Отпуск с последующим увольнением

Поделиться:
Расчет при увольнении за неиспользованный отпуск

Расставание сотрудника и компании – ответственный момент. Неважно, что стало причиной такого решения: инициатива работника или нанимателя, нужно учесть интересы каждой из сторон и не упустить значимые детали. Одна из них – компенсация неиспользованных дней отдыха. Человек может взять ее в денежном эквиваленте или уйти в отпуск с последующим увольнением. Как правильно оформить эти ситуации? Рассмотрим алгоритм действий бухгалтера при разных обстоятельствах пошагово.


Содержание
Расчет при увольнении за неиспользованный отпуск

  1. Находим отпускной стаж
  2. Высчитываем количество дней отдыха, подлежащих компенсации
  3. Исчисляем компенсацию в денежном эквиваленте

Отпуск авансом при увольнении

Рассмотрим алгоритм удержания средств пошагово.

Увольнение и отпуск: совмещаем правильно

  1. Увольнение из отпуска
  2. Отпуск с последующим увольнением: когда производить расчет

Расчет при увольнении за неиспользованный отпуск

ТК РФ обязывает фирму-нанимателя выплатить специалисту причитающиеся средства за не использованные на дату расставания с коммерческой структурой дни отпуска. Для проведения вычислений бухгалтер использует данные:

  1. длительность отпускного стажа специалиста;
  2. количество дней отдыха, «наработанное» за период трудоустройства в организации;
  3. число ранее взятых дней оплачиваемого отдыха.

Рассмотрим пошаговый алгоритм вычислений, позволяющий определить сумму денег к выплате увольняющемуся специалисту за неотгулянный отдых.

1. Находим отпускной стаж

Трудовое право обязывает нанимателя выделять специалисту 28 дней оплачиваемого отдыха за каждый год исполнения служебных обязанностей. Этот период стартует в день трудоустройства в организацию и оканчивается через 365 дней. На следующие сутки начинается новый рабочий год, и «отпускной отсчет» возобновляется.

В стаж для исчисления отпуска входят дни, когда человек фактически находился на рабочем месте. Из него нужно вычесть три типа периодов:

  • отгулы без сохранения зарплаты (если их продолжительность превышает две недели);
  • отсутствие на рабочем без уважительной причины;
  • отпуск по уходу за ребенком.

Если в трудовом периоде сотрудника бывали указанные обстоятельства, бухгалтер обязан их учесть при расчете отпускного стажа.

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Пример 1

Иванов С.П. устроился в ООО «Актанта» 20.06.2015 года. За период работы в компании он трижды оформлял отгулы без сохранения зарплаты: на 3, 6 и 4 дня. Как определить длительность рабочего стажа? Как рассчитать дни отпуска при увольнении?

Согласно действующим нормативам, рабочий год специалиста Иванова оканчивается 19 июня. Общая продолжительность отгулов составляет: 3+6+4 = 13 дней, что не превышает двух недель, включаемых в стаж по законодательству. Следовательно, последним днем рабочего года будет 19 июня.

За 12 месяцев сотруднику полагается 28 дней. Если 20 июня Иванов решит уволиться, бухгалтер возьмет это число и вычтет из него количество фактически отгулянных дней. Получится цифра-основа для исчисления компенсации.

Пример 2

Петрова Н.Ф. устроилась на работу в ЗАО «Ромашка» 15 сентября 2013 года. С 1 августа по 20 декабря 2014 года она находилась в отпуске по беременности и родам. 21 декабря 2014 года она ушла в отпуск по уходу за ребенком. Согласно законодательству, этот период должен был закончиться 20 июня 2016 года. Однако Петрова вышла на работу раньше – 1 марта 2016 года. Она трудилась на полставки. 16 сентября 2016 года сотрудница покинула организацию по согласованию сторон. Как определить отпускной стаж, чтобы исчислить неиспользованный отпуск при увольнении?

Согласно трудовому праву, первый рабочий год начался 15.09.13 и закончился 14.09.14 г., второй стартовал 15.09.14. С 01.08.14 Петрова находилась в отпуске по беременности и родам, который включается в стаж для расчета отпуска. Первый год отработан на 100%, поэтому работнице за него положено 28 дней отдыха.

Второй год стартовал 15.09.14 г. На него выпало время нахождения сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком, не включаемом в трудовой стаж. Всего она пробыла дома 436 дней. На них нужно сместить дату окончания отпускного года. Получается, что период окончится не 14.09.15 г., а на 436 дней позже – 23.11.2016 г.

Петрова не доработала до этой даты и покинула организацию 16.09.16 г. Общий стаж для расчета дней отдыха составит 1 год 9 месяцев 16 дней. Когда бухгалтер будет производить расчет отпуска при увольнении, он возьмет за основу это число.

