Документы с истекшими сроками хранения — уничтожение

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения осложнено обязанностью организаций соблюдать ряд требований и рекомендаций, закрепленных законодательно. Ввиду наличия большого количества наименований бумаг с различными периодами обеспечения сохранности крайне важно придерживаться всех установленных правил их хранения и списания.

Что делать фирме при избыточном количестве бухгалтерских документов в архиве

Какие бумаги нужно оформить при ликвидации документов в архиве

Регламент составления акта на списание

Как корректно проставить день оформления акта

Возможности избавления от документов с неопределенными сроками сохранности

Сложности уничтожения бумаг, срок хранения которых истек

Что делать после составления акта

Доказательства списания части архивного хранения

Возможные последствия уничтожения документов

Особенности избавления от документов электронного хранения

Что делать фирме при избыточном количестве бухгалтерских документов в архиве

Фиксация любого значимого хозяйственного, экономического, личного события с помощью документов стала обычной практикой. Естественно, что образующиеся в результате архивы нужно где-то хранить, при этом строго учитывая их количество и места размещения. Это актуально как для организаций, так и для частных лиц.

Однако в отличие от частных лиц, компаниям нельзя просто так произвести списание документов с истекшим сроком хранения. Гражданину достаточно перебрать имеющиеся дома кипы, отобрать все ненужное и отнести в мусор или сдать в макулатуру. Фирмы не могут просто так избавиться от документов, без соблюдения ряда законодательных процедур. В противном случае им придется понести наказание.

Для юридических лиц в этом отношении предусмотрена определенная последовательность действий, которую они обязательно должны соблюдать. Имеющиеся в компании приказы, распоряжения, регистры бухгалтерского учета могут быть списаны только с применением всех юридических формальностей. Помимо этого, одним из наиболее важных условий является окончание закрепленного срока обеспечения сохранности.

Указанное условие действует на основании п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который распространяется практически на всех субъектов, осуществляющих хозяйственную деятельность.

ВАЖНО! За игнорирование положений указанного нормативного акта фирмам не избежать наказания.

Какие бумаги нужно оформить при ликвидации документов в архиве?

Последовательность действий при уничтожении документов с истекшими сроками хранения, которые обязательно нужно совершить:

• Проанализировать время, в течение которого хранятся бумаги на предмет истечения закрепленного законодательством срока, отведенного для этого. Кроме того, ряд документов в связи с изменением правовых норм могут потерять свою доказательную силу и актуальность.
• Создать путем издания соответствующего распоряжения руководителя специальную рабочую группу, которая должна будет изучить имеющийся в компании архив.
• После того как будут вывялены «ненужные» документы, составляется акт уничтожения документов с истекшими сроками хранения установленной формы, который обязательно визируется руководителем фирмы.
• Весь перечень бумаг, поименованных в акте, уничтожается с одновременным составлением отдельного документа, подтверждающего данный факт.

Пренебрегать созданием комиссии, проводящей экспертизу документов, не следует, ведь одному человеку достаточно сложно будет выполнить весь комплекс мероприятий. В частности, комиссия должна выявить факт наличия в одной папке бумаг с ограниченным и неограниченным периодом хранения. В подобных обстоятельствах том разукомплектовывается и каждый вид документов раскладывается в разные стопки. В итоге часть архива, которую еще рано списывать, должна быть снова сшита отдельно.

Возможна также ситуация, когда в одной папке находятся не только оригиналы, но и копии, дубликаты документов. В этом случае вся повторяющаяся информация (ее носители) уничтожается, остаются только оригинальные экземпляры, которые сшиваются. Подобную работу также проводит созданная комиссия.

Бывает, что в ходе списания документов с истекшими сроками хранения будут выявлены поврежденные экземпляры, текст которых невозможно идентифицировать. В подобных обстоятельствах комиссия должна приложить все усилия к восстановлению содержания, а при невозможности сделать это — включить документ в список для уничтожения.

