Больничный лист

Любая организация рано или поздно сталкивается с необходимостью заполнять больничный лист на своих работников. Кадровый специалист должен не только знать обо всех тонкостях, но и быть в курсе последних изменений. Это позволит ему избежать возможных ошибок и неточностей, что особенно важно для работодателя – не редки случаи, когда ФСС не принимает бланк нетрудоспособности из-за неверного заполнения.

Важность корректного заполнения

Лист нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он должен заполняться в соответствии с установленными правилами и нормами. Неверное внесение сведений для работодателя может обернуться неприятными последствиями:

• ФСС откажется оплачивать больничный, и тогда работодателю придется отдавать деньги работнику из своего кармана, а после разбираться в судебном порядке с ФСС;
• при отказе от совершения положенных выплат в суд пойдет уже работник и с большой вероятностью выиграет дело.

Поэтому ответственному специалисту лучше заранее изучить нормы и правила, а только потом переходить к заполнению документа.

Что такое больничный лист?

Ни один работник не застрахован от возможной болезни. Наличие официальной работы позволяет ему получить компенсацию по листку нетрудоспособности. Такая возможность и породила необходимость использования единой формы больничного листа на всей территории РФ.

Действующий бланк листка нетрудоспособности используется с 2011 года. Пользуются им во всех регионах страны без исключения. Выглядит больничный лист так (картинка кликабельна):

На бланке есть графы, которые заполняет медицинское учреждение и работодатель. Изначально документ выписывается сотруднику медицинским учреждением. Как взять больничный работнику организации читайте подробнее в статье Как взять больничный.

Создание единого бланка позволило не только унифицировать формат документа, но и защититься от подделок. Документ имеет несколько степеней защиты, что позволяет исключить вероятность подделки и копирования.

Порядок оформления

Законодательство устанавливает не только перечень организаций, которые могут выписывать листы нетрудоспособности, и требования к ним, но и порядок указания всех сведений в документе. Для работника алгоритм действий будет следующим:

1. при недомогании или болезни обратиться в медицинское учреждение и попросить завести больничный лист;
2. после выписки получить листок нетрудоспособности, на месте проверить, все ли даты и сведения внесены верно;
3. написать заявление по месту работы и приложить больничный лист.

На этом действия работника заканчиваются. Далее его заявление принимается, заполняется лист нетрудоспособности кадровым специалистом или иным сотрудником, на которого возложены эти обязанности. Потом бухгалтер просчитывает размер компенсации, отрывает нижнюю часть бланка и передает документ в ФСС.

ФСС рассматривает предоставленные документы. Если с ними все в порядке, то производится оплата больничного. О сроках по начислению и переводу средств работодателем и ФСС подробнее читайте в статье Оплата больничного.

Можно ли оформить электронный больничный?

От обычных сотрудников организации часто можно услышать вопрос: я заболел, как взять больничный? Собственно, сама процедура оформления одинаковая. Человек должен обратиться в медицинское учреждение. Уже там документ будет оформляться специалистом. Причем еще год назад альтернативы бумажному документу не было в большинстве регионов.

Федеральный закон № 86-ФЗ от 1 мая 2017 года позволил мед учреждениям использовать не только бумажные, но и электронные больничные листы. Некоторые «пилотные» регионы применяют этот формат документа с 2014 года.

После вступления в силу закона заболевшие сотрудники могут изъявить желание получить электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН), но тут есть одно ограничение: необходимо, чтобы участниками системы информационного взаимодействия были:

• медицинское учреждение, в которое обратился сотрудник;
• работодатель.

К концу 2017 года было выдано более 150 000 ЭЛН, а участниками системы стала почти четверть всех мед учреждений. Такая востребованность электронных больничных объясняется сразу несколькими факторами:

• меньше работы с бумажными документами;
• сокращение времени на заполнение документа;
• исключается вероятность подделки больничного листа;
• не требуется заводить учетные документы, организовывать хранение бумаг;
• такой лист не потеряется;
• проверка для всех сторон упрощается;
• автоматический учет бланков и формирование отчетности по ним;
• работодатель может проверить информацию о заболевшем сотруднике еще до момента его выписки;
• скорректировать сведения можно через личный кабинет, сделав соответствующий запрос, без обращения в мед учреждение;
• ответственным специалистам не приходится ездить ФСС для подачи больничных листов.

Важно: для использования ЭЛН обратившийся больной должен дать на это письменное согласие.

