Инвентаризация бланков строгой отчетности (образец прилагается)

Инвентаризация бланков строгой отчетности – законодательная обязанность юридических лиц, использующих эти документы. В ходе проверки выявляется, соответствуют ли условия хранения БСО требованиям, прописанным в нормативно-правовых актах, нет ли просроченных бумаг или документации с истекающим сроком действия. Правила проведения процедуры не регламентируются государственными органами, поэтому руководитель может организовать ее по своему усмотрению Самое главное – соблюдение положенных сроков.

Инвентаризация денежных документов и бланков строгой отчетности проводится инвентаризационной комиссией, состав которой утверждается руководителями компании. Члены этой группы должны понимать цели осуществляемой деятельности и нести ответственность за нарушения, допускаемые в процессе исполнения возложенных на них обязанностей.

Руководство определяется с частой проведения проверок и закрепляет решение в распоряжении или специально составленном графике. Допускаются внеплановые и плановые проверки, полные и частичные ревизии. Инвентаризация БСО обязательна, а образец описей можно найти в конце статьи.

Если БСО хранятся в кассе, и ее работник осуществляет их строгий учет, в ходе инвентаризации количество документов пересчитывается, а результаты указываются в акте проверки кассы, составленном по форме ИНВ-15. Если бланки находятся отдельно от денежных средств, их ревизия осуществляется отдельно по каждому виду документации, месту нахождения, ответственным лицам.

Перед началом ревизии сотрудник, ответственный за хранение БСО, передает документы членам инвентаризационной группы под расписку. Присутствие этого лица в ходе процедуры обязательно. В процессе проверки пересчитывается количество бланков и сравнивается с данными аналитического учета. Выявляется, есть ли БСО с истекшим сроком, утраченные или утерянные.

Результат деятельности комиссии – инвентаризационная опись. Если проверка плановая, она готовится в двух экземплярах, если документация передается от одного сотрудника к другому – в трех. В течение месяца после проверки производится уничтожение БСО с истекшим сроком годности.

Если обнаружена недостача, нужно выявить его причины. Для этого берутся объяснения ответственного лица, определяется степень его вины. Законодательство не предусматривает ответственности за утерю БСО, но руководство компании вправе применить к виновному меры дисциплинарного взыскания. Если недостача не единична, имеют место хищения и злоупотребления, имеет смысл обратиться в следственные органы.

Использование бланков строгой отчетности освобождает организацию от установки ККМ, но означает высокие требования к условиям и срокам хранения документов. Компания обязана вести книгу учета бланков и проводить регулярные (обычно ежемесячные) инвентаризации.

Инвентаризация БСО: образец заполнения (excel)

Скачать образец