По итогам работы данной группы составляется протокол в свободной форме, поскольку типового бланка этого документа не существует. Форму акта об уничтожении рекомендуется брать из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Регламент составления акта на списание

До уничтожения документов с истекшими сроками хранения комиссии необходимо будет проделать довольно кропотливую работу. Участники группы просматривают все дела архива, выделяя перечень для последующего списания, который закрепляется в акте «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В нем не делается подробная перепись дел, а указываются наименования и количество папок документов вместе с предельными сроками обеспечения их сохранности. Например, в части распоряжений по текущей деятельности указываются их:

• наименование;
  последние годы хранения;
• индекс дела;
• число папок;
• последний год издания.

Помимо этого в акте записывается, сколько всего единиц хранения следует ликвидировать и какой временной промежуток охватывают подлежащие ликвидации документы.

Кроме того, здесь обязательно должны присутствовать виза членов комиссии о том, что приведенный перечень одобрен всеми участниками группы, дата оформления и порядковый номер протокола. Затем акт подписывается директором.

Как корректно проставить день оформления акта?

Для корректного уничтожения документов с истекшими сроками хранения необходимо с максимальной точностью установить последний день, когда они обязательно должны находиться в архиве. Для этого нужно учесть следующие важные моменты:

• по бумагам, оформленным до 2009 года, изъятие и списание возможно только в случае, если соблюден период хранения, утвержденный в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом от 06.10.2000;
• если объект обследования создан, начиная с 2010 года, то максимальные сроки хранения нужно сверять с приказом Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.

Подобные сложности объясняются тем, что более поздний законодательный акт не имеет обратной силы и начинает действовать на события со дня его вступления в силу. Поэтому приказ № 558 влияет только на документацию, сформированную после 2009 года, а на документы, возникшие ранее, распространяется действие более старого норматива. При этом по целому набору документов максимальные сроки в данных перечнях не совпадают.

Важно учитывать еще один момент при уничтожении документов, срок хранения которых истек. Дата окончания срока хранения должна наступить до 1 января года, в котором составляется соответствующий акт. Так, если документ издан в 2016 году и на его хранение отведено 5 лет, то он не может быть списан ранее 01.01.2022.

Возможности избавления от документов с неопределенными сроками сохранности

Достаточно часто встречаются документы, срок хранения которых не определен приказами Росархива и Минкультуры РФ. Соответственно, такие бумаги не имеют официальных сроков нахождения в архиве. Как определить дату, когда можно их списать и утилизировать?

До того как принимать решение о ликвидации пакетов подобных документов, нужно зафиксировать крайний срок их возможного пребывания на хранении. Для этого созданная на основе приказа руководителя комиссия из экспертов вправе направить запрос в любое учреждение архива. Только после получения официального ответа с указанием в нем срока, в течение которого нужно хранить такие бумаги, может приниматься решение об уничтожении и можно начинать соответствующие технические процедуры. До получения ответа никаких шагов с «просроченной» документацией лучше не применять.

Сложности уничтожения бумаг, срок хранения которых истек

Провести уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения также нужно с учетом сроков, обозначенных в приведенных выше приказах. Кроме того, помимо них и закона № 125-ФЗ, существуют иные документы, положения которых распространяются на учетные регистры.

Например, в ст. 23 НК РФ содержится требование сохранять все учетные данные, необходимые для расчета налогов, не менее чем в течение 4 лет. Одновременно с этим ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требует хранить в архиве всю бухгалтерскую первичку не менее 5 лет. Получается, если какой-то оформленный документ можно классифицировать как бухгалтерский, нельзя включать его в акт на уничтожение до истечения 5 лет. В противном случае нести ответственность за неоправданное списание документов придется руководителям.

Еще интереснее будет ситуация в случае, если финансовым результатом деятельности компании оказался убыток. Напомним, что убыток по требованиям закона может переноситься на последующие периоды. Следовательно, хранить всю связанную с полученным убытком документацию нужно в течение всего периода его переноса на текущие периоды плюс еще какое-то время после того, как убыток будет перенесен полностью. После того как все оговоренные сроки завершатся, бухгалтерскую документацию можно будет списать в обычном порядке.

Что делать после составления акта?