Пример 3

Сидоров А.А. устроился в ООО «Техмонтаж» 2 ноября 2015 года. Со 2 июня 2016 года он перестал появляться на работе, не имея на то уважительных причин. Не дождавшись объяснений сотрудника, руководство приняло решение распрощаться с ним. Приказ об увольнении подписали 2 июля 2016 г. Как определить отпускной стаж Сидорова для расчета компенсации?

Период с 02.11.15 по 02.06.16 составляет семь месяцев. После этой даты сотрудник не появлялся на работе, а потому все время до его увольнения признается прогулом и не включается в отпускной стаж. ООО «Техмонтаж» обязана компенсировать неотгулянный отдых, «наработанный» за 7 месяцев.

Вынужденный отпуск по инициативе работодателя

2. Высчитываем количество дней отдыха, подлежащих компенсации

Разработана удобная формула, как рассчитать дни неиспользованного отпуска при увольнении:

КД = Число календарных дней годового отпуска * Отпускной стаж (в месяцах) /12.

При расчете нужно использовать стандартные правила математического округления: менее половины не учитывается, более половины округляется в большую сторону.

Пользуясь формулой, можно определить число дней отпуска, «нарабатываемых» за месяц труда в компании:

  • 2,33 – для тех, чей годовой оплачиваемый отдых составляет 28 дней;
  • 2,92 – для лиц, занятых на вредных и опасных производствах, которые имеют право на неделю дополнительного оплачиваемого отдыха.

Важно: законодательство не допускает округления числа дней для компенсации до целого числа. Работодатель может предусмотреть такую возможность во внутренних регламентах компании, но делать это он должен всегда в большую сторону (в пользу сотрудника).

Пример 1

Федоров И.П. трудится вахтером на предприятии «Стройлифт». Согласно законодательству, он имеет право на 28 календарных дней отдыха в год. После семи месяцев работы он решил уволиться, ни разу не сходив в отпуск. Как рассчитать неиспользованный отпуск при увольнении, если локальные акты «Стройлифта» подразумевают округление числа дней для компенсации в сторону увеличения?

Подставим имеющиеся данные в формулу:

КД = 28 *7 / 12 = 2,33 * 7 = 16,31.

Согласно внутренним документам компании, эту сумму нужно округлить в большую сторону. Получим 17 дней. Их нужно компенсировать исходя из среднего заработка Федорова.

Важно: Рабочий год специалиста складывается из 11 месяцев труда и одного – отдыха. Если человек решил уволиться после 11 месяцев работы в компании, она должна компенсировать ему отпуск полностью – все 28 календарных дней.

Пример 2

Суриков Д.Д. отработал в ООО «Лютик» с 1 июня 2015 года по 07 мая 2016 г., не сходив на оплачиваемый отдых ни разу. Как произвести расчет количества дней неиспользованного отпуска при увольнении?

Согласно действующим правилам, первый рабочий год Сурикова должен был окончиться 31.05.16. По факту он отработал 11 месяцев и 7 дней. Дни не учитываются, так как они составляют менее половины месяца.

Согласно нормам трудового права, сотруднику причитается компенсация отпуска за 11 месяцев. Это 28 календарных дней.

Если человек трудился в организации менее 11 месяцев, но более 15 календарных дней, он имеет право на компенсацию неиспользованных дней отдыха пропорционально фактическому времени работы.

Пример 3

Егоров С.Р. устроился в ООО «ЦветТех» 01.06.2016 года и проработал 27 календарных дней. Как правильно рассчитать правильно отпуск при увольнении?

Период труда Егорова более 15 дней, это больше половины месяца. Следовательно, сотруднику компенсируют оплачиваемый отдых за один месяц – 2,33 рабочих дня. Если локальные акты компании подразумевают необходимость округлений, то за три дня.

Важно: Если сотрудник проработал в компании более 5,5 месяцев, но менее 1 года, ему полагается полная компенсация отпуска в случаях:

  • сокращения персонала;
  • закрытия компании-нанимателя;
  • иных обстоятельств (военного призыва и т.д.).

Это правило актуально только для тех, кто отработал в структуре менее года.

Записка расчет

3. Исчисляем компенсацию в денежном эквиваленте

Для определения суммы компенсации нужно использовать величину среднедневного заработка сотрудника. Рассмотрим, как рассчитать количество дней отпуска при увольнении и найти сумму компенсации, на примере.

Пример 1

Иванов И.И. проработал в ООО «Светик» с 09.02.15 года по 03.06.16 г. За этот период он брал две недели отпуска осенью 2015 года. Как найти сумму компенсации, если локальные акты «Светика» предполагают округление число дней причитающегося отпуска в пользу сотрудника?

