Новые правила оформления дистанционной работы в 2021 году

В Трудовом Кодексе труд дистанционных работников регулируется в главе 49.1. Принятый Закон № 407-ФЗ от 08.12.2020 внес значительные изменения в работу на «удаленке». Теперь официально закрепляется понятие удаленной дистанционной занятости, вводятся термины постоянной дистанционки, периодической или временной. Уточняется, что дистанционное выполнение рабочих обязанностей не должно приводить к снижению зарплаты специалиста. С 1 января 2021 года начали действовать новые правила оформления дистанционных работников. Расскажем, как настроить взаимодействие с сотрудниками на «удаленке» с учетом последних законодательных требований.

Читайте: Разница между удаленной работой и дистанционной работой

Виды удаленной работы

Дистанционной является такая работа, которая выполняется вне места нахождения работодателя. Для исполнения своих рабочих обязанностей сотрудник использует информационно-телекоммуникационные сети, включая интернет и общего пользования.

С 2021 года действует четыре вида удаленки. У каждого из них свои особенности оформления и занятости. Виды дистанционной занятости:

• Постоянная – сотрудник трудится дистанционно в течение всего периода действия трудового договора.
• Временная – удаленная работа возможна в течение того срока, который обозначен в трудовом договоре. Максимальный период = 6 мес.
• Комбинированная – работник может работать и в офисе, и дома, чередуя периоды занятости с частотой, обозначенной в трудовом договоре. ТК РФ сроки не ограничивает.
• Временная по инициативе работодателя – перевод сотрудника на удаленку по новым правилам возможен в исключительных ситуациях по инициативе работодателя. Такие обстоятельства перечислены в стат. 312.9 ТК РФ.

К примеру, это эпидемия, принятие соответствующего решения властей, производственная авария, пожар, несчастный случай на производстве, наводнение и т.д.

Выбранный режим дистанционной занятости должен быть установлен в трудовом договоре с работником или в допсоглашении к трудовому договору. Если речь идет о временной удаленке по инициативе работодателя, теперь не нужно получать для перевода согласие специалистов, а также не требуется составлять допсоглашение. Кадровое перемещение оформляется ЛНА предприятия. При наличии в организации профсоюза необходимо учитывать его мнение.

Читайте: Трудовой договор с дистанционным работником – образец

Как правильно оформить дистанционных работников

При заключении с дистанционным работником трудового договора в нем нужно прописать вид такой занятости, условия удаленного режима, порядок взаимодействия, сроки предоставления отчетов, особенности использования программно-технических средств, оборудования и т.д. В зависимости от вида работы трудовой договор заключается бессрочно (для постоянной дистанционки), временно (для временной дистанционки, но не более чем на 6 мес.). Если предполагается комбинированная занятость, периоды чередования также необходимо прописать в трудовом договоре со специалистом.

В случае перевода на удаленку по инициативе работодателя издается ЛНА (локально-нормативный акт) о временном переводе. Получать согласие работников не требуется. В ЛНА необходимо прописать следующие сведения:

• Обстоятельства-причина для временного перевода на дистанционку.
• Перечень специалистов, переводимых на удаленную занятость.
• Срок временного перевода – не может превышать период действия причины для перевода на дистанционку.
• Порядок труда удаленных сотрудников, включая, режим рабочего времени и отдыха; способ взаимодействия, сроки предоставления специалистом отчетов работодателю и т.д.
• Порядок обеспечения работодателем работника необходимым ему для исполнения трудовых функций оборудованием, программами, техникой. Если сотрудник пользуется своим оборудованием, техникой и т.д., необходимо прописать порядок выплаты ему компенсации и сопутствующих расходов, связанных с выполнением рабочих обязанностей.

Обратите внимание! Работодателю мало издать ЛНА о дистанционке, нужно еще ознакомить с его содержанием работников. Как именно получать подтверждение, компания решает самостоятельно с учетом принципа достоверности.

Оформление дистанционной работы – основные особенности:

• Разработайте и утвердите ЛНА о дистанционной занятости или внесите изменения в ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка).
• Разработайте шаблоны трудовых договоров для постоянной, временной или комбинированной удаленной занятости. Эти шаблоны можно использовать при оформлении новых сотрудников. С теми, кто уже числится в штате, можно подписать допсоглашение о переводе на удаленку. В этом соглашении укажите вид дистанционной занятости, график работы, сроки предоставления отчетов, порядок обеспечения оборудованием или выплаты компенсации (возмещения расходов) и прочие необходимые условия.
• Дополнительно разработайте ЛНА о временном переводе в исключительных ситуациях. Лучше если это будет отдельный документ. Со всеми ЛНА необходимо ознакомить персонал.
• При заключении трудового договора с дистанционным работником он подает те же обязательные документы, что и обычный сотрудник. В числе требуемых форм заявление о приеме на дистанционную (удаленную) работу. Документы на прием могут быть переданы в электронном виде.
• Издайте приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника или о переводе на удаленку.

Читайте: Больничный при коронавирусе – как его оформить дистанционно, и кто будет оплачивать

Электронный документооборот при дистанционной работе

По нормам статьи 312.2 ТК РФ работник и работодатель могут при заключении трудового договора и допсоглашений к нему обмениваться электронными документами. Отправить бумажный экземпляр наниматель обязан в 3-дневный срок с даты получения письменного заявления сотрудника о выдаче договора или соглашения. При этом УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) нужна только при заключении, изменении или расторжении:

• Трудового договора.
• Допсоглашения к трудовому договору.
• Ученического договора.
• Договора о матответственности.

В прочих случаях можно использовать иные виды электронной подписи. Или же обмениваться документами другим способом, включая не предусматривающие использование электронной подписи. К примеру, это электронная почта, Telegram, WhatsApp и т.д.

Порядок электронного взаимодействия с дистанционными работниками необходимо прописать в ЛНА предприятия или коллективном/трудовом договоре, либо соглашении к нему. Нормативное основание – статья 312.3 ТК РФ.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Уволить дистанционщика можно по тем же общим основаниям, предусмотренным ТК РФ, что и обычного работника. Специально для удаленных сотрудников предусмотрено еще два дополнительных случая, в которых допускается расторжение трудового договора:

• Невыход на связь с работодателем более двух подряд рабочих дней и без уважительных причин. Исключение – если работодатель утвердил более длительный срок для взаимодействия.
• Переезд дистанционного работника в другую местность, повлекший невозможность дальнейшей работы на прежних условиях.

В случае электронного обмена документами бумажная копия приказа на увольнение должна быть выслана работнику по почте заказным письмом с уведомлением. На это отводится 3 рабочих дня с момента расторжения трудового договора.

Читайте: Как оформляется увольнение дистанционного работника