислению налога на земельные участки АО «Интеграл» |
| 5 лет (ст. 389) |
|
4.8 | Документы по сверке расчетов с инспекцией |
| 5 лет (ст. 385) |
|
4.9 | Информация о полученных физическим лицом доходах |
| 5 лет (ст.396) |
|
4.10 | Книга покупок и книга продаж АО «Интеграл» |
| 4 года (ст. 459 у) |
|
— | — | — | — | — |
| Зарезервированные позиции |
|
|
|
| Зарезервированные позиции |
|
|
|
Имея только теоретическую подготовку в области налогового учета, Елене пришлось дополнительно штудировать нормативные базы и интернет для получения дополнительной информации и лучшего понимания изучаемого вопроса.
Специализированные требования к сохранности документов по налогам
Одна из лекций более всего запомнилась Елене в институте, она касалась отнесения убытков компании на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Стажер помнила, что Налоговый кодекс предлагал делать это в течение 10 лет. В ходе проверки номенклатуры тут же возник вопрос о том, сколько лет хранить документы, подтверждающие факт возникновения и списания убытков прошлых периодов. Действует ли стандартный пятилетний период для подобной документации? Для того чтобы развеять возникшие сомнения, ей пришлось углубиться в изучение нормативной базы.
В ходе анализа удалось выяснить, что на основании п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный фирмой убыток, должны быть у нее в наличии. Проблема заключалась в том, что конкретного наименования необходимой документации не приводилось. Поскольку в кодексе ответов не содержалось, пришлось искать прецедент в практике судопроизводства. Одно из решений при этом четко гласило, что наличие убытка в одном из периодов можно подтвердить, в том числе и первичными документами. Это было постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2. Представители Минфина в этом отношении также высказались предельно ясно: достаточно иметь в наличии все бухгалтерские документы, на основании которых был определен отрицательный финансовый результат.
Результатом анализа приведенных норм стал вывод о том, что все документы первичного учета должны сохраняться в архиве весь период списания убытка и 4 года поле этого. Но компания-работодатель находилась в стадии роста бизнеса, уровень доходности был на несколько процентов выше среднерыночного, и убытки в ближайшие несколько лет ей не грозили.
Какие требования существуют для архива бухгалтерии?
Несмотря на неподдельный интерес Елены к учетным процедурам и порядку составления годового баланса, объем работ в бухгалтерской секции поразил ее. Особенно впечатлило ее огромное разнообразие всевозможных бланков, различающихся как целями оформления, так и процедурой внесения информации и алгоритмов расчетов. Несмотря на то что большая часть томов была сгруппирована в объемные разделы, их количество все равно было намного больше, чем по другим направлениям документооборота. Здесь хранилось все: от накладной и авансового отчета до отчета о прибылях и убытках. Для инвентаризационных описей и финансовой отчетности отводились отдельные стеллажи, так как период их хранения существенно превосходил пятилетний срок, отведенный для всей прочей документации.
Учетный номер | Наименование папки | Количество дел | Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 | Комментарий | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
5. Учетные документы и финансовая отчетность | |||||
5.1 | Политика ведения бухгалтерского учета АО «Интеграл» |
| 5 лет (ст. 360) |
| |
5.2 | Бухгалтерская отчетность по итогам года | Неограниченный срок, пока действует компания (ст. 351 б) |
| ||
5.3 | Периодическая бухгалтерская отчетность |
| 5 лет (ст. 351 в) |
| |
5.4 | Акты переоценки и расчеты начисления амортизации основных средств |
| Бессрочно (ст. 429) |
| |
5.5 | Документально оформленные результаты инвентаризаций материальных ценностей, денежных средств, расчетов и иных активов |
| Бессрочно (ст. 427) | По товарам, материалам допускается сокращение до 5 лет, если регулярно проводится внутренний аудит | |
5.6 | Квитанции, расчетные листы, ведомости по выплате пособий, материальной помощи |
| 5 лет (ст. 415) |
| |
5.7 | Приходно-расходные первичные учетные документы по различным направлениям хозяйственной деятельности |
| 5 лет (ст. 362) |
| |
5.8 | Контракты, закрепляющие полную материальную ответственность |
| 5 лет (ст. 457) | С момента освобождения работника от соответствующей должности | |
5.9 | Ведомости по оборотам и остаткам различных счетов |
| 5 лет (ст. 361) | При условии регулярного аудита | |
5.10 | Книга кассира |
| 5 лет (ст. 362) |
| |
5.11 | Главная книга АО «Интеграл» |
| 5 лет (ст. 361) |
| |
5.12 | Карточки по учету внеоборотных активов |
| 5 лет (ст. 459 д) | С момента списания объекта с учета | |
— | — | — | — | — | |
| Зарезервированные строки |
|
|
| |
| Зарезервированные строки |
|
|
| |
Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности
Еще в институте, при изучении разнообразных актов законодательства, Елена выяснила, что организации обязаны, начиная с определенной численности персонала, иметь в штате специалиста по охране труда, промышленной и пожарной безопасности. Ее нынешняя компания-работодатель не была исключением, но чем конкретно занимается служба и какой набор документов ей необходим, девушка не знала. Однако с помощью все того же списка из приказа № 558 проблему с максимальным периодом обеспечения сохранности удалось решить и здесь.