На электронном бланке печати в обычном их понимании не проставляются. Для этого используются электронные усиленные квалифицированные подписи. У каждого врача она своя.

После внесения всех сведений больничный листок отправляется не работодателю, а в единую информационную систему Соцстраха. После этого работодатель вносит сведения посредством личного кабинета. Расчетами компенсации по больничному при использовании ЭЛН могут заниматься:

• работники ФСС в «пилотных» регионах;
• работодатели больного в остальных регионах (на них ложится обязательство по расчету и выплате пособия, то есть деньги сначала поступают из ФСС, а потом уже переводятся сотруднику).

Кто оплачивает больничный?

Работодатель является посредником между сотрудниками и ФСС в вопросе заполнения и передачи больничных листов. А кто делает отчисления в пользу сотрудника? По общему правилу обязательства по оплате больничного берут на себя:

• работодатель – он оплачивает 3 первых дня болезни;
• ФСС – компенсирует оставшиеся дни.

Есть также случаи, в которых ФСС берет на себя обязательства по полной оплате больничного. Это касается следующих ситуаций:

1. больничный по беременности и родам – компенсация положена за 140 дней;
2. уход за взрослым членом семьи.

Если же сотрудник интересуется в конкретной ситуации, кто выдаст ему компенсацию, необходимо сначала разобраться, на какой срок выдается больничный лист. Тут все зависит от тяжести заболевания и того, кто оформляет больничный. Подробнее об этом читайте в статье Как взять больничный.

В случае, когда работник уволился и встал на учет в Центр занятости, а потом заболел, плательщикам выступает уже федеральный фонд. Размер самого пособия в подобной ситуации назначается в соответствии с законодательством.

Отражение сведений больничного листа во внутренних документах

Подача больничного листа работником требует от специалиста по кадрам правильного приема документа. Ответственный сотрудник должен не только правильно заполнить листок нетрудоспособности, но и заполнить/составить иные внутренние документы предприятия.

Организация составляет приказ о назначении пособия заболевшему работнику. Основанием для этого становится предоставленный больничный лист. Единой формы у документа нет, поэтому компании составляют его самостоятельно, обязательно указывая сведения об организации, работнике.

Важно правильно отразить больничный лист и в других бумагах. В первую очередь, в табеле учета. Дополнительно организация может вести журнал регистрации больничных листов.

Отражение больничного в табеле учета

Табель учета рабочего времени – обязательный документ предприятия, с помощью которого отслеживается время работы по каждому сотруднику. Любая неявка отображается в табеле и обосновывается служащим. Причем для каждой причины есть свое обозначение в виде цифры или буквы.

Болезнь работника – пожалуй, самая частая причина отсутствия. Для ее отображения в табеле может быть использована одна из следующих маркировок:

• «19»;
• «Б».

Использовать можно любой из этих вариантов, если пособие начислено сотруднику. Однако большей популярностью пользуется буквенное обозначение, так как расшифровку «Б – болезнь» легче и быстрее запомнить. Кроме причин неявки указывается и отработанное время. Для болезни используется цифра «0». Можно и вовсе оставить графу пустой.

Наибольшее количество вопросов относительно внесения сведений о больничном в табель учета возникает из-за того, что сотрудники не знают, входят ли выходные дни в больничный лист. Подробнее об этом читайте в статье Расчет больничного: формула и примеры. Там же есть комментарий и относительно праздничных дней.

Общий порядок отражения подразумевает, что все дни с начала и до конца болезни отмечаются в табеле буквой «Б». Все выплаты производятся по общему количеству дней нахождения на больничном.

Важно: если больничный лист выписывается по беременности и родам, то кадровый специалист использует другую маркировку в виде буквы «Р».

В некоторых случаях работодатели не оплачивают больничный, но отразить отсутствие работника им все равно нужно. Например, такое возможно, если внешний совместитель получил пособие на другом месте работы. В этом случае в табеле проставляют букву «Т» или цифру «20».

Журнал учета листков нетрудоспособности

Журнал учета больничных используется не на всех предприятиях. Обычно они актуальны для крупных организаций, где важно систематизировать большое количество документов. Закон не устанавливает единую форму такого журнала, поэтому все вопросы по его ведению и назначению ответственных принимаются каждым предприятием отдельно.