Конкретная методика уничтожения документации законами не определена. По факту после оформления актов бумаги перестают быть обязательными для хранения и могут быть ликвидированы любым удобным для компании способом. Примерами практической реализации данной возможности могут быть:

• Передача бумаг для переработки в профильную фирму, которая занимается соответствующей деятельностью. Данный способ довольно затратен, поскольку подобные компании выполняют работу на возмездной основе. Кроме того, на все партии необходимо оформлять акты передачи, накладные, в которых указывается число переданных дел и их масса. Нелишним будет отправить своего представителя для контроля над процедурой.
• Измельчение бумаги при помощи специализированных автоматов.
• Сжигание (однако данный метод следует рассматривать как крайний, поскольку возможны претензии со стороны пожарной службы).

Доказательства списания части архивного хранения

Как можно догадаться, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не последний в процессе оформления списания ненужной документации. Сам факт ликвидации также нужно подтвердить документально, для этого чаще всего также оформляется еще один акт. Хотя официального бланка для его заполнения нет, нужно помнить, что наличие определенного перечня реквизитов обязательно.

Так, в акте об уничтожении должны содержаться следующие данные:

• название фирмы, хранившей бумаги и составляющей обозначенный акт;
• дата составления документа;
• сведения о совершенном факте, с указанием единиц измерения и общего количества списанных документов, кроме того, нелишним будет указание метода утилизации;
• подписи участвующих сотрудников с расшифровкой и указанием должностей.

Возможные последствия уничтожения документов

Наличие оформленного акта на списание документов, созданного специально сформированной для этого комиссией после всестороннего исследования содержания архивов, не гарантирует последующего отсутствия претензий со стороны проверяющих. Дело в том, что в указанном в акте перечне не должно быть приведено бумаг, срок хранения которых не истек. Если это произошло, после уничтожения бумаг руководитель с большой долей вероятности может быть привлечен к ответственности. Наказанием, в соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, может быть наложение административного штрафа.

У малых предприятий могут отсутствовать средства для содержания полноценных архивов, но и это не может служить оправданием для отсутствия должных условий обеспечения сохранности. Для подобных целей они могут выделить отдельное помещение и назначить работника, который будет осуществлять учет документации, отслеживать сроки хранения, проводить процедуру утилизации.

Особенности избавления от документов электронного хранения

Законодательством не предусмотрено какое-либо различие в обеспечении сроков и методов хранения в зависимости от типа носителя, содержащего информацию. В то же время п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ предписывает сохранять все электронные носители, средства идентификации цифровой подписи, устройства считывания не менее 5 лет, начиная с года, когда содержащаяся в них информация последний раз использовалась.

Текущий уровень развития технологий позволяет хранить значительные объемы данных фирмы на электронных носителях или в базах данных. В случае если созданная для инвентаризации архивов экспертная комиссия придет к выводу о том, что период обязательного хранения информации истек, она может быть ликвидирована вместе с носителем. Методы ликвидации при этом могут быть сходны с теми, что применяются для бумаг. Кроме того, разрешается применять одновременное удаление старых и сохранение новых данных на носителе.

В части оформления документации также нет каких-то особых требований или форм. Однако в силу специфики метода обеспечения сохранности необходимо учитывать ряд следующих моментов:

• нельзя стирать файлы и утилизировать носители без оформления соответствующего акта;
• запрещено избавляться от данных, необходимых для суда;
• запрещено разглашать информацию, содержащуюся в уничтожаемых файлах, если она составляет коммерческую или служебную тайну;
• вся информация, разрешенная к ликвидации, подлежит уничтожению на всех носителях, в том числе дублирующих или копирующих.

***

Ликвидация части архива с истекшим сроком хранения допускается только по решению специально сформированной комиссии экспертов на основе оформленного акта. На сам факт физического уничтожения также необходимо составить документ с перечнем, количеством бумаг и описанием применяемого метода. Практическая технология, применяемая для уничтожения, законодательно не установлена, компания выбирает ее сама. Для этого могут привлекаться сторонние компании, оказывающие подобные услуги.