Полный
доступ к системе Консультант Плюс

на 2 дня
Бесплатно

11 сентября 2020

Как правильно использовать сканы первичных документов

Как правильно использовать сканы первичных документов

Порядок документооборота предприятие утверждает в своей учетной политике. Обеспечить его выполнение, равно как и соблюдение законодательных требований к первичке, обязан руководитель организации. Почему важно составлять документы правильно и вовремя? Прежде всего, с точки зрения обоснованности расходов бизнеса. Если затраты не будут подтверждены документально, учесть такие расходы нельзя. Еще совсем недавно контрольные ведомства не допускали копии первички для подтверждения хозопераций. Но из-за пандемиии коронавируса Минфин сделал исключение и разрешил использовать сканы первичных документов в учете. Узнаем, как это сделать правильно.

Читайте: Когда в бухучете можно использовать сканы первичных документов

Raszp

Консультант Плюс

Попробуйте бесплатно

Получить доступ

Сканы вместо первички в период пандемии

Во время распространения коронавирусной инфекции и в результате введения режима нерабочих дней многие предприятия приостановили свою деятельность, часть сотрудников других компаний была переведена на удаленку. В связи с этим привычные рабочие условия существенно изменились. У бухгалтеров отсутствовала возможность оперативно обмениваться оригиналами документов с контрагентами.

По принятому ранее порядку ни фотокопии первички, ни сканы ранее не признавались подлинниками. Чтобы подтвердить расходы, организация обязана была оформить оригинал и получить его «на руки». В части электронных форм такой документ должен быть заверен электронной подписью (п. 5 стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.).

Но при этом нужно подключать ЭДО (электронный документооборот). Проанализировав законодательные требования, Минфин пришел к выводу, что сканы первички могут быть использованы в учете предприятия, но только в исключительных случаях. В то же время ведомство не поясняет, о каких конкретно ситуациях идет речь. Разъяснения даны в Письмах от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785.

Читайте: Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации

Когда можно использовать сканы первичных документов, а когда нельзя?

Принимать к учету сканы первички компании вправе в исключительных случаях. Такое определение в письмах Минфина не раскрывается. Можно предположить, что речь о ситуациях, когда обменяться подлинниками не получается. Применительно к пандемии коронавируса можно ли работать со сканами документов? Если внимательно изучить содержание Письма Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, становится понятно, что оно посвящено вопросам применения законодательства в период коронавируса. Следовательно, такая ситуация может считаться исключительной для бизнеса.

Работа с получением первички и раньше была непростой для органиазций. В результате перевода большинства сотрудников на удаленку процесс обмена бланками замедлился, а иногда стал и вовсе невозможным. Из писем Минфина следует, что предприятия вправе обмениваться сканами первички в целях ведения учета. но только тогда, когда отсутствует возможность получения оригинальных документов.

Чтобы обосновать такие действия, нужно издать приказ о принятии к учету скан-образов первичной документации. Утверждает распоряжение руководитель организации. Дополнения такиже требуется внести в учетную политику. А при первой возможности необходимо получить оригинал документа «на бумаге» или в электронном виде, то есть, заверенный ЭЦП контрагента. Помните, что отсутствие первички расценивается как грубое нарушение требований к бухучету и влечет взыскание штрафа на сумму до 10 000 руб. (стат. 15.11 КоАП РФ, стат. 120 НК РФ).

Читайте: Первичные документы по учету основных средств

Сканы каких первичных документов можно использовать, а каких нет

Минфин не приводит перечней документов, по которым можно использовать сканы. Речь идет о первичке в целом. Требования к обязательным реквизитам приведены в стат. 9 № 402-ФЗ. Эти данные должны быть указаны в оригиналальных бланках, а также в их сканах. Без наличия всех обязательных сведений документ не считается корректно оформленным, а значит, не может быть принят к учету для отражения факта хозяйственной жизни компании.

Добавить комментарий

Авторизация

Авторизация

*
*
Регистрация

Регистрация

*
*
*
*

Генерация пароля