Ведение журнала учета больничных листов позволяет быстро получить информацию по количеству болевших, длительности заболевания. К тому же, документ позволяет сверить информацию с табелем учета, занести туда пропущенные сведения. Выглядеть он может следующим образом (картинка кликабельна):

Расчет больничного листа

На плечи организации ложится не только прием и заполнение больничного, но и его расчет. Обычно этим занимается бухгалтер. При вычислениях используется специальная формула расчета больничного листа. В 2018 году она не претерпела изменений. Пошаговую инструкцию по вычислению размера оплаты больничного работнику вы найдете в статье Расчет больничного: формула и примеры.

Главное изменение по сравнению с предыдущим годом – изменение расчетного периода и, соответственно, увеличение предельно допустимой расчетной базы. В связи с этим изменилась и максимальная оплата больничного в 2018 году.

При расчетах бухгалтера берут во внимание совокупность нескольких факторов. На конечный размер пособия влияет размер среднедневной заработной платы, стаж и причина получения больничного листа (в некоторых ситуациях выплачивается не 100% от пособия, а меньшая часть). Стаж для больничного листа в 2018 году используется для расчета коэффициента. Их расшифровку вы найдете в статье Расчет больничного: формула и примеры.

С 1 января увеличился МРОТ до 9 489 рублей. Он будет учитываться при проведении расчетов по больничному листу в следующих случаях:

• предыдущие 2 года сотрудник не работал официально, то есть не имел официальной з/п;
• среднемесячная зарплата ниже МРОТ;
• общий стаж работы не превышает 6 месяцев;
• сотрудником был нарушен режим во время больничного.

В связи с ростом МРОТ увеличилась и минимальная оплата больничного в 2018 году. Показатели и правила применения представлены в статье Расчет больничного: формула и примеры.

Оплата больничного по уходу за детьми или больными родственниками

Возможность получения компенсации работник имеет не только в случае своей болезни. Это право сохраняется за ним и тогда, когда взрослому родственнику нужен уход или заболевает несовершеннолетний ребенок. О правилах расчета и сроках таких больничных подробнее читайте в статье Как взять больничный.

Если болеет ребенок

Болезнь ребенка дает право родителям, опекунам, попечителям, а также другим родственникам оформлять оплачиваемый больничный на работе. На сколько дней выдается больничный лист в таком случае прописано в статье Как взять больничный.

Важно: одновременно два человека сидеть с ребенком на больничном не могут. Зато они в течение одной болезни могут оформлять лист нетрудоспособности по очереди. Например, если ребенок болел с понедельника по пятницу, мать может оформить больничный на понедельник и вторник, а отец на оставшиеся дни.

Оплачивает такой больничный работодатель в течение 3-х первых дней. Оставшуюся сумму перечисляет ФСС. По месту работы дополнительных документов кроме листка нетрудоспособности предоставлять не нужно. Требовать бумаги, подтверждающие родство работодатель не может.

Для оформления больничного на взрослого он должен явиться в мед учреждение вместе с заболевшим ребенком. С собой достаточно взять паспорт и документы на ребенка (полис ОМС и свидетельство о рождении).

Важно: если ребенок заболел во время отпуска родителя, последний не может оформить больничный.

Если болеет взрослый

Иногда человек попадает в обстоятельства, требующие от него ухаживать за больными родственниками. При этом отсутствие возможности выйти на работу существенно ухудшает финансовое состояние. Именно поэтому ФСС готово выплатить компенсацию по больничному листу в сроки, оговоренные законодательством (не более 7 дней по одному факту, не больше 30 дней в год).

Оформить больничный можно, ухаживая за родственниками. К их числу закон причисляет не только супругов, родителей и детей старше 15 лет, но и иных родственников – братьев, сестер, теть и прочих.

Факт болезни родственника – не единственное условие получения пособия по листку нетрудоспособности. Дополнительно нужно удовлетворять следующим критериям:

• больному действительно нужен уход – решает врач;
• сотрудник должен ухаживать за больным по факту;
• родственник лечится амбулаторно (при стационарном лечении никто не выдаст лист нетрудоспособности).

Нахождение на таком больничном предполагает и некоторые особенности заполнения листа нетрудоспособности. В нем обязательно указывается ФИО нуждающегося в уходе. Также мед учреждение проставляет код «09» в специальной графе, который как раз и расшифровывается как «уход за родственником».

Работодатель такой больничный не выплачивает совсем. Все обязательства на себя берет ФСС. Работодатель же выступает исключительно в роли посредника.

Заключение

Больничный лист – документ строгой отчетности, требующий правильного заполнения. Нюансов относительно сроков выплат и нахождения на больничном предостаточно. Не менее важно правильно произвести расчеты, учитывая актуальные значения показателей и допустимые лимиты.