Учетный номер | Наименование папки | Количество дел | Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
6. Отдел промышленной и пожарной безопасности | ||||
6.1 | Локальные регламенты по обеспечению безопасности труда и промышленных процессов |
| Не менее 3 лет (ст. 27 б, 28 б) | С момента введения в действие новой редакции |
6.2 | Документальные свидетельства проведенных оценок условий труда на рабочем месте | 5 лет (ст. 625) |
| |
6.3 | Документы о выявленных в ходе проверок нарушениях, указания по их устранению | 5 лет (ст. 603) |
| |
6.4 | Журналы, книги регистрации обучения сотрудников технике безопасности на рабочих местах | 5 лет (ст. 624) |
| |
6.5 | Книги для фиксации факта проведения предварительного инструктажа | не менее 10 лет (ст. 626 б) |
| |
6.7 | Книга регистрации обучения пожарной безопасности | 5 лет (ст. 870) |
| |
6.8 | Книга регистрации выдачи экземпляров регламентов о безопасности на рабочем месте сотрудникам компании | не менее 2 лет (ст. 259 б) |
| |
6.9 | Журнал регистрации предрейсового, послерейсового медицинского осмотра водителей | 5 лет (ст. 914) |
| |
— | — | — | — | — |
| Зарезервированные строки |
|
|
|
| Зарезервированные строки |
|
|
|
Данное направление также характеризуется средним сроком обеспечения сохранности документации в 5 лет. При этом некоторые регистры достаточно хранить в течение 2 лет, а часть журналов придется держать в архиве до 10 лет.
Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения
Документы по прогнозированию деятельности компании в будущем занимают не самый значительный объем в обороте организации, но их изучение оказалось не менее занимательным, чем материалы по другим подразделениям. При этом большая часть стратегических и среднесрочных расчетов требовала постоянного хранения, в то время как индивидуальные, разовые планы предписывалось хранить не более 1 года.
Учетный номер | Наименование папки | Количество дел | Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
7. Бюджетирование, финансовые прогнозы, статистика | ||||
7.1 | Общая стратегия компании с долгосрочными финансовыми планами АО «Интеграл» |
| Бессрочно (ст. 270) |
|
7.2 | Экономические расчеты, обоснования, бюджеты подразделений, инвестиционные планы |
| Бессрочно (ст. 271) |
|
7.3 | Ежегодные бюджеты компании |
| Бессрочно (ст. 285) |
|
7.4 | Квартальные и месячные корректирующие бюджеты и планы |
| До момента потери необходимости применения (ст. 288) |
|
7.5 | Планы работы конкретных сотрудников |
| До 1 года (ст. 291) |
|
7.6 | Итоговая статистическая отчетность по различным направлениям деятельности |
| Не менее 5 лет (ст. 473) |
|
7.7 | Отчетность сотрудников о рабочих процессах и результатах труда |
| 12 месяцев (ст. 476) |
|
— | — | — | — | — |
| Резервная строка |
|
|
|
После завершения данного раздела Елена столкнулась еще с одной большой трудностью, а именно с технологической, производственной и технической документацией. Здесь, как она предположила, ей придется немало поломать голову.
Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?