Величина среднедневного заработка Иванова – 1 700 рублей.

Отпускной стаж Иванова составляет год три месяца 26 дней. 26>15, значит нужно принять их за целый месяц. Итого 1 год 4 месяца.

Количество отпускных дней, «наработанных» за этот период, = 16 мес. *2,33 = 37,28 дн.

Из них использовано 14. Осталось: 37,28 – 14 = 23,28 дн.

По правилам компании округляем полученное число в большую сторону. Получаем 24 дн.

Определяем сумму, подлежащую выплате сотруднику Иванову. Она равна:

Сумма = 1 700 * 23,28 = 39 576 рублей.

Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении облагается подоходным налогом. Работодатель обязан перечислить с нее страховые взносы во внебюджетные фонды.

Срок перечисления причитающихся сотруднику средств – последний день работы в компании. Вместе с компенсацией должны быть выданы все прочие выплаты: оклад, премии и иные средства, предусмотренные законодательством или внутренними актами компании.

Как оформить отпуск

Отпуск авансом при увольнении

Трудовой Кодекс гласит, что оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику после полугода непрерывной работы в компании. Однако законодательство не запрещает работнику взять дни отдыха раньше по соглашению сторон.

На практике часто случаются ситуации, что специалист договаривается с руководством об отдыхе авансом, а после увольняется, не дождавшись истечения положенных 6 месяцев (или года). В такой ситуации компания-наниматель вправе вычесть из расчета при увольнении «лишние» деньги, выданные в виде отпускных. Удержание из оклада оформляется распоряжением руководителя о возврате ранее выданных сумм отпускных, написанным в произвольной форме на официальном бланке компании.

Важно: Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, то компания вправе удержать не более 20% от суммы, выдаваемой специалисту на руки (т.е. очищенной от налогов).

Долг в размере, превышающем установленный законом лимит, человек может возвратить на добровольной основе. Если он отказывается это сделать, у фирмы есть два выхода: инициировать судебный процесс или простить долги, сэкономив собственное время и нервы.

Рассмотрим алгоритм удержания средств пошагово.

Шаг 1. Рассчитываем незаработанные, но отгулянные отпускные дни

Чтобы найти это число, необходимо вычесть из числа использованных фактически дней количество, положенное сотруднику по законодательству. Первый параметр известен из заявления об отпуске, написанного сотрудником. Второй определяется по формуле:

КД = Число положенных в год отпускных дней * Число отработанных месяцев / 12.

Результат, полученный в ходе вычислений, можно округлить до целого числа для удобства дальнейших расчетов. Это можно сделать только в пользу специалиста. Например, если он «задолжал» компании 2,33 дня отпуска можно округлить количество до 2.

Шаг 2. Находим удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в денежном эквиваленте

Для этого нужно воспользоваться формулой:

Сумма = КНО * СЗ, где

  • КНО – число «незаработанных» дней отпуска, фактически отгулянных сотрудником;
  • СЗ – среднедневной заработок человека на момент ухода в отпуск.

Важно: Средний оклад нужно взять именно на момент ухода на оплачиваемый отдых, а не на дату увольнения. Нужное число у вас уже есть: вы рассчитали его, когда определяли размер отпускных.

Ситуация усложняется, если в период работы сотрудника в компании происходило повышение заработных плат. Чтобы найти удержание за использованный авансом отпуск при увольнении, нужно посмотреть календарь и определить количество неотработанных дней отдыха, приходящееся на период до роста оклада и после него.

Пример 1

Иванов И.И. брал отпуск в период с 19.07.16 по 07.08.16 г. 1 августа 16 г. в компании произошла индексация зарплат. Число «ненаработанных» дней – 10. Соответственно, 3 считаются по прежнему окладу, а 7 – с учетом его повышения.

Для примера с повышением зарплаты применима формула:

Неотработанные отпускные = КД1* СЗ1 + КД2* СЗ2, где

  • КД – число неотработанных дней до повышения;
  • СЗ – среднедневная зарплата за тот период;
  • КД2 – дни после повышения;
  • СЗ2 – среднедневной оклад после роста зарплат.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, перед компанией встает проблема. На сумму ранее выплаченных отпускных был начислен подоходный налог и страховые взносы, она была принята к вычету при исчислении налога на прибыль. Однако ситуация объяснима: предоставив человеку дни отдыха, компания не нарушила закон, а пошла навстречу работнику. Следовательно, производить правки в заднем периоде нет необходимости.

