Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Cроки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации. При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые — всего в течение нескольких лет.

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Рабочая классификация номенклатуры дел

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения

Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.

Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек. Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.

Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.

Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Рабочая классификация номенклатуры дел

Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:

• бюро делопроизводства и архивного дела;
• служба персонала;
• отдел регулирования оплаты труда;
• отдел бюджетного управления и анализа;
• бухгалтерия;
• отдел налоговой отчетности;
• отдел промышленной и пожарной безопасности;
• технологический отдел;
• прочие отделы.

До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.

Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.
Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта. А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.

Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:

При оформлении регистра Елене сначала было непонятно наличие пустых строк в конце. Как оказалось, это «запасные» поля для возможного появления новых наименований дел, не применявшихся ранее. Сроки по ним также оставались пустыми до момента внесения новых записей в отношении названия папки документов.

После того как с перечнем дел своего подразделения было покончено, стажер решила перейти к изучению и расстановке сроков документов службы персонала. Разнообразие видов документов и сроков их хранения также потребовало определенных затрат времени на обработку.

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Главной особенностью документации, связанной с приемом, учетом, увольнением персонала, является достаточно длительный срок хранения для значительной ее части, начинающийся с 75 лет. Причиной установления подобных правил служит наличие большого объема персонифицированных данных в каждом документе.

Форма отражения информации о номенклатуре дел оказалась схожей с оформляемым ранее разделом:

Некоторые записи Елене пришлось изучать особенно досконально ввиду специфики их оформления и последующего хранения. Для этого пришлось прочитать большое количество принятых нормативно-правовых актов.

Нужно отметить, что в марте 2016 года были внесены изменения в ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, разрешающие хранить документы по личному составу, изданные после января 2003 года, 50 лет, однако в перечень, утвержденный приказом № 558, эти изменения не попали. В связи с этим для тех наименований документов, которые отражены в перечне, менять сроки не следует.

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

В данной категории дел большинство документов должно находиться в архиве не более 5 лет, однако некоторые требуют более продолжительного периода хранения, равного 75 годам. Внутренние инструкции, регламенты, положения, служащие основой проведения расчетных операций по оплате труда, должны быть в наличии в компании на протяжении неограниченного периода времени.

В наиболее общем виде структуру описания дел, относящихся к отделу регулирования оплаты труда, можно представить в виде таблицы, приведенной ниже:

Хотя большая часть документов была Елене знакома еще с момента прохождения практики в расчетном отделе крупного завода, о необходимом периоде их хранения она узнала впервые. Объем полученной информации произвел на нее должное впечатление.

После завершения инвентаризации «зарплатных» бумаг пришел черед налоговых документов, которые были ближе всего к профилю полученного Еленой образования.

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Анализируя имеющиеся таблицы документов, Елена не могла не заметить, что практически все они должны оставаться в наличии в компании на протяжении не более 5 лет с момента их составления. Иными словами, бланки относились к категории с незначительным периодом обязательного обеспечения сохранности.

Имея только теоретическую подготовку в области налогового учета, Елене пришлось дополнительно штудировать нормативные базы и интернет для получения дополнительной информации и лучшего понимания изучаемого вопроса.

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Одна из лекций более всего запомнилась Елене в институте, она касалась отнесения убытков компании на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Стажер помнила, что Налоговый кодекс предлагал делать это в течение 10 лет. В ходе проверки номенклатуры тут же возник вопрос о том, сколько лет хранить документы, подтверждающие факт возникновения и списания убытков прошлых периодов. Действует ли стандартный пятилетний период для подобной документации? Для того чтобы развеять возникшие сомнения, ей пришлось углубиться в изучение нормативной базы.

В ходе анализа удалось выяснить, что на основании п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный фирмой убыток, должны быть у нее в наличии. Проблема заключалась в том, что конкретного наименования необходимой документации не приводилось. Поскольку в кодексе ответов не содержалось, пришлось искать прецедент в практике судопроизводства. Одно из решений при этом четко гласило, что наличие убытка в одном из периодов можно подтвердить, в том числе и первичными документами. Это было постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2. Представители Минфина в этом отношении также высказались предельно ясно: достаточно иметь в наличии все бухгалтерские документы, на основании которых был определен отрицательный финансовый результат.

Результатом анализа приведенных норм стал вывод о том, что все документы первичного учета должны сохраняться в архиве весь период списания убытка и 4 года поле этого. Но компания-работодатель находилась в стадии роста бизнеса, уровень доходности был на несколько процентов выше среднерыночного, и убытки в ближайшие несколько лет ей не грозили.

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Несмотря на неподдельный интерес Елены к учетным процедурам и порядку составления годового баланса, объем работ в бухгалтерской секции поразил ее. Особенно впечатлило ее огромное разнообразие всевозможных бланков, различающихся как целями оформления, так и процедурой внесения информации и алгоритмов расчетов. Несмотря на то что большая часть томов была сгруппирована в объемные разделы, их количество все равно было намного больше, чем по другим направлениям документооборота. Здесь хранилось все: от накладной и авансового отчета до отчета о прибылях и убытках. Для инвентаризационных описей и финансовой отчетности отводились отдельные стеллажи, так как период их хранения существенно превосходил пятилетний срок, отведенный для всей прочей документации.