Большинство названий папок, присутствующих в производственно-техническом подразделении, не вызывали у Елены никаких проблесков воспоминаний. Поскольку они никак не были связаны с ее профессией, определить их назначение и сроки хранения документов по номенклатуре дел не представлялось возможным. Идентичных наименований в списке к приказу № 558 ей обнаружить не удалось. Решить проблему необходимо было при любом повороте событий, в связи с чем Елене пришлось просить помощи у своего непосредственного начальника.
Имея обширный опыт, руководитель предложил ей при отсутствии какого-либо вида документа в рассматриваемом перечне поискать его в специализированных ведомственных списках. В данном случае Елене предложили обратиться к Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минкультуры от 28.04.2011 № 412.
Проштудировав названный нормативный документ, Елене удалось надлежащим образом заполнить номенклатуру.
Учетный номер | Наименование папки | Количество дел | Период обеспечения сохранности и статья согласно приказу № 558 | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
8. Технологический отдел | ||||
8.1 |
|
|
|
|
8.2 | Карты техпроцессов |
| Неограниченный срок (ст. 141) |
|
8.3 | Технологические инструкции, указания, правила |
| До момента принятия новых (ст. 143) |
|
8.4 | Принятые условия производственного процесса, требования к готовым изделиям |
| До момента прекращения функционирования компании (ст. 145) |
|
8.5 | Техпаспорта |
| До введения в действие новой редакции (ст. 197) |
|
8.6 | Карты наладки для слесарей |
| До введения в действие новой редакции (ст. 213) |
|
— | — | — | — | — |
| Резервные строки |
|
|
|
| Резервные строки |
|
|
|
Однако и здесь обнаружились документы, которые не упоминались в используемых перечнях, в том числе и ведомственном. Пришлось снова просить помощи у вышестоящих сотрудников, поскольку своими силами найти решение не удалось.
Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов
Нередко в компании возникают документы, наименование и период хранения которых не указан ни в одном из утвержденных правительством списков. Однако даже в этой ситуации фирме не разрешено самовольно устанавливать период хранения той или иной документации.
Нужно иметь в виду, что согласно Основным правилам работы архивов организаций существует специальная процедура установления сроков хранения по документам, не поименованным в справочниках. В этих правилах говорится, что с целью установления сроков создается специальная экспертная комиссия из состава указанного подразделения архива, выносящая решение о периоде хранения на основе указания архивного учреждения, а также его головной экспертной комиссии.
Схожий подход декларируется и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.
Исходя из вышесказанного, процесс определения периодов хранения и обеспечение необходимых условий их нахождения в архиве — очень важная, ответственная и нужная работа, которая не отличается простотой. Елена убедилась в этом на собственном опыте.
Очень быстро пролетели дни испытательного срока, и Елена приступила к работе в бухгалтерии. Получив опыт в области реализации стандартов документооборота компании, она скрупулезно оценивала каждый созданный ею регистр на предмет длительности хранения и отнесения его в соответствующий раздел номенклатуры. При этом особое внимание было уделено тому, чтобы бланки бессрочного хранения не попадали в одно дело с бумагами краткосрочного периода хранения.
***
В целях соблюдения необходимых сроков хранения документации, а также безукоризненного следования требованиям к условиям их пребывания в архивах компании следует руководствоваться правительственными и ведомственными списками номенклатуры дел.
Необходимо в обязательном порядке обеспечить отдельный учет документов в зависимости от их назначения и значимости для компании, поскольку от этих параметров зависит длительность их обязательной сохранности. Некоторые бумаги следует хранить неограниченный период, однако в большинстве случаев срок хранения варьируется в диапазоне от года до 75 лет.
В тех случаях, когда в одну архивную папку попадают документы со сроком в 1, 3 года и 5 лет, в качестве рабочего периода нахождения в архиве принимается наибольший из них. Только таким способом можно обеспечить абсолютное соблюдение всех требований нормативно-правовых актов.
Нельзя уничтожать документацию ранее установленного для нее предельного срока нахождения в архиве, а также самостоятельно устанавливать период хранения каких-либо документов, если они не указаны в правительственном или ведомственном перечне. Для этих целей нормативными документами установлены специализированные процедуры. Наиболее приемлемым способом решения при этом стало бы обращение в имеющееся в регионе подразделение Росархива, которое помогло бы установить легитимные сроки хранения документации. Всех перечисленных правил компании необходимо неукоснительно придерживаться.