Составляем акт инвентаризации основных средств

Акт инвентаризации основных средств удостоверяет соответствие фактического наличия внеоборотных активов данным учета. Кроме того, опираясь на отраженные в нем данные, можно выявить недостачи или излишки указанного имущества. Как составить акт, разберем в статье.

Когда проводится инвентаризация

Порядок оформления акта

Определение результатов проверки, возможных излишков и недостач

Когда проводится инвентаризация

Инвентаризировать не реже одного раза в год свое имущество, капитал и задолженность организациям предписывает ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Делается это перед формированием годовой отчетности в целях обеспечения достоверности информации в балансе.

При этом общее количество подобных проверок не ограничивается рамками закона и может проводиться компанией по ее усмотрению столько раз, сколько она считает необходимым.

В то же время п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, определяет условия для проведения обязательных инвентаризаций:

• увольнение старого и прием нового материально ответственного лица;
• предоставление в аренду, реализация имущества;
• кража или порча активов;
• после стихийных бедствий;
• закрытие или преобразование компании;
• составление итогового годового баланса;
• иные случаи, определенные законом.

Порядок оформления акта

Удостовериться в наличии материальных ценностей в натуре необходимо по всем их видам, в том числе и по внеоборотным активам. Для решения этой задачи на основании приказа руководителя создаются комиссии для пересчета (инвентаризационные комиссии). В их состав включаются сотрудники компании, а также материально ответственное лицо, за которым числятся описываемые ценности. Записи о проверенном имуществе вносятся в форму описи № ИНВ-1, предназначенную для основных средств. До начала инвентаризации материально ответственное лицо заполняет расписку в том, что все документы по движению основных средств на дату инвентаризации учтены.

Описи могут оформляться шариковой ручкой или формироваться электронными средствами. Вносимые в опись исправления должны быть удостоверены подписями всех участников комиссии.

Определение результатов проверки, возможных излишков и недостач

Отклонения от данных учета, которые будут вскрыты в процессе подсчета, оформляются сличительной ведомостью по форме ИНВ-18. По указанным фактам с ответственных лиц должны быть получены пояснения в письменной форме.

Если выявлены расхождения, то:

• не учтенные ранее объекты приходуются по рыночной стоимости;
• недостачи в пределах норм относятся к текущим расходам, сверх норм — списываются на виновных лиц (если они установлены).

Если компания не проводит ежегодную инвентаризацию, то она может быть привлечена к административной ответственности. Кроме того, пользователи отчетности, включая собственников компании, могут получить недостоверные данные в итоговой отчетности. В связи с чем проверка фактического наличия основных средств представляется целесообразной и обязательной по законодательству мерой обеспечения их сохранности.

***

Акт по форме № ИНВ-1 составляется в процессе инвентаризации ОС, проводимой как перед составлением отчетности, так и в других случаях, определяемых законодательством и руководством предприятия. При выявлении отклонений от данных учета возникает необходимость в составлении сличительной ведомости № ИНВ-18.