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Еще в институте, при изучении разнообразных актов законодательства, Елена выяснила, что организации обязаны, начиная с определенной численности персонала, иметь в штате специалиста по охране труда, промышленной и пожарной безопасности. Ее нынешняя компания-работодатель не была исключением, но чем конкретно занимается служба и какой набор документов ей необходим, девушка не знала. Однако с помощью все того же списка из приказа № 558 проблему с максимальным периодом обеспечения сохранности удалось решить и здесь.

Данное направление также характеризуется средним сроком обеспечения сохранности документации в 5 лет. При этом некоторые регистры достаточно хранить в течение 2 лет, а часть журналов придется держать в архиве до 10 лет.

Бюджеты и информация для органов статистики: установленный период хранения

Документы по прогнозированию деятельности компании в будущем занимают не самый значительный объем в обороте организации, но их изучение оказалось не менее занимательным, чем материалы по другим подразделениям. При этом большая часть стратегических и среднесрочных расчетов требовала постоянного хранения, в то время как индивидуальные, разовые планы предписывалось хранить не более 1 года.

После завершения данного раздела Елена столкнулась еще с одной большой трудностью, а именно с технологической, производственной и технической документацией. Здесь, как она предположила, ей придется немало поломать голову.

Что делать, если период сохранности документа законодательно не определен?

Большинство названий папок, присутствующих в производственно-техническом подразделении, не вызывали у Елены никаких проблесков воспоминаний. Поскольку они никак не были связаны с ее профессией, определить их назначение и сроки хранения документов по номенклатуре дел не представлялось возможным. Идентичных наименований в списке к приказу № 558 ей обнаружить не удалось. Решить проблему необходимо было при любом повороте событий, в связи с чем Елене пришлось просить помощи у своего непосредственного начальника.

Имея обширный опыт, руководитель предложил ей при отсутствии какого-либо вида документа в рассматриваемом перечне поискать его в специализированных ведомственных списках. В данном случае Елене предложили обратиться к Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минкультуры от 28.04.2011 № 412.

Проштудировав названный нормативный документ, Елене удалось надлежащим образом заполнить номенклатуру.

Однако и здесь обнаружились документы, которые не упоминались в используемых перечнях, в том числе и ведомственном. Пришлось снова просить помощи у вышестоящих сотрудников, поскольку своими силами найти решение не удалось.

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Нередко в компании возникают документы, наименование и период хранения которых не указан ни в одном из утвержденных правительством списков. Однако даже в этой ситуации фирме не разрешено самовольно устанавливать период хранения той или иной документации.

Нужно иметь в виду, что согласно Основным правилам работы архивов организаций существует специальная процедура установления сроков хранения по документам, не поименованным в справочниках. В этих правилах говорится, что с целью установления сроков создается специальная экспертная комиссия из состава указанного подразделения архива, выносящая решение о периоде хранения на основе указания архивного учреждения, а также его головной экспертной комиссии.

Схожий подход декларируется и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Исходя из вышесказанного, процесс определения периодов хранения и обеспечение необходимых условий их нахождения в архиве — очень важная, ответственная и нужная работа, которая не отличается простотой. Елена убедилась в этом на собственном опыте.

Очень быстро пролетели дни испытательного срока, и Елена приступила к работе в бухгалтерии. Получив опыт в области реализации стандартов документооборота компании, она скрупулезно оценивала каждый созданный ею регистр на предмет длительности хранения и отнесения его в соответствующий раздел номенклатуры. При этом особое внимание было уделено тому, чтобы бланки бессрочного хранения не попадали в одно дело с бумагами краткосрочного периода хранения.

***

В целях соблюдения необходимых сроков хранения документации, а также безукоризненного следования требованиям к условиям их пребывания в архивах компании следует руководствоваться правительственными и ведомственными списками номенклатуры дел.

Необходимо в обязательном порядке обеспечить отдельный учет документов в зависимости от их назначения и значимости для компании, поскольку от этих параметров зависит длительность их обязательной сохранности. Некоторые бумаги следует хранить неограниченный период, однако в большинстве случаев срок хранения варьируется в диапазоне от года до 75 лет.

В тех случаях, когда в одну архивную папку попадают документы со сроком в 1, 3 года и 5 лет, в качестве рабочего периода нахождения в архиве принимается наибольший из них. Только таким способом можно обеспечить абсолютное соблюдение всех требований нормативно-правовых актов.

Нельзя уничтожать документацию ранее установленного для нее предельного срока нахождения в архиве, а также самостоятельно устанавливать период хранения каких-либо документов, если они не указаны в правительственном или ведомственном перечне. Для этих целей нормативными документами установлены специализированные процедуры. Наиболее приемлемым способом решения при этом стало бы обращение в имеющееся в регионе подразделение Росархива, которое помогло бы установить легитимные сроки хранения документации. Всех перечисленных правил компании необходимо неукоснительно придерживаться.