Документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками

Осуществление деятельности любой компании является нереальным без сотрудничества с другими организациями. Это могут быть компании, поставляющие товары или оказывающие различного рода услуги. Партнерство с ними должно быть задокументировано. Из данной статьи вы узнаете, как осуществляется документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Задачи документирования

Задачи документирования отношений с контрагентами заключаются в следующем:

• Получение достоверных сведений о совершении расчетов с контрагентами;
• Предоставление полученных сведений финансовым органам, осуществляющим контроль;
• Постоянный надзор за имеющимися долгами (как дебиторскими, так и кредиторскими);
• Осуществление своевременных сверок, которые исключают возникновение просроченных долгов;
• Использование во взаиморасчетах унифицированных форм документации.

Документация для оформления расчетов

Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками может осуществляться только при наличии контракта. Кроме того, фирмам требуется подготовить расчетную документацию и акт об исполненных работах.

Документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками подразумевает формирование следующих документов:

• Товарные накладные;
• Документы, которые подтверждают получение продукции;
• Акты, которые подтверждают, что получатель не имеет жалоб к качеству полученных товаров;
• Счета-фактуры.

Чтобы не возникало неразберихи, данные документы требуется упорядочивать. Сделать это можно в журнале-ордере по форме №6.

Журнал-ордер

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками – это документ, формируемый на основе информации, полученной из документации, приведенной выше.

Этот журнал должен включать в себя следующую информацию:

• Сведения о документе (номер и дата формирования), на основе которого делается запись;
• Данные о подрядчике;
• Номер счета, на основе которого осуществляется бухучет;
• Итоговая сумма;
• Доп. информация (при необходимости).

Сведения в журнал расчетов с поставщиками и подрядчиками должны вписываться каждый день. По результатам месяца сведения складываются и вписываются в Главную книгу. Однако в ней не прописываются сведения об исполнении обязанностей перед кредиторами.

Процедура проведения расчетов

В большинстве случаев, контрагенты проводят расчеты безналично. Благодаря этому, они имеют возможность взаимодействовать друг с другом без учета месторасположения. Расчеты осуществляются в таком порядке:

• После того, как были выполнены условия, прописанные в контракте, на поставщика оформляется платежное поручение;
• Если директор фирмы согласен с прописанными сведениями, он заверяет поручение и передает его в кредитную организацию;
• Если на банковском счете фирмы имеется требуемая сумма средств, кредитная организация переводит ее на счет получателя.

На основе этой информации осуществляются периодические сверки, которые позволяют узнать о переплате или долге.

Формирование документов по расчетам требует непрерывного внимания. Только корректное внесение данных позволит правильно вести бухучет, и как следствие, избежать несоответствий при осуществлении проверок.