Корректировки вносятся в периоде увольнения сотрудника. Министерство финансов рекомендует отнести сумму полученных в кассу (на расчетный счет) фирмы отпускных и излишне начисленные страховые взносы к внереализационным доходам. На НДФЛ за неотработанную разницу дней необходимо уменьшить подоходный налог, перечисляемый за специалиста в бюджет при окончательном расчете.

Если организация не хочет судиться с бывшим работником и принимает решение простить ему удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск, она обязана вычесть сумму «излишних» отпускных из базы по налогу на прибыль. Вносить правки в отчетность по НДФЛ и страховым взносам нет необходимости.

Как быть если отпуск выпадает на праздничные дни

Увольнение и отпуск: совмещаем правильно

Работника не всегда устраивает выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск. Специалист может захотеть использовать причитающиеся ему дни и принять решение:

  • уйти в отпуск с последующим увольнением;
  • написать заявление, находясь на оплачиваемом отдыхе.

Две приведенных ситуации подразумевают разный алгоритм действий бухгалтера и кадровиков. Рассмотрим его пошагово.

1. Увольнение из отпуска

Находясь на отдыхе, человек может по телефону или лично известить работодателя о желании прекратить отношения с ним. Эта ситуация ни в коей мере не противоречит нормам ТК РФ. Дни, в которые человек отсутствует на работе (находится на курорте) включаются в двухнедельный период отработки, установленный законодательно. «Обратный отсчет» начинается с дня, следующего за датой получения заявления от сотрудника.

Человека, написавшего заявление на увольнение во время отпуска по собственному желанию, нужно уволить по истечение двух недель с момента начала «обратного отчета». Не имеет значения, вышел ли он с оплачиваемого отдыха или нет. В этот день организация перечисляет окончательный расчет, куда входит заработная плата, премии, компенсация неиспользованного отдыха (если таковой имеется и т.д.). Человеку нужно выдать трудовую книжку и иную кадровую документацию.

Согласно нормам ТК РФ, у компании-нанимателя нет права отозвать специалиста, написавшего заявление на увольнение во время отпуска, с оплачиваемого отдыха. Все, что остается фирме, – искать ему замену.

Если работник в день увольнения находится на заграничном курорте, он вряд ли явится за деньгами и документами. Чтобы у него не было оснований привлечь работодателя к ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки, нужно направить на его известный адрес заказное письмо с уведомлением о прочтении. В его тексте следует изложить приглашение явиться за кадровой документацией и расчетом.

Если фирма снимает деньги в банке, чтобы выдать их сотруднику, подавшему на увольнение во время отпуска, у нее нет оснований держать наличность в кассе более пяти дней. Если за указанный срок бывший работник не явится за расчетом, сумму следует сдать обратно в кредитную организацию (депонировать).

2. Отпуск с последующим увольнением: когда производить расчет

Законодательство предоставляет работникам право взять отпуск, плавно переходящий в разрыв отношений с нанимателем, получив неотгулянные дни не деньгами, а «натурой». В этой ситуации «расчетным днем» станет дата окончания оплачиваемого отдыха, независимо от того, выпадает ли она на рабочий или выходной день.

Соглашаться на увольнение в отпуске или нет – решение работодателя. ТК РФ не обязывает его идти на это условие. Подобное расставание с организацией-нанимателем недоступно для сотрудников, которых увольняют по причине их виновных действий.

Для беспроблемного расставания важно правильно оформить кадровую документацию. Приказ на отпуск с последующим увольнением – образец:

ЗАО «Ромашка»

Приказ №11

Г. Санкт-Петербург 30.10.2016 г.

О предоставлении отпуска с последующим увольнением

Приказываю:

  1. Оформить ведущему бухгалтеру Сидоровой Е.А. отпуск с последующим увольнением с 02.11.16 по 14.11.16 г.
  2. Расторгнуть с Е.А. Сидоровой трудовой договор от 05.10.2014 № 15-ТД в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ по соглашению сторон. Дата увольнения Е.А. Сидоровой – последний день отпуска — 14 ноября 2016 года.

Генеральный директор Ефремов В.Г.

ООО Ромашка»

У специалиста, написавшего заявление, есть время передумать, предоставленное ему законодательством. Он может изменить решение о расставании в любой день до даты ухода на оплачиваемый отдых, если на его место не вышел другой сотрудник.

Работодатель отражает период отдыха перед увольнением как обычные дни основного или дополнительного (льготного) отдыха. Согласно разъяснениям Роструда, компания обязана нарушить стандартную процедуру расставания с сотрудником. Расчет, трудовая книжка и кадровая документация передаются ему не в последний день работы, а в дату, предшествующую уходу на отдых. Когда отпуск специалиста заканчивается, стороны уже не связаны взаимными обязательствами.

Оставить комментарий