Затраты на ГСМ при расчете налога на прибыль

Поделиться:

По действующему законодательству при использовании личного автотранспорта нельзя просто так взять и списать расходы на топливо. Прежде всего, работодатель должен заключить соответствующий договор с сотрудником.


Допускаются следующие варианты:

  • К ранее составленному трудовому договору заключается дополнительное соглашение, по которому работнику компенсируются все затраты по использованию личного автомобиля в служебных целях + затраты на бензин. Однако здесь есть существенный недостаток: при расчете налоговой базы можно принять к учету компенсации не больше установленного норматива, а бензин и вовсе не принимается к учету.
  • С сотрудником заключается дополнительный договор аренды автомобиля. В этом случае к учету принимаются как арендные платежи, так и затраты на топливо.

Однако, если автомобиль является собственностью организации, то вышеперечисленные пункты не работают.

В любом случае для списания затрат на топливо необходимо вести путевые листы, где будет отражаться весь маршрут, проделанный автомобилем, длительность в километрах и т.д. Сотрудник должен предоставить подтверждающие документы о затратах на топливо (кассовые чеки с АЗС).

Затраты на топливо

При расчете суммы налога затраты на топливо следует учитывать исходя из того, для каких нужд используется автомобиль. Если транспорт используется в качестве основного средства для оказания автотранспортных услуг, то затраты на топливо следует относить к основным материальным расходам.

В случае, когда автомобиль используется для других нужд предприятия, то и затраты на топливо следует включать в состав прочих, связанных с осуществлением основной деятельности.
В первом случае списывать затраты на бензин необходимо с учетом способа оценки материалов, применяемого на предприятии. Во втором случае затраты учитываются по фактической стоимости (без учета НДС).

Объем израсходованного топлива должен подтверждаться документально. Для этих целей используются специальные документы – путевые листы. При этом неважно, используется собственный автомобиль или арендованный.

На предприятии может использоваться путевой лист унифицированной формы, так и самостоятельно разработанный.

Формы путевых листов унифицированного образца утверждены ещё в 1997 году – постановлением Госкомстата № 78. Но они не являются обязательными. Если такие формы не подходят, то можно пользоваться самостоятельно разработанными бланками. При этом использование путевых листов должно быть прописано в УПП.

Путевые листы

При самостоятельной разработке путевого листа необходимо проверить наличие всех обязательных реквизитов: номер листа, данные о водителе и автомобиле и т.д. Кроме обязательных можно использовать и дополнительные реквизиты.

Путевой лист оформляется в единственном экземпляре на каждый автомобиль. Тип последнего указывается в наименовании (например, путевой лист микроавтобуса или легкового автомобиля). Путевые листы заполняет ответственный сотрудник предприятия. Все бланки должны иметь нумерацию и заверяться печатью.

Перед началом и после совершения маршрута путевые листы заверяются сотрудником, ответственным за эксплуатацию транспортных средств.
В путевом листе также должны быть проставлены отметки о медосмотрах водителя. Делает это медицинский работник предприятия. В путевом листе должна быть отметка следующего содержания: «Предрейсовый медосмотр прошел, допущен к исполнению обязанностей».

Путевые листы оформляются с разной периодичностью в зависимости от вида деятельности организации.
Если предприятие на постоянной основе предоставляет транспортные услуги, то путевые листы оформляются ежедневно для каждого автомобиля, т.к. действительны в течение только одного рабочего дня. Исключение составляют только дальние командировки.

Остальные же предприятия заполняют путевые документы с периодичностью, позволяющей обосновать затраты на топливо, но не менее 1 раза в месяц.
Важно! При расчете налога на прибыль нельзя учитывать затраты на топливо в том случае, когда предприятие возмещает их работнику сверх компенсации за пользование автотранспортным средством. Дело в том, что эти затраты уже включены в разработанные нормы затрат на эксплуатацию автомобиля.

Специалисты рекомендуют заключать с работником именно договор аренды автотранспортного средства с целью учета затрат на топлива при расчете налога на прибыль.
При этом расходы на топливо можно учитывать и в случает отдельной оплаты, и когда они включены в арендную плату за пользование автомобилем.

Оставить комментарий