Как оформить прямые выплаты из ФСС – алгоритм действий для работодателя

С 1 января 2021 года все регионы России перешли на систему прямых выплат пособий. Оставшиеся 8 регионов, которые ранее были на зачетной системе, автоматически присоединились к новому порядку. Что в связи с этим делать работодателям? Какой новый механизм работы? Расскажем, как наладить взаимодействие с фондом социального страхования; какие виды пособий по-прежнему нужно оплачивать сотрудникам и какие документы подавать в ФСС.

Читайте: Правила подачи заявления о скидке по взносам на травматизм в ФСС на 2020 год

Прямые выплаты ФСС с 2021 года – что меняется

С 2021 года на систему прямых выплат через ФСС перешли оставшиеся 8 регионов РФ. Это следующие субъекты, которые ранее самостоятельно рассчитывались с сотрудниками:

• Краснодарский кр.
• г. Москва.
• Московская обл.
• ХМАО – Югра.
• Пермский кр.
• г. Санкт-Петербург.
• Свердловская обл.
• Челябинская обл.

По прямому механизму расчетов деньги работнику выдает не его работодатель, а ФСС. От работодателя требуется только подавать в фонд необходимые сведения. ФСС выплачивает следующие виды пособий:

• Больничные по временной нетрудоспособности, начиная с 4 дня.
• Пособие по БиР (беременность и роды).
• Единовременное пособие по рождению ребенка.
• Единовременное пособие за постановку беременной женщины на учет в ранние сроки в ЖК (женская консультация).
• Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.
• Пособие по травматизму (профзаболевание или несчастный случай на производстве).

По-прежнему работодателем выплачиваются:

• Больничные пособия за первые 3 дня нетрудоспособности.
• Социальное пособие на погребение.
• Дополнительные 4 дня при уходе за детьми-инвалидами.

Никаких документов работодателю подавать в ФСС для перехода на прямые выплаты не нужно. Новый порядок начал действовать автоматически с 01.01.2021 года. Для оптимизации перехода страхователям нужно упорядочить внутренний документооборот. Разберемся, что требуется сделать.

Читайте: Признак выплат в РСВ – 1 или 2

Как работодателю подготовиться к переходу на прямые выплаты

Что нужно сделать бухгалтеру, чтобы подготовиться к переходу на прямые выплаты? Даем подробную инструкцию:

• Уведомите работников о новом порядке расчетов.
• Соберите заявления с тех сотрудников, кому в 2021 году полагаются «детские» пособия – на основании полученных сведений можно отправлять в ФСС реестр и подтверждающие документы. Заявления от работников должны быть датированы 2021 годом, чтобы фонд мог начать выплаты. Не затягивайте с отправкой для своевременности расчетов.
• Поясните сотрудникам, что в скором времени соцстраховские пособия будут перечислять только на карты «Мир». Сейчас переход на эту банковскую систему отложен до 1 июля 2021 года. Но оформлять карточки рано или поздно работникам придется.
• Для необходимости перенастройте программу для отправки в ФСС реестров. Шлюз загрузки документов с применением ЭЦП страхователя находится здесь http://docs-edu.fss.ru:81/home/upload.

В электронном виде информацию о получателях обязаны отправлять работодатели с численностью персонала более 25 работников. Если сотрудников меньше 25, разрешается передавать сведения «на бумаге». Для каждого вида пособий заполняется свой бланк реестра (Приказ ФСС РФ от 24.11.2017 г. № 579).

Какой порядок работы при прямых выплатах в 2021 году

Для работника из-за перехода на прямые выплаты в плане документов ничего не изменилось. Средства, кроме перечисляемых работодателем пособий, теперь выплачивает ФСС. Но документы на пособия ФСС в 2021 году нужно все равно отдавать в организацию. Для назначения выплаты работник предоставляет работодателю:

• Заявление – в унифицированном виде.
• Справки о заработке – если сотрудник в предыдущем периоде трудился в других компаниях.
• Подтверждающие бланки – это может быть больничный лист, справка из ЖК о постановке на учет в ранние сроки; справка из ЗАГСа о рождении ребенка; свидетельство о рождении ребенка и т.д. Примерный список смотрите в рисунке.

Далее работодатель делает расчет пособия. Реестр сведений передается в ФСС. Сумму за первые 3 дня сотрудник получает по месту работы, за оставшийся период деньги выплачиваются фондом.

Прямые выплаты ФСС с 2021 года – заявление

Для получения пособия от ФСС заявление необходимо составлять на унифицированном бланке. Формы утверждены в Приказе ФСС № 578 от 24.11.2017. Каждому виду выплаты соответствует свой бланк. Заявление из Приложения 1 применяется для получения следующих пособий:

• По временной нетрудоспособности.
• По БиР.
• За постановку на учет в ранние сроки.
• По рождению ребенка.
• По уходу за ребенком до 1,5 лет.
• На допотпуск.

Скачать бланк заявления на пособие по прямым выплатам – здесь.

Прямые выплаты ФСС с 2021 года – реестр

Работодатели с численностью штата более 25 человек обязаны отправлять в ФСС электронные реестры, заверенные ЭЦП. Формы утверждены Приказом ФСС от 24.11.2017 № 579. Для каждого вида пособия предусмотрен свой реестр. Особенности заполнения документа:

• По строке «средний заработок» – приводится общая сумма зарплаты физлица за 2 предыдущих года. Отдельно указывается разбивка по годам с учетом предельных лимитов базы для начисления взносов в ФСС для каждого года.
• По строке «период оплаты» – указывается число дней болезни, за которые пособие выплачивается ФСС.
• Строка «трудовой договор» – вносится № и дата такого договора, если он является срочным.
• Сведения о неполном рабочем времени – приводятся, если сотрудник трудоустроен на неполной ставке.
• Сведения о ранних сроках – могут быть поданы в составе реестре на пособие по БиР. Это допускается и не требует подачи отдельного реестра на пособие за «ранние сроки».

Обратите внимание! В настоящее время рассматривается проект нового приказа, которым будут утверждены необходимые документы для выплат пособий. После принятия этого НПА Приказы ФСС РФ, включая от 24 ноября 2017 г. N 578, от 24 ноября 2017 г. N 579, прекратят свое действие.

Общая схема взаимодействия работника, работодателя и ФСС:

• Сотрудник подает по месту работы документы для выплаты пособия и заполняет заявление. К примеру, для больничного пособия это № ЭЛН (электронный листок нетрудоспособности) или бумажный бланк. В заявлении обязательно указываются реквизиты для получения средств. Памятка ФСС по заполнению документов для их отправки в фонд размещена здесь https://r39.fss.ru/201494/201499/index.shtml.
• Работодатель должен в течение 5 дней (календарных) с даты получения документов сформировать и передать в ФСС реестр сведений для назначения пособия.
• ФСС в течение 10 дней проверяет полученную информацию. При отсутствии ошибок работодателю высылается квитанция и перечисляются деньги. При выявлении неточностей фонд выносит решение об отказе, которое должно быть мотивировано и передано физлицу в 2-дневный срок с даты вынесения.
• Работник получает пособие тем способом, который указан в реестре. Срок перечисления следующий:
  • На карту «Мир» – в течение 1 рабочего дня.
  • На карту другой платежной системы – в течение 3 рабочих дней.
  • Почтой России – в течение 1 месяца.

Обратите внимание! Если реестр передается в ФСС в электронном виде, заявление работника и подтверждающие документы отправлять в фонд не нужно. Все эти бланки хранятся у работодателя. В случае с бумажным реестром придется нести в Соцстрах также и заявление сотрудника, и подтверждающие документы. После того, как фонд перечислит выплату физлицу, документы возвращаются работодателю для дальнейшего хранения.

Как учесть нюансы переходных выплат

Переход на прямую систему не может быть одномоментным. Какие-то больничные работник принес еще в декабре, а пособие выдано не было. Такой бюллетень оплачивается уже по прямому принципу, то есть, фондом при условии, что работодатель не успел назначить пособие. Чтобы получить деньги, сотруднику нужно написать заявление в 2021 году. Если же пособие уже было назначено работодателем в декабре, то он и обязан сделать выплату, пусть даже в январе.

Или же отпуск по уходу за ребенком мог начаться в 2020 году, а продолжится в 2021. Тогда средства за декабрь выдает работодатель в ближайший для расчетов по зарплате срок. Начиная с января 2021 года, деньги начнет перечислять ФСС.

Изменения в перечислении взносов для работодателей

С 1 января 2021 года утратил силу п. 2 статьи 431 НК РФ. В связи с изменениями прекращает действовать зачетный механизм уплаты страховых взносов. Теперь работодатели обязаны перечислять взносы в полном объеме без возможности уменьшения на суммы выданных пособий.

Отчетность, налоги и учет пособий с 1 января 2021 года

Удерживать НДФЛ работодатель обязан только с суммы пособия за первые 3 дня. Также предоставлять вычеты можно в отношении той части больничного, которая выплачивается работодателем. Алгоритм применения стандартных вычетов по сумме пособия, которая выдается ФСС, на настоящий момент не утвержден.

При заполнении отчетов по НДФЛ работодатель должен в них указать выплаченные им пособия.  Эти же суммы вносятся в расчетные ведомости или в расчетные листки. Таким образом, пособие, которое перечисляется работнику ФСС, в учете и отчетности работодателя никак не отражается.

Читайте: Как вовремя подтвердить основной вид деятельности в